PAGE保險行業(yè)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強保險行業(yè)檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在保險業(yè)務(wù)經(jīng)營、管理決策、風(fēng)險防范等方面的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)各部門在保險業(yè)務(wù)活動中形成的各類檔案，包括但不限于承保檔案、理賠檔案、財務(wù)檔案、客戶檔案、業(yè)務(wù)合同檔案、內(nèi)部管理檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織設(shè)立專門的檔案管理部門，對各類檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化和標準化。2.真實性與完整性原則檔案內(nèi)容應(yīng)真實反映保險業(yè)務(wù)活動的實際情況，保證檔案的齊全完整，不得遺漏重要信息。3.保密性原則嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及商業(yè)秘密、客戶隱私等敏感信息的檔案進行妥善保管，防止信息泄露。4.方便利用原則建立科學(xué)合理的檔案分類體系和檢索工具，便于檔案的查詢、調(diào)閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，制定和完善公司/組織檔案管理制度。2.負責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。3.建立檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案管理的效率和水平。4.定期對檔案進行鑒定和銷毀，確保檔案的質(zhì)量和安全。5.組織開展檔案利用工作，為公司/組織內(nèi)部各部門和外部相關(guān)單位提供檔案查詢、借閱等服務(wù)。6.對公司/組織各部門的檔案管理工作進行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查，提出改進意見和建議。（二）各部門檔案管理職責(zé)1.負責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，并按照規(guī)定的時間和要求移交檔案管理部門。2.明確一名檔案管理人員，負責(zé)本部門檔案管理的日常工作，確保檔案的及時歸檔和妥善保管。3.配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀、利用等工作，提供必要的協(xié)助和支持。4.嚴格遵守檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、偽造檔案，不得違規(guī)提供檔案查閱、借閱服務(wù)。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認真學(xué)習(xí)和掌握檔案管理的法律法規(guī)和業(yè)務(wù)知識，不斷提高自身素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。2.負責(zé)檔案的具體管理工作，嚴格按照檔案管理制度和操作流程進行檔案的收集、整理、保管、利用等工作。3.對檔案的完整性、準確性和安全性負責(zé)，定期檢查檔案的保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施解決。4.保守檔案機密，不得泄露檔案內(nèi)容，確保檔案信息安全。5.積極參與檔案管理的信息化建設(shè)，熟練掌握檔案管理軟件的操作和應(yīng)用。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.承保業(yè)務(wù)檔案包括投保單、風(fēng)險評估報告、保險合同、批單、繳費憑證等與承保業(yè)務(wù)相關(guān)的文件材料。2.理賠業(yè)務(wù)檔案包括理賠申請書、事故證明、損失清單、查勘報告、定損單、理賠計算書、賠付憑證等與理賠業(yè)務(wù)相關(guān)的文件材料。3.財務(wù)檔案包括會計憑證、賬簿、報表、審計報告、稅務(wù)資料等與財務(wù)核算和管理相關(guān)的文件材料。4.客戶檔案包括客戶基本信息、保險需求分析、客戶回訪記錄、投訴處理記錄等與客戶服務(wù)相關(guān)的文件材料。5.業(yè)務(wù)合同檔案包括保險代理合同、保險經(jīng)紀合同、再保險合同等與業(yè)務(wù)合作相關(guān)的文件材料。6.內(nèi)部管理檔案包括公司/組織規(guī)章制度、會議紀要、工作計劃、工作總結(jié)、人事檔案、行政文件等與內(nèi)部管理相關(guān)的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集的責(zé)任人，按照檔案形成的時間順序和類別，及時收集本部門在保險業(yè)務(wù)活動中產(chǎn)生的各類文件材料，確保檔案的齊全完整。2.對于重要的文件材料，應(yīng)一式兩份或多份，分別由相關(guān)部門和檔案管理部門保存。3.收集的檔案應(yīng)保持原始材料的真實性和完整性，不得隨意涂改、偽造或抽取文件內(nèi)容。（三）整理方法1.分類根據(jù)檔案的來源、內(nèi)容和形式，按照一定的標準進行分類。一般可分為承保業(yè)務(wù)類、理賠業(yè)務(wù)類、財務(wù)類、客戶類、業(yè)務(wù)合同類、內(nèi)部管理類等一級類目，再根據(jù)具體情況設(shè)置二級及以下類目。2.編號為便于檔案的管理和查詢，對每一份檔案或每一組檔案進行編號。編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則，確保編號與檔案內(nèi)容相對應(yīng)。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等項目，以便快速查找和了解檔案的基本信息。4.裝訂對紙張規(guī)格不一致、破損或易散失的檔案材料進行整理和裝訂，確保檔案的整齊美觀和便于保管。四、檔案的保管（一）保管期限根據(jù)檔案的重要程度和保存價值，確定檔案的保管期限。一般分為永久、長期（10年以上）和短期（10年以下）三種。具體保管期限參照國家有關(guān)規(guī)定和行業(yè)標準執(zhí)行。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保紙質(zhì)檔案的安全保管。檔案應(yīng)按照分類順序上架存放，排列整齊，便于查找。2.電子檔案保管建立電子檔案存儲系統(tǒng)，對電子檔案進行集中存儲和管理。電子檔案應(yīng)進行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。同時，要定期對電子檔案進行檢查和維護，確保數(shù)據(jù)的完整性和可讀性。（三）保管要求1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標準。2.定期對檔案進行清點和檢查，發(fā)現(xiàn)檔案損壞、變質(zhì)或丟失等情況，應(yīng)及時報告并采取措施處理。3.嚴格限制非檔案管理人員進入檔案庫房，檔案管理人員應(yīng)做好庫房的安全防范工作，防止檔案被盜、被篡改或遭受其他損失。4.對涉及商業(yè)秘密、客戶隱私等敏感信息的檔案，應(yīng)采取加密存儲、專人保管等特殊措施，確保信息安全。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、嚴格保密的原則，確保鑒定結(jié)果的準確性和可靠性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責(zé)人、業(yè)務(wù)部門負責(zé)人、財務(wù)部門負責(zé)人等相關(guān)人員組成。鑒定小組負責(zé)對到期檔案進行鑒定，提出檔案的存毀意見。（三）鑒定方法1.審查檔案的內(nèi)容，判斷其是否具有歷史價值、現(xiàn)實利用價值和法律憑證作用。2.檢查檔案的完整性和準確性，對于不完整或不準確的檔案，應(yīng)進行補充或修正后再進行鑒定。3.參考檔案的保管期限和密級，綜合考慮檔案的保存價值。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定需要銷毀的檔案清單。2.對擬銷毀的檔案進行登記造冊，注明檔案名稱、編號、日期、保管期限等信息。3.檔案管理部門負責(zé)人對銷毀清單進行審核簽字，報公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準。4.按照批準的銷毀清單，由專人負責(zé)監(jiān)督銷毀工作。銷毀檔案時，應(yīng)采用適當?shù)姆绞竭M行，確保檔案信息無法恢復(fù)。5.銷毀工作完成后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清單上簽字確認，并將銷毀清單存檔備查。六、檔案的利用（一）利用范圍公司/組織內(nèi)部各部門因工作需要，可查閱、借閱本部門形成的檔案。外部單位因業(yè)務(wù)合作、審計、法律糾紛等原因，需要查閱、借閱公司/組織檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.內(nèi)部利用本部門人員查閱、借閱檔案時，應(yīng)填寫檔案查閱、借閱申請表，注明查閱、借閱的檔案名稱、編號、用途等信息，經(jīng)本部門負責(zé)人簽字批準后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。2.外部利用外部單位查閱、借閱公司/組織檔案時，應(yīng)提前向檔案管理部門提交查閱、借閱申請函，說明查閱、借閱的目的、范圍、時間等信息，并提供相關(guān)證明材料。檔案管理部門對申請進行審核，報公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可辦理查閱、借閱手續(xù)。查閱、借閱檔案時，應(yīng)安排專人陪同，并嚴格遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自復(fù)印、拍照、傳播檔案內(nèi)容。（三）利用要求1.檔案利用人員應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損或抽取、撤換檔案材料。2.如需復(fù)印檔案材料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序進行復(fù)印。復(fù)印的檔案材料應(yīng)與原件核對無誤，并加蓋檔案管理部門公章。3.檔案利用完畢后，應(yīng)及時歸還檔案管理部門。檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因并追究相關(guān)人員的責(zé)任。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化采集、存儲、管理、檢索和利用，提高檔案管理的效率和服務(wù)水平。（二）信息化系統(tǒng)功能1.檔案錄入將紙質(zhì)檔案和電子檔案進行數(shù)字化錄入，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的集中存儲和共享。2.檔案檢索提供多種檢索方式，如按檔案編號、題名、日期、保管期限、關(guān)鍵詞等進行檢索，方便快捷地查找所需檔案信息。3.權(quán)限管理設(shè)置不同的用戶角色和權(quán)限，對檔案的訪問和操作進行嚴格控制，確保檔案信息安全。4.統(tǒng)計分析對檔案的數(shù)量、類別、保管期限等進行統(tǒng)計分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。5.備份與恢復(fù)定期對檔案數(shù)據(jù)進行備份，并建立數(shù)據(jù)恢復(fù)機制，防止因數(shù)據(jù)丟失或損壞而影響檔案的正常利用。（三）信息化管理要求1.加強檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，配備必要的計算機設(shè)備、存儲設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等，確保信息化系統(tǒng)的正常運行。2.建立健全檔案信息化管理制度，規(guī)范檔案數(shù)字化錄入、存儲、利用等操作流程，確保檔案信息的質(zhì)量和安全。3.加強檔案管理人