PAGE行政檔案文件管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司行政檔案文件管理，確保檔案文件的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案文件的利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)及全體員工在行政事務(wù)活動(dòng)中形成的各類(lèi)檔案文件的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司行政檔案文件由專門(mén)的檔案管理部門(mén)集中統(tǒng)一管理，確保檔案文件的系統(tǒng)性和完整性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案文件應(yīng)如實(shí)反映公司行政事務(wù)活動(dòng)的真實(shí)情況，內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤。3.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案安全保密的法律法規(guī)，確保檔案文件的安全，防止檔案文件的泄露、丟失和損壞。4.方便利用原則：在確保檔案安全保密的前提下，充分考慮檔案文件的利用需求，提供便捷的利用服務(wù)。二、檔案文件管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)公司設(shè)立專門(mén)的檔案管理部門(mén)，負(fù)責(zé)公司行政檔案文件的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司的檔案管理制度。2.制定和完善公司行政檔案文件管理的各項(xiàng)規(guī)章制度。3.負(fù)責(zé)公司行政檔案文件的日常收集、整理、分類(lèi)、編目、裝訂等工作，確保檔案文件的齊全、完整和規(guī)范。4.建立健全公司行政檔案文件的保管制度，配備必要的檔案保管設(shè)施和設(shè)備，確保檔案文件的安全保管。5.定期對(duì)公司行政檔案文件進(jìn)行鑒定，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案文件，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷(xiāo)毀。6.負(fù)責(zé)公司行政檔案文件的統(tǒng)計(jì)工作，及時(shí)準(zhǔn)確地統(tǒng)計(jì)檔案文件的數(shù)量、種類(lèi)、利用情況等信息。7.積極開(kāi)展檔案文件的利用工作，為公司各部門(mén)及員工提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，充分發(fā)揮檔案文件的作用。8.組織開(kāi)展公司行政檔案文件管理工作的培訓(xùn)和宣傳，提高員工的檔案意識(shí)和檔案管理水平。（二）各部門(mén)檔案管理人員各部門(mén)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門(mén)行政檔案文件的收集、整理和移交工作，其主要職責(zé)包括：1.負(fù)責(zé)本部門(mén)行政檔案文件的日常收集、整理工作，確保檔案文件的齊全、完整。2.按照公司檔案管理部門(mén)的要求，定期將本部門(mén)整理好的檔案文件移交至檔案管理部門(mén)。（三）檔案管理人員職責(zé)1.檔案管理人員應(yīng)熱愛(ài)檔案管理工作，具備扎實(shí)的檔案專業(yè)知識(shí)和技能，嚴(yán)格遵守檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度。2.認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，做好檔案文件的收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案文件的質(zhì)量和安全。3.積極參加檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。4.嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，不得擅自泄露檔案文件的內(nèi)容，不得私自復(fù)制檔案文件。5.對(duì)違反檔案管理制度的行為，應(yīng)及時(shí)予以制止和糾正，并向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。三、檔案文件的收集與整理（一）收集范圍及要求1.收文公司收到的各類(lèi)公文、函件、通知、報(bào)告等文件材料，均應(yīng)作為檔案文件進(jìn)行收集。收文應(yīng)保持文件的完整性，包括文件的正文、附件、批示、簽批等內(nèi)容。收文辦理完畢后，承辦部門(mén)應(yīng)及時(shí)將文件材料移交至檔案管理部門(mén)。2.發(fā)文公司制發(fā)的各類(lèi)公文、函件、通知、報(bào)告等文件材料，均應(yīng)作為檔案文件進(jìn)行收集。發(fā)文應(yīng)包括文件的定稿、正本、附件、簽發(fā)稿等內(nèi)容。發(fā)文部門(mén)應(yīng)在文件印發(fā)后及時(shí)將文件材料移交至檔案管理部門(mén)，并確保文件材料的齊全、完整。3.會(huì)議文件公司召開(kāi)的各類(lèi)會(huì)議形成的文件材料，包括會(huì)議通知、議程、報(bào)告、決議、紀(jì)要等，均應(yīng)作為檔案文件進(jìn)行收集。會(huì)議文件應(yīng)由會(huì)議組織部門(mén)或承辦部門(mén)負(fù)責(zé)收集整理，并在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)移交至檔案管理部門(mén)。4.合同協(xié)議公司簽訂的各類(lèi)合同、協(xié)議、意向書(shū)等文件材料，均應(yīng)作為檔案文件進(jìn)行收集。合同協(xié)議應(yīng)包括合同文本、附件、審批文件、補(bǔ)充協(xié)議等內(nèi)容。合同協(xié)議簽訂后，承辦部門(mén)應(yīng)及時(shí)將文件材料移交至檔案管理部門(mén)，并確保文件材料的真實(shí)性和完整性。5.人事檔案公司員工的個(gè)人檔案，包括員工基本信息、履歷、考核、獎(jiǎng)懲、培訓(xùn)、工資等文件材料，均應(yīng)作為檔案文件進(jìn)行收集。人事檔案應(yīng)由人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)收集整理，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行管理。6.財(cái)務(wù)檔案公司的財(cái)務(wù)檔案，包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等文件材料，均應(yīng)作為檔案文件進(jìn)行收集。財(cái)務(wù)檔案應(yīng)由財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)收集整理，并按照國(guó)家有關(guān)財(cái)務(wù)檔案管理的規(guī)定進(jìn)行管理。7.其他檔案公司在行政事務(wù)活動(dòng)中形成的其他具有保存價(jià)值的文件材料，如工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、技術(shù)資料、聲像資料等，均應(yīng)作為檔案文件進(jìn)行收集。其他檔案應(yīng)由相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)收集整理，并按照規(guī)定的程序移交至檔案管理部門(mén)。（二）整理方法及要求1.分類(lèi)檔案文件應(yīng)按照其形成的領(lǐng)域、時(shí)間、來(lái)源等因素進(jìn)行分類(lèi)。公司行政檔案文件可分為行政管理類(lèi)、人事管理類(lèi)、財(cái)務(wù)管理類(lèi)、業(yè)務(wù)管理類(lèi)等類(lèi)別。每個(gè)類(lèi)別下可根據(jù)需要進(jìn)一步細(xì)分若干二級(jí)類(lèi)目，如行政管理類(lèi)可分為公文管理、會(huì)議管理、印章管理等二級(jí)類(lèi)目。2.編號(hào)檔案文件應(yīng)進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和查找。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性的原則，采用統(tǒng)一的編號(hào)方法。檔案文件編號(hào)可采用“年度+類(lèi)別+流水號(hào)”的形式，如“2023XZ001”，其中“2023”表示年度，“XZ”表示行政管理類(lèi)，“001”表示該類(lèi)別下的流水號(hào)。3.編目檔案文件應(yīng)進(jìn)行編目，編制檔案目錄，以便于查閱和利用。檔案目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、文件題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容。檔案目錄應(yīng)按照分類(lèi)順序進(jìn)行編制，并打印成冊(cè)或錄入電子檔案管理系統(tǒng)。4.裝訂檔案文件應(yīng)進(jìn)行裝訂，確保文件的整齊、牢固。裝訂應(yīng)采用線裝或膠裝的方式，不得使用金屬釘或塑料夾等易生銹或損壞的裝訂材料。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持文件的原貌，不得對(duì)文件內(nèi)容進(jìn)行裁剪或涂改。四、檔案文件的保管（一）保管期限劃分1.永久保管凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案文件，應(yīng)列為永久保管。如公司的重要規(guī)章制度、年度工作計(jì)劃和總結(jié)、重大合同協(xié)議、重要會(huì)議文件、公司發(fā)展規(guī)劃等檔案文件，均應(yīng)永久保管。2.定期保管凡是在一定時(shí)期內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案文件，可列為定期保管。定期保管期限分為30年、10年兩種。如公司的一般性公文、年度統(tǒng)計(jì)報(bào)表、一般性會(huì)議文件、一般性合同協(xié)議等檔案文件，可根據(jù)其重要程度和利用價(jià)值確定保管期限。（二）保管設(shè)施與環(huán)境要求1.保管設(shè)施檔案管理部門(mén)應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)施，如檔案庫(kù)房、檔案架、檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲(chóng)設(shè)備、防盜設(shè)備等。檔案庫(kù)房應(yīng)具備良好的通風(fēng)、采光、溫濕度調(diào)節(jié)等條件，確保檔案文件的安全保管。2.保管環(huán)境檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊、干燥，溫度應(yīng)控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)控制在45%60%之間。檔案庫(kù)房應(yīng)嚴(yán)禁煙火，不得存放易燃、易爆、易腐蝕等物品。檔案庫(kù)房應(yīng)定期進(jìn)行清掃和消毒，防止檔案文件受到污染和損壞。（三）檔案文件的存放與排列1.存放方式檔案文件應(yīng)按照分類(lèi)順序存放在檔案架或檔案柜中，便于查找和管理。檔案架或檔案柜應(yīng)標(biāo)明類(lèi)別、編號(hào)等信息，以便于識(shí)別和定位。2.排列方法檔案文件應(yīng)按照編號(hào)順序進(jìn)行排列，同類(lèi)檔案文件應(yīng)集中存放。對(duì)于體積較大或數(shù)量較多的檔案文件，可采用分層存放或分區(qū)存放的方式，以便于管理和利用。五、檔案文件的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定工作組織1.公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成。2.檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定工作計(jì)劃，組織開(kāi)展檔案鑒定工作，對(duì)檔案文件的保管期限進(jìn)行審查和確定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)與方法1.鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案文件的形成時(shí)間、內(nèi)容、來(lái)源、重要程度、利用價(jià)值等因素，綜合考慮確定檔案文件的保管期限。對(duì)于已超過(guò)保管期限的檔案文件，應(yīng)進(jìn)行鑒定，確定其是否仍具有保存價(jià)值。2.鑒定方法檔案鑒定工作小組應(yīng)采用直接鑒定法，對(duì)檔案文件進(jìn)行逐件審查，確定其保管期限。在鑒定過(guò)程中，應(yīng)充分聽(tīng)取相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)的意見(jiàn)，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和客觀性。（三）銷(xiāo)毀程序與要求1.銷(xiāo)毀程序經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案文件，應(yīng)填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)組織實(shí)施檔案銷(xiāo)毀工作。檔案銷(xiāo)毀工作應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，嚴(yán)格按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作，確保檔案文件的安全銷(xiāo)毀。2.銷(xiāo)毀要求檔案銷(xiāo)毀應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行，確保檔案文件無(wú)法恢復(fù)。檔案銷(xiāo)毀過(guò)程中，應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，并在《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。檔案銷(xiāo)毀后，應(yīng)將《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。六、檔案文件的利用（一）利用范圍與方式1.利用范圍公司各部門(mén)及員工因工作需要，均可查閱、借閱公司行政檔案文件。外部單位因工作需要查閱公司行政檔案文件的，應(yīng)按照規(guī)定的程序辦理相關(guān)手續(xù)。2.利用方式檔案文件的利用方式主要包括查閱、借閱、復(fù)制等。查閱檔案文件應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的場(chǎng)所進(jìn)行，不得擅自將檔案文件帶出檔案管理部門(mén)。借閱檔案文件應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。復(fù)制檔案文件應(yīng)填寫(xiě)《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)辦理復(fù)制手續(xù)。復(fù)制檔案文件應(yīng)注明用途，并按照規(guī)定的格式進(jìn)行復(fù)制。（二）利用手續(xù)辦理1.內(nèi)部利用手續(xù)公司員工查閱、借閱檔案文件時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》或《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明查閱或借閱的檔案文件名稱、編號(hào)、查閱或借閱目的等信息?！稒n案查閱申請(qǐng)表》或《檔案借閱申請(qǐng)表》經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，提交至檔案管理部門(mén)。檔案管理部門(mén)根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容，核實(shí)檔案文件的存放位置，并安排專人負(fù)責(zé)提供查閱或借閱服務(wù)。2.外部利用手續(xù)外部單位查閱公司行政檔案文件時(shí)，應(yīng)提前向公司提交《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱單位名稱、查閱目的、查閱檔案文件名稱、編號(hào)等信息?！稒n案查閱申請(qǐng)表》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，提交至檔案管理部門(mén)。檔案管理部門(mén)根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容，核實(shí)檔案文件的存放位置，并安排專人負(fù)責(zé)提供查閱服務(wù)。查閱過(guò)程中，應(yīng)安排專人進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，確保檔案文件的安全。外部單位如需借閱或復(fù)制公司行政檔案文件的，應(yīng)按照公司的相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)，并簽訂保密協(xié)議。（三）利用監(jiān)督與保密1.利用監(jiān)督檔案管理部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案文件利用情況的監(jiān)督，確保檔案文件的合理利用。檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案文件的查閱、借閱記錄進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。2.保密要求檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，不得擅自泄露檔案文件的內(nèi)容。查閱、借閱檔案文件的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得將檔案文件的內(nèi)容泄露給無(wú)關(guān)人員。對(duì)于涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案文件，應(yīng)采取特殊的保密措施，確保檔案文件的安全。七、電子檔案管理（一）電子檔案的收集與整理1.公司各部門(mén)應(yīng)及時(shí)將形成的電子檔案文件移交至檔案管理部門(mén)，確保電子檔案文件的齊全、完整。2.電子檔案文件應(yīng)按照與紙質(zhì)檔案文件相同的分類(lèi)方法進(jìn)行分類(lèi)，并進(jìn)行編號(hào)和編目。3.電子檔案文件應(yīng)進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換和存儲(chǔ)，確保其可讀性和可利用性。（二）電子檔案的保管與維護(hù)1.電子檔案文件應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立電子檔案文件的保管制度