PAGE宣傳部門檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)宣傳部門檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在宣傳工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于宣傳部門在各項(xiàng)宣傳活動、業(yè)務(wù)工作中形成的各類檔案，包括但不限于文字材料、圖片、音頻、視頻等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：宣傳部門檔案由專門的檔案管理人員集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映宣傳工作的實(shí)際情況，不得篡改、偽造。3.保密性原則：對涉及機(jī)密、敏感信息的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止信息泄露。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和使用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）宣傳部門負(fù)責(zé)人職責(zé)1.領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)督宣傳部門檔案管理工作，將檔案管理納入部門工作計(jì)劃。2.協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的重大問題，確保檔案管理工作的順利開展。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)宣傳部門檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)工作。2.建立健全檔案管理制度，制定檔案分類方案和編號規(guī)則，確保檔案管理工作規(guī)范化。3.對檔案進(jìn)行定期檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并向上級報(bào)告。4.負(fù)責(zé)檔案的借閱、查閱服務(wù)，按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)，做好登記和跟蹤管理。5.積極開展檔案編研工作，開發(fā)檔案信息資源，為宣傳工作提供參考依據(jù)。6.負(fù)責(zé)檔案管理設(shè)施設(shè)備的維護(hù)和管理，確保檔案保管環(huán)境安全、適宜。（三）各崗位工作人員職責(zé)1.在工作中形成的各類文件材料，應(yīng)及時(shí)整理、分類，定期移交檔案管理人員。2.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)借檔案。3.積極配合檔案管理人員做好檔案管理工作，提供必要的協(xié)助和支持。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.宣傳活動策劃方案、總結(jié)報(bào)告、活動照片、視頻等。2.新聞稿件、采訪記錄、媒體報(bào)道資料。3.宣傳資料制作過程中產(chǎn)生的設(shè)計(jì)稿、樣稿、排版文件等。4.與合作單位簽訂的宣傳合作協(xié)議、合同等。5.宣傳工作中獲得的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌等實(shí)物檔案。6.其他與宣傳工作相關(guān)的有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各崗位工作人員應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)將相關(guān)文件材料收集齊全，確保檔案的完整性。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，簽字、蓋章等手續(xù)齊全。3.對于電子文件，應(yīng)確保格式規(guī)范、存儲完整，并按照規(guī)定進(jìn)行備份。（三）整理方法1.分類：按照宣傳工作的不同類別和性質(zhì)，將檔案分為宣傳活動檔案、新聞宣傳檔案、資料制作檔案、合作協(xié)議檔案、榮譽(yù)檔案等類別。2.編號：為每一份檔案編制唯一的編號，編號應(yīng)體現(xiàn)檔案的類別、年度、順序號等信息，便于查詢和管理。3.裝訂：對于紙質(zhì)文件，應(yīng)按照一定順序進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，以便快速查找和檢索。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間1.宣傳活動結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)，相關(guān)工作人員應(yīng)將活動檔案整理歸檔。2.每月末，新聞宣傳檔案應(yīng)進(jìn)行集中歸檔。3.資料制作項(xiàng)目完成后，應(yīng)及時(shí)將相關(guān)檔案歸檔。（二）歸檔流程1.檔案管理人員對收集整理好的檔案進(jìn)行審核，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。2.審核通過后，將檔案按照分類方案和編號規(guī)則進(jìn)行排列，裝入檔案盒或文件夾，并在盒脊或文件夾封面標(biāo)注檔案編號、題名等信息。3.將檔案存入專門的檔案庫房，按照類別和年度順序上架存放。（三）保管期限1.永久保管：涉及宣傳部門重要決策、重大活動、核心業(yè)務(wù)等具有長遠(yuǎn)歷史價(jià)值和憑證作用的檔案。2.定期保管：保管期限分為[X]年和[X]年。對于一般性的宣傳活動檔案、新聞宣傳資料等，根據(jù)其重要程度和實(shí)際需要確定保管期限。（四）保管要求1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。2.配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備，如滅火器、除濕機(jī)、防蟲藥、防盜門等。3.對檔案進(jìn)行定期盤點(diǎn)，每年至少一次，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、狀態(tài)良好。4.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，并定期檢查備份數(shù)據(jù)的完整性和可用性。備份存儲介質(zhì)應(yīng)與原始數(shù)據(jù)分開存放，異地保存。五、檔案的利用與借閱（一）利用方式1.查閱：因工作需要查閱檔案的人員，可到檔案管理人員處進(jìn)行查閱。查閱時(shí)應(yīng)填寫《檔案查閱登記表》，注明查閱日期、查閱人姓名、查閱內(nèi)容等信息。2.復(fù)制：如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。復(fù)制的檔案應(yīng)與原件內(nèi)容一致，加蓋檔案管理部門印章。（二）借閱流程1.借閱人填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱目的、借閱期限等信息。2.申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批簽字后，交檔案管理人員辦理借閱手續(xù)。3.檔案管理人員根據(jù)申請表提供檔案，并在《檔案借閱登記簿》上進(jìn)行登記，記錄借閱人姓名、部門、借閱日期、歸還日期等信息。4.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用與借閱限制1.涉及機(jī)密、敏感信息的檔案，未經(jīng)批準(zhǔn)不得查閱、借閱和復(fù)制。2.檔案原件一般不得外借，確因工作需要外借的，應(yīng)經(jīng)宣傳部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并采取必要的保護(hù)措施，確保檔案安全。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得擅自涂改、損壞、轉(zhuǎn)借他人。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理人員，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理人員定期對保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，組成鑒定小組，由宣傳部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員參加。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，對檔案進(jìn)行全面審查，提出鑒定意見。（二）銷毀流程1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案編號、題名、日期、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)宣傳部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)上級主管部門批準(zhǔn)。3.批準(zhǔn)后，由檔案管理人員和指定的監(jiān)銷人員共同對檔案進(jìn)行銷毀。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，監(jiān)銷人員在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)。4.銷毀后的《檔案銷毀清冊》應(yīng)妥善保存，以備查考。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立宣傳部門檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）數(shù)字化流程1.掃描錄入：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，將掃描圖像轉(zhuǎn)換為電子文件，并按照檔案編號和分類進(jìn)行命名和存儲。掃描圖像應(yīng)清晰、完整，符合檔案數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。2.數(shù)據(jù)掛接：將電子文件與對應(yīng)的檔案目錄信息進(jìn)行掛接，建立電子檔案與紙質(zhì)檔案的關(guān)聯(lián)關(guān)系，便于查詢和利用。3.元數(shù)據(jù)錄入：錄入電子檔案的元數(shù)據(jù)信息，包括文件題名、日期、來源、保管期限等，確保電子檔案信息的完整性和準(zhǔn)確性。（三）信息系統(tǒng)管理1.檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備用戶權(quán)限管理、檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能，滿足宣傳部門檔案管理工作