PAGE檔案室管理制度借出一、總則（一）目的為加強本公司/組織檔案室的管理，確保檔案的安全與完整，規(guī)范檔案的借出使用流程，特制定本管理制度。本制度旨在保障檔案信息的合理利用，同時防止檔案丟失、損壞、泄密等情況的發(fā)生，為公司/組織的各項工作提供可靠的信息支持。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)所有部門及員工在工作中涉及檔案借出使用的相關(guān)活動。（三）基本原則1.安全保密原則檔案是公司/組織的重要資產(chǎn)，借出使用過程中必須確保檔案的安全，防止信息泄露。嚴(yán)格限制檔案的接觸范圍，對涉及機密、敏感信息的檔案要采取特殊的保密措施。2.規(guī)范流程原則明確檔案借出的申請、審批、登記、歸還等各個環(huán)節(jié)的操作流程，確保每一次檔案借出都有跡可循，規(guī)范有序。3.限時歸還原則根據(jù)檔案的重要性和使用需求，設(shè)定合理的借出期限，使用者應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)歸還檔案，以保證檔案的正常流轉(zhuǎn)和其他人員的使用。4.責(zé)任追究原則對于在檔案借出使用過程中違反本制度的行為，要追究相關(guān)人員的責(zé)任，以維護制度的嚴(yán)肅性。二、檔案借出申請（一）申請條件1.因工作需要，確需查閱、使用檔案室檔案的部門或員工，方可提出檔案借出申請。2.申請借出的檔案必須與申請人的工作任務(wù)直接相關(guān)，能夠為其工作提供必要的支持。（二）申請流程1.填寫申請表申請人需填寫《檔案借出申請表》，詳細(xì)注明申請日期、申請人姓名、所在部門、聯(lián)系電話、申請借出檔案的名稱、檔號、數(shù)量、預(yù)計歸還日期、借出用途等信息。2.部門負(fù)責(zé)人審批申請表提交至申請人所在部門負(fù)責(zé)人處，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)工作實際情況，對申請的必要性和合理性進行審核。如同意申請，在申請表上簽署審批意見并簽字確認(rèn)。3.檔案室審核經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后的申請表提交至檔案室。檔案室管理人員對申請內(nèi)容進行審核，重點審核申請借出檔案的密級、是否符合借出條件以及預(yù)計歸還日期是否合理等。如審核通過，在申請表上簽署意見并簽字確認(rèn)。三、檔案借出審批（一）審批權(quán)限1.一般檔案的借出，由檔案室負(fù)責(zé)人審批。2.涉及機密、絕密級檔案的借出，需經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）審批內(nèi)容1.審查申請借出檔案的用途是否符合公司/組織的工作需要，是否存在不合理或違規(guī)使用的風(fēng)險。2.核實申請人的身份和所在部門，確保其具備合法的借閱資格。3.檢查申請借出檔案的密級與申請人的工作權(quán)限是否匹配，防止機密信息泄露。4.評估申請的預(yù)計歸還日期是否合理，是否會影響其他人員對該檔案的正常使用或?qū)е聶n案積壓。（三）審批結(jié)果通知審批通過后，檔案室管理人員應(yīng)及時通知申請人辦理檔案借出手續(xù)；審批不通過的，應(yīng)向申請人說明原因，并告知其補充相關(guān)材料或調(diào)整申請內(nèi)容后重新提交。四、檔案借出登記（一）登記內(nèi)容1.檔案室管理人員在檔案借出時，應(yīng)詳細(xì)填寫《檔案借出登記簿》，記錄檔案借出的日期、申請人姓名、所在部門、檔案名稱、檔號、數(shù)量、預(yù)計歸還日期、實際歸還日期等信息。2.對于涉及機密、絕密級檔案的借出，還應(yīng)特別注明密級及保密要求。（二）登記方式1.采用紙質(zhì)登記簿進行手工登記，確保登記信息清晰、準(zhǔn)確、完整。2.同時，可在檔案室管理系統(tǒng)中進行電子登記，以便于查詢和統(tǒng)計。（三）登記核對登記完成后，檔案室管理人員應(yīng)與申請人核對登記信息，確保雙方信息一致。如有不符，應(yīng)及時更正。五、檔案借出交接（一）交接地點檔案借出交接應(yīng)在檔案室指定的地點進行，確保交接過程的安全和規(guī)范。（二）交接人員由檔案室管理人員與申請人進行面對面交接，雙方應(yīng)在交接過程中認(rèn)真核對檔案的名稱、檔號、數(shù)量、完整性等信息。（三）交接手續(xù)1.申請人應(yīng)在《檔案借出交接清單》上簽字確認(rèn)接收檔案，清單一式兩份，一份由檔案室留存，一份由申請人帶走。2.檔案室管理人員應(yīng)向申請人詳細(xì)說明檔案的保管要求、保密規(guī)定以及歸還期限等注意事項。3.如檔案存在破損、缺頁等情況，檔案室管理人員應(yīng)在交接時注明，并要求申請人在使用過程中妥善保管，如有損壞應(yīng)及時報告。六、檔案借出使用要求（一）使用范圍限制1.檔案借出后，只能由申請人在其工作范圍內(nèi)使用，不得轉(zhuǎn)借他人。2.嚴(yán)禁將檔案用于與公司/組織工作無關(guān)的目的，如個人私利、非法活動等。（二）安全保管要求1.申請人必須妥善保管借出的檔案，不得擅自涂改、污損、抽取、撤換或銷毀檔案內(nèi)容。2.檔案應(yīng)存放在安全、干燥、通風(fēng)的地方，防止受潮、發(fā)霉、蟲蛀等情況發(fā)生。3.在使用過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失跡象，應(yīng)立即停止使用，并及時向檔案室報告。（三）保密要求1.對于涉及機密、敏感信息的檔案，申請人必須嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，采取必要的保密措施，防止信息泄露。2.不得在非保密場所談?wù)摍n案內(nèi)容，不得擅自復(fù)制、傳播檔案信息。3.檔案使用完畢后，應(yīng)按照保密要求進行妥善處理，不得隨意丟棄或泄露給無關(guān)人員。（四）歸還期限提醒檔案室管理人員應(yīng)在檔案借出期限屆滿前[X]天，通過電話、郵件等方式提醒申請人按時歸還檔案。七、檔案歸還（一）歸還時間申請人應(yīng)在預(yù)計歸還日期前歸還檔案，如有特殊情況需要延長歸還期限，應(yīng)提前向檔案室提出書面申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。（二）歸還檢查1.檔案歸還時，檔案室管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和保密性。2.核對檔案的名稱、檔號、數(shù)量是否與借出時一致，檔案內(nèi)容是否有涂改、損壞等情況。3.檢查檔案的保密措施是否到位，是否存在信息泄露的風(fēng)險。（三）歸還登記1.經(jīng)檢查無誤后，檔案室管理人員在《檔案借出登記簿》上記錄檔案的實際歸還日期，并由申請人簽字確認(rèn)。2.同時，在檔案室管理系統(tǒng)中更新檔案的狀態(tài)信息。（四）特殊情況處理1.如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，申請人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，并按照公司/組織的規(guī)定進行賠償或采取補救措施。2.對于逾期未歸還的檔案，檔案室管理人員應(yīng)及時催還，并記錄逾期情況。如逾期時間較長且無正當(dāng)理由，應(yīng)按照公司/組織的相關(guān)規(guī)定進行處理。八、檔案借出監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案室管理人員應(yīng)定期對檔案借出情況進行自查，檢查檔案借出登記、交接、使用、歸還等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.公司/組織內(nèi)部審計部門或相關(guān)監(jiān)督機構(gòu)應(yīng)定期對檔案室檔案借出管理情況進行監(jiān)督檢查，確保制度的有效執(zhí)行。（二）違規(guī)處理1.對于違反本制度的檔案借出行為，如未經(jīng)審批擅自借出、轉(zhuǎn)借他人、逾期未還、損壞丟失檔案等，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。2.處罰措施包括警告、罰款、通報批評、取消借閱資格等，對于造成嚴(yán)重后果的，將依法追究