PAGE培訓(xùn)部門檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)培訓(xùn)部門檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案利用效率，為培訓(xùn)工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于培訓(xùn)部門在培訓(xùn)活動(dòng)組織、教學(xué)管理、師資管理、學(xué)員管理等工作中形成的各類檔案。（三）檔案定義培訓(xùn)部門檔案是指培訓(xùn)部門在各項(xiàng)工作中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：培訓(xùn)部門檔案由專人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映培訓(xùn)工作實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確可靠。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案安全，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案分類和檢索體系，便于檔案的查詢和利用。二、檔案分類與編號(hào)（一）培訓(xùn)項(xiàng)目檔案1.培訓(xùn)需求分析報(bào)告：包括培訓(xùn)需求調(diào)研問卷、數(shù)據(jù)分析、需求匯總等。2.培訓(xùn)方案：涵蓋培訓(xùn)目標(biāo)、內(nèi)容、方式、師資安排、時(shí)間進(jìn)度、預(yù)算等。3.培訓(xùn)教材：自編教材、選用教材等。4.培訓(xùn)師資資料：教師簡(jiǎn)歷、教學(xué)成果、授課評(píng)價(jià)等。5.培訓(xùn)學(xué)員資料：學(xué)員報(bào)名信息、考勤記錄、考核成績(jī)、學(xué)習(xí)反饋等。6.培訓(xùn)活動(dòng)記錄：培訓(xùn)現(xiàn)場(chǎng)照片、視頻、培訓(xùn)日志等。7.培訓(xùn)效果評(píng)估報(bào)告：包括學(xué)員滿意度調(diào)查、知識(shí)技能考核、工作績(jī)效評(píng)估等。（二）師資管理檔案1.教師基本信息表：姓名、性別、年齡、學(xué)歷、專業(yè)、職稱、工作經(jīng)歷等。2.教師授課記錄：課程名稱、授課時(shí)間、授課效果評(píng)價(jià)等。3.教師培訓(xùn)與發(fā)展記錄：參加的培訓(xùn)課程、學(xué)術(shù)交流活動(dòng)、教學(xué)能力提升情況等。4.教師考核評(píng)價(jià)資料：年度考核結(jié)果、教學(xué)質(zhì)量評(píng)估結(jié)果等。（三）學(xué)員管理檔案1.學(xué)員基本信息庫(kù)：姓名、性別、年齡、所在部門、職位、聯(lián)系方式等。2.學(xué)員培訓(xùn)檔案：培訓(xùn)經(jīng)歷、學(xué)習(xí)成績(jī)、獎(jiǎng)懲情況等。3.學(xué)員就業(yè)跟蹤記錄：畢業(yè)后的就業(yè)情況、職業(yè)發(fā)展動(dòng)態(tài)等。（四）其他檔案1.培訓(xùn)部門工作計(jì)劃與總結(jié)：年度、季度、月度工作計(jì)劃和總結(jié)。2.培訓(xùn)工作相關(guān)合同協(xié)議：與培訓(xùn)機(jī)構(gòu)、師資、學(xué)員等簽訂的合同。3.培訓(xùn)工作調(diào)研與考察資料：外出調(diào)研、考察的報(bào)告、記錄等。4.培訓(xùn)工作宣傳資料：宣傳海報(bào)、宣傳冊(cè)、新聞報(bào)道等。（五）編號(hào)規(guī)則1.采用分類編號(hào)法，按照檔案類別進(jìn)行編號(hào)。2.培訓(xùn)項(xiàng)目檔案編號(hào)格式為：PX年份項(xiàng)目序號(hào)，如PX2023001。3.師資管理檔案編號(hào)格式為：SZ年份教師序號(hào)，如SZ2023001。4.學(xué)員管理檔案編號(hào)格式為：XY年份學(xué)員序號(hào)，如XY2023001。5.其他檔案編號(hào)格式為：QT年份檔案序號(hào)，如QT2023001。三、檔案收集與整理（一）收集要求1.各崗位人員應(yīng)及時(shí)將工作中形成的各類檔案資料移交至檔案管理人員。2.檔案資料應(yīng)齊全、完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)確保格式規(guī)范、存儲(chǔ)安全，并定期進(jìn)行備份。（二）整理方法1.按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類整理。2.對(duì)每份檔案進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫檔案目錄清單。3.去除檔案中的金屬物，對(duì)破損或褪色的檔案進(jìn)行修復(fù)。4.對(duì)于聲像檔案，應(yīng)注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容等信息，并進(jìn)行數(shù)字化處理。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔流程1.檔案管理人員對(duì)收集整理好的檔案進(jìn)行審核，確保符合歸檔要求。2.將審核通過的檔案按照編號(hào)順序裝入檔案盒或檔案袋，并在盒（袋）外標(biāo)明檔案類別、編號(hào)、年度等信息。3.將檔案盒（袋）存放在檔案柜中，按照檔案類別和編號(hào)順序排列。（二）保管期限1.培訓(xùn)項(xiàng)目檔案：短期檔案保管期限為3年，長(zhǎng)期檔案保管期限為10年。2.師資管理檔案：長(zhǎng)期保管。3.學(xué)員管理檔案：長(zhǎng)期保管。4.其他檔案：根據(jù)實(shí)際情況確定保管期限，一般為3年至10年不等。（三）保管條件1.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。2.配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備，確保檔案安全。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。五、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.培訓(xùn)部門內(nèi)部人員因工作需要可查閱相關(guān)檔案。2.其他部門人員查閱檔案需經(jīng)培訓(xùn)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.外部單位查閱檔案需經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。（二）查閱流程1.查閱人員填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案名稱、編號(hào)等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)?zhí)峁┫鄳?yīng)檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。3.查閱人員不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容，如需復(fù)制，需經(jīng)檔案管理人員同意并登記。（三）借閱權(quán)限1.培訓(xùn)部門內(nèi)部人員因工作需要可借閱檔案，但一般不得超過2周。2.其他部門人員借閱檔案需經(jīng)培訓(xùn)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。3.外部單位借閱檔案需經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并按照規(guī)定繳納押金。（四）借閱流程1.借閱人員填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、檔案名稱、編號(hào)、借閱期限等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案管理人員將檔案交予借閱人員，并辦理借閱登記手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，按時(shí)歸還。如檔案有損壞或丟失，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確保檔案的保存價(jià)值。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、嚴(yán)格保密的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由培訓(xùn)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成。（三）鑒定方法1.審查檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等因素，判斷其保存價(jià)值。2.參考檔案的利用情況，對(duì)利用率較低、保存價(jià)值不大的檔案進(jìn)行重點(diǎn)鑒定。（四）銷毀流程1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀檔案進(jìn)行逐一審核，提出銷毀意見。2.銷毀意見經(jīng)培訓(xùn)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，編制《檔案銷毀清單》。3.按照規(guī)定的程序?qū)n案進(jìn)行銷毀，銷毀過程應(yīng)有專人監(jiān)督，并在銷毀清單上簽字確認(rèn)。4.銷毀后的檔案清單應(yīng)永久保存。七、檔案信息化管理（一）建立檔案信息系統(tǒng)1.利用信息技術(shù)建立培訓(xùn)部門檔案信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理。2.檔案信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能，提高檔案管理效率。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)及時(shí)將檔案信息錄入檔案信息系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.定期對(duì)檔案信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，保證數(shù)據(jù)的時(shí)效性。（三）信息安全管理1.采取安全防護(hù)措施，防止檔案信息系統(tǒng)受到病毒、黑客等攻擊。2.對(duì)檔案信