供方送樣管理規(guī)定一、總則（一）目的為規(guī)范供方送樣的全流程管理，確保送樣產(chǎn)品質(zhì)量符合公司技術(shù)、質(zhì)量要求，客觀評估供方的生產(chǎn)能力與技術(shù)水平，為合格供方準入、批量采購及產(chǎn)品研發(fā)提供可靠依據(jù)，降低供應鏈風險，特制定本規(guī)定。（二）適用范圍本規(guī)定適用于公司所有外購件、外協(xié)件、原材料及新物料的供方送樣管理活動，包括新供方準入送樣、新產(chǎn)品/新物料認證送樣、工程變更后送樣及質(zhì)量改進后送樣等場景。（三）基本原則質(zhì)量優(yōu)先原則：以產(chǎn)品質(zhì)量符合技術(shù)標準為核心前提，優(yōu)先選擇質(zhì)量穩(wěn)定、管控能力強的供方。公平公正原則：送樣評估過程公開透明，對所有供方采用統(tǒng)一的評價標準，確保結(jié)果客觀公正。流程閉環(huán)原則：建立“申請-送樣-檢驗-評審-反饋-歸檔”的全流程閉環(huán)管理，確保每個環(huán)節(jié)可追溯。合作共贏原則：通過規(guī)范的送樣管理，與供方建立良性溝通機制，共同提升產(chǎn)品質(zhì)量與技術(shù)水平。（四）職責分工采購部門：作為送樣管理的牽頭部門，負責送樣申請的發(fā)起、供方溝通協(xié)調(diào)、送樣進度跟蹤及結(jié)果反饋。技術(shù)/研發(fā)部門：負責明確送樣產(chǎn)品的技術(shù)要求，提供技術(shù)圖紙、規(guī)格書等文件，開展樣品的技術(shù)符合性與工藝適用性評估。質(zhì)量部門：負責制定樣品檢驗標準，開展樣品的質(zhì)量檢驗與測試工作，出具檢驗報告，參與樣品評審。需求部門：配合提供送樣需求信息，參與樣品的實用性驗證與評審工作。供方：按要求完成樣品制作、自檢及送樣，提供完整的隨樣資料，配合解決送樣過程中的質(zhì)量與技術(shù)問題。二、送樣申請與發(fā)起（一）送樣觸發(fā)場景新供方準入：新供方通過初步資質(zhì)審核后，需提交樣品進行符合性驗證，作為準入評估的關(guān)鍵依據(jù)。新物料/新產(chǎn)品認證：公司研發(fā)新產(chǎn)品或引入新物料時，需向供方索取樣品進行技術(shù)匹配性與性能驗證。工程變更：供方因生產(chǎn)工藝、原材料、生產(chǎn)場地等發(fā)生變更，可能影響產(chǎn)品質(zhì)量時，需重新送樣驗證。質(zhì)量改進：現(xiàn)有供方提供的產(chǎn)品出現(xiàn)質(zhì)量問題，經(jīng)整改后需提交改進樣品進行驗證。（二）送樣申請流程申請發(fā)起：由采購部門或需求部門填寫《供方送樣申請表》，明確樣品名稱、規(guī)格型號、圖號版本、所需數(shù)量、期望送樣日期、技術(shù)要求及特殊包裝運輸要求等信息，并附上相關(guān)技術(shù)圖紙、規(guī)格書等文件。申請審批：《供方送樣申請表》需經(jīng)技術(shù)部門、質(zhì)量部門及相關(guān)領(lǐng)導審批通過后，方可正式向供方下達送樣通知。通知供方：采購部門將審批通過的《供方送樣申請表》及相關(guān)技術(shù)文件同步給指定供方，明確送樣要求及驗收標準，確認供方是否接受送樣任務。三、供方送樣要求樣品制作：供方需嚴格按照公司提供的技術(shù)要求、圖紙及檢驗標準制作樣品，確保樣品制作工藝、原材料與未來批量生產(chǎn)一致。樣品自檢：供方完成樣品制作后，需開展內(nèi)部自檢，出具《樣品出廠檢驗報告》，確保樣品符合相關(guān)要求。資料準備：送樣時需隨樣品提交完整的資料，包括《樣品出廠檢驗報告》、原材料質(zhì)量證明、相關(guān)認證證書（如RoHS、3C認證等）及《供方送樣回執(zhí)單》等。包裝與標識：樣品需采用合適的包裝方式，確保運輸過程中不受損壞；每個樣品需清晰標識，注明物料名稱、規(guī)格型號、供方名稱、生產(chǎn)批次及送樣日期。按時送樣：供方需在約定的送樣日期前完成送樣，如因特殊原因無法按時送樣，需提前3個工作日向采購部門說明原因并申請延期，經(jīng)同意后方可調(diào)整送樣時間。四、樣品接收與檢驗（一）樣品接收接收核對：倉庫或指定接收人員收到樣品后，需立即核對樣品數(shù)量、外觀包裝及隨樣資料是否齊全，與《供方送樣申請表》信息是否一致。登記記錄：核對無誤后，填寫《樣品接收登記表》，記錄接收時間、樣品信息、供方信息、隨樣資料情況等，同時在系統(tǒng)中更新樣品狀態(tài)為“已接收”，并通知質(zhì)量部門開展檢驗工作。異常處理：若發(fā)現(xiàn)樣品數(shù)量不符、包裝破損或隨樣資料缺失，需立即拍照留證，通知采購部門與供方確認，簽署《樣品接收異常說明》，明確責任與處理方案。（二）樣品檢驗任務分派：質(zhì)量部門根據(jù)樣品類型及技術(shù)要求，制定檢驗計劃，明確檢驗項目、檢驗標準、檢驗方法及檢驗人員，必要時可將功能性、性能測試任務分派至技術(shù)部門或?qū)I(yè)實驗室。檢驗實施：檢驗人員按照檢驗計劃開展檢驗工作，重點進行外觀檢查、尺寸測量、性能測試等，詳細記錄檢驗數(shù)據(jù)與過程現(xiàn)象。報告出具：檢驗完成后，檢驗人員填寫《樣品檢驗報告》，明確檢驗結(jié)果（合格/不合格），對不合格項目需詳細說明原因并附上相關(guān)證據(jù)（如照片、測試數(shù)據(jù)等）。五、樣品評審與結(jié)果反饋（一）樣品評審采購部門組織技術(shù)部門、質(zhì)量部門、需求部門召開樣品評審會，結(jié)合《樣品檢驗報告》及實際使用需求，對樣品的技術(shù)符合性、質(zhì)量穩(wěn)定性、工藝適用性及批量生產(chǎn)可行性進行綜合評審，形成最終評審結(jié)論。（二）評審結(jié)論分類批準：樣品各項指標均符合要求，同意通過送樣驗證，供方可進入合格供方名錄（新供方）或獲得批量采購資格（現(xiàn)有供方）。有條件批準：樣品存在輕微瑕疵但不影響核心功能，要求供方在規(guī)定期限內(nèi)完成整改，整改后無需重新送樣，批量生產(chǎn)時重點驗證整改項。拒絕：樣品存在重大質(zhì)量缺陷或技術(shù)不符，不滿足公司要求，駁回送樣申請，要求供方重新分析原因并提交改進方案，必要時重新送樣。（三）結(jié)果反饋采購部門需在評審結(jié)束后3個工作日內(nèi)，將評審結(jié)論及《樣品檢驗報告》正式反饋給供方。對“有條件批準”或“拒絕”的情況，需明確整改要求、期限及重新送樣的相關(guān)規(guī)定。六、整改與重新送樣整改要求：供方收到不合格反饋后，需在規(guī)定期限內(nèi)分析問題根源，制定整改計劃并組織實施，同時向采購部門提交《整改報告》。重新送樣：需重新送樣的，供方需在整改完成后提交重新送樣申請，附上改進后的樣品及《整改驗證報告》，重新送樣流程按本規(guī)定第二至第五條執(zhí)行。整改跟蹤：采購部門聯(lián)合質(zhì)量部門跟蹤供方整改進度，驗證整改效果，確保問題閉環(huán)。七、記錄歸檔與供方管理（一）記錄歸檔所有與送樣相關(guān)的記錄（包括《供方送樣申請表》、技術(shù)文件、隨樣資料、《樣品接收登記表》、《樣品檢驗報告》、評審記錄、整改報告等）需由采購部門整理歸檔，保存期限不少于3年，確保全流程可追溯。（二）供方關(guān)聯(lián)管理送樣結(jié)果作為供方準入、分級及訂單分配的重要依據(jù)：送樣合格的新供方納入《合格供應商名錄》；現(xiàn)有供方送樣整改后仍不合格的，暫停合作資格，限期整改仍不達標則移出《合格供應商名錄》。采購部門定期統(tǒng)計供方送樣