PAGE職工未提交檔案制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司職工檔案管理，確保職工檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，保障公司及職工的合法權(quán)益，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體在職職工及離職職工檔案的管理。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映職工的工作經(jīng)歷、業(yè)績表現(xiàn)等情況，確保信息準(zhǔn)確無誤。3.保密安全原則：對職工檔案信息嚴(yán)格保密，確保檔案的安全與完整，防止信息泄露。4.及時(shí)歸檔原則：職工應(yīng)按照規(guī)定及時(shí)提交檔案材料，公司應(yīng)及時(shí)整理、歸檔，確保檔案資料的時(shí)效性。二、檔案內(nèi)容及要求（一）個(gè)人基本信息檔案1.職工應(yīng)提交個(gè)人身份證、學(xué)歷證書、學(xué)位證書、職業(yè)資格證書等原件及復(fù)印件。2.一寸免冠照片若干張，用于制作職工檔案資料。3.個(gè)人簡歷，詳細(xì)記錄個(gè)人學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、培訓(xùn)經(jīng)歷等。（二）工作經(jīng)歷檔案1.勞動(dòng)合同、聘用協(xié)議等相關(guān)工作合同文件。2.工作業(yè)績證明材料，如年度考核表、獎(jiǎng)勵(lì)證書、項(xiàng)目成果報(bào)告等。3.崗位變動(dòng)記錄，包括崗位調(diào)整通知、晉升文件等。（三）培訓(xùn)檔案1.參加公司內(nèi)部培訓(xùn)的培訓(xùn)記錄、考核成績等。2.參加外部培訓(xùn)的培訓(xùn)證書、培訓(xùn)總結(jié)報(bào)告等。（四）薪酬福利檔案1.工資發(fā)放記錄，包括工資條、銀行工資流水等。2.福利享受情況記錄，如社保繳納記錄、住房公積金繳納記錄、福利待遇領(lǐng)取憑證等。（五）獎(jiǎng)懲檔案1.獎(jiǎng)勵(lì)記錄，包括公司內(nèi)部表彰、上級單位獎(jiǎng)勵(lì)等相關(guān)文件及證書。2.處罰記錄，包括違紀(jì)處分決定、違規(guī)行為記錄等。（六）其他檔案根據(jù)職工個(gè)人情況及公司管理需要，可能涉及的其他相關(guān)檔案材料，如健康體檢報(bào)告、職業(yè)技能鑒定材料等。（七）檔案內(nèi)容要求1.檔案材料應(yīng)真實(shí)、完整、有效，不得偽造、篡改。2.所有檔案材料應(yīng)使用A4紙張打印或復(fù)印，并按照順序整理裝訂。3.復(fù)印件應(yīng)清晰可辨，并由職工本人簽字確認(rèn)與原件一致。三、檔案提交流程（一）新職工入職檔案提交1.職工在入職報(bào)到時(shí)，應(yīng)向人力資源部門提交個(gè)人基本信息檔案及相關(guān)證明材料原件。2.人力資源部門對提交的檔案材料進(jìn)行初步審核，核對信息的真實(shí)性和完整性。3.審核通過后，人力資源部門將檔案材料原件退還職工，并留存復(fù)印件，按照檔案分類進(jìn)行整理、編號，建立職工個(gè)人檔案。（二）在職職工檔案更新1.職工工作經(jīng)歷、培訓(xùn)情況、薪酬福利等信息發(fā)生變化時(shí)，應(yīng)在相關(guān)變動(dòng)發(fā)生后的[X]個(gè)工作日內(nèi)，向人力資源部門提交相應(yīng)的檔案更新材料。2.人力資源部門收到更新材料后，及時(shí)進(jìn)行審核，更新職工檔案信息，并在檔案中注明更新日期。（三）離職職工檔案交接1.職工離職時(shí)，應(yīng)在辦理離職手續(xù)前，將個(gè)人檔案整理完整，交至人力資源部門。2.人力資源部門對離職職工檔案進(jìn)行審核，確認(rèn)檔案材料齊全、無誤后，辦理檔案交接手續(xù)。3.離職職工檔案應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行妥善保管，保存期限根據(jù)國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。四、檔案管理職責(zé)（一）人力資源部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司職工檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)職工檔案的收集、整理、歸檔、保管和查閱工作。3.定期對職工檔案進(jìn)行清查、核對，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。4.按照規(guī)定辦理職工檔案的借閱、轉(zhuǎn)移等手續(xù)。5.對違反檔案管理制度的行為進(jìn)行糾正和處理。（二）職工所在部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)督促本部門職工及時(shí)提交檔案材料，并對提交材料的真實(shí)性負(fù)責(zé)。2.協(xié)助人力資源部門做好職工檔案的整理、更新等工作。3.配合人力資源部門做好職工檔案的查閱、借閱等工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，保守檔案機(jī)密，確保檔案安全。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的分類、編號、裝訂、上架等。3.按照規(guī)定辦理檔案的查閱手續(xù)，做好查閱記錄。4.定期對檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并處理。五、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱職工檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理人員的陪同下進(jìn)行，查閱范圍僅限于工作需要的部分，不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照等。3.涉及職工個(gè)人隱私的檔案信息，未經(jīng)職工本人同意，不得查閱。（二）借閱權(quán)限1.公司外部單位因工作需要借閱職工檔案的，應(yīng)出具正式介紹信，并填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱檔案時(shí)，應(yīng)向檔案管理人員辦理借閱登記手續(xù)，借閱人應(yīng)對檔案的安全和完整負(fù)責(zé)，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、損壞檔案。（三）查閱與借閱記錄檔案管理人員應(yīng)建立檔案查閱與借閱登記簿，詳細(xì)記錄查閱與借閱的時(shí)間、內(nèi)容、查閱人或借閱人等信息，以備查詢。六、檔案保密與安全（一）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對職工檔案信息予以保密，不得泄露給無關(guān)人員。2.查閱和借閱檔案的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得將檔案內(nèi)容用于非工作目的或泄露給他人。3.對涉及公司商業(yè)秘密、職工個(gè)人隱私等敏感信息的檔案，應(yīng)采取特殊的保密措施，如加密存儲、限制訪問等。（二）安全管理1.公司應(yīng)設(shè)置專門的檔案保管場所，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.定期對檔案保管場所進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)安全隱患及時(shí)處理。3.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲在安全的介質(zhì)上，防止數(shù)據(jù)丟失。七、檔案的整理與歸檔（一）整理要求1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對職工檔案材料進(jìn)行整理。2.同一類檔案材料應(yīng)按照時(shí)間順序排列，編號清晰，便于查找。3.對破損、褪色的檔案材料應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。（二）歸檔流程及時(shí)間要求1.新職工入職檔案應(yīng)在入職后[X]個(gè)工作日內(nèi)整理歸檔完畢。2.在職職工檔案更新材料應(yīng)在收到后的[X]個(gè)工作日內(nèi)整理歸檔。3.離職職工檔案應(yīng)在辦理離職手續(xù)后的[X]個(gè)工作日內(nèi)整理歸檔。八、檔案的保管期限（一）保管期限分類1.職工在職期間的檔案材料應(yīng)長期保管。2.職工離職后的檔案材料，根據(jù)國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定，保管期限一般為[X]年。（二）保管期限的確定與調(diào)整1.檔案保管期限由人力資源部門根據(jù)國家法律法規(guī)及公司實(shí)際情況確定，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.隨著國家法律法規(guī)及公司管理要求的變化，檔案保管期限可適時(shí)進(jìn)行調(diào)整。九、檔案的銷毀（一）銷毀條件1.檔案保管期限屆滿，且已無保存價(jià)值的。2.因不可抗力等原因?qū)е聶n案損壞、丟失，無法修復(fù)或恢復(fù)原狀的。3.經(jīng)公司批準(zhǔn)，確需銷毀的其他檔案材料。（二）銷毀流程1.由檔案管理人員提出檔案銷毀申請，填寫《檔案銷毀申請表》，詳細(xì)說明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.經(jīng)人力資源部門審核，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在監(jiān)督人員的監(jiān)督下進(jìn)行，確保銷毀徹底、安全。4.銷毀過程中應(yīng)做好記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)（如有）、銷毀方式、監(jiān)督人員