人員檔案保管協(xié)議書范本1.甲方（買方/出租方/委托方）：

甲方名稱：XX集團(tuán)有限公司，住所地：北京市朝陽區(qū)建國路88號(hào)XX大廈18層，法定代表人：張偉，聯(lián)系電話

甲方系一家依法成立并有效存續(xù)的綜合性企業(yè)，主營業(yè)務(wù)涵蓋人力資源管理、教育培訓(xùn)及咨詢服務(wù)等領(lǐng)域。為規(guī)范人員檔案的管理與保管，確保檔案資料的完整性、安全性與合規(guī)性，甲方根據(jù)《中華人民共和國勞動(dòng)合同法》《中華人民共和國檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，經(jīng)友好協(xié)商，委托乙方提供專業(yè)的人員檔案保管服務(wù)。鑒于乙方具備專業(yè)的檔案管理資質(zhì)和豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，能夠按照國家及地方相關(guān)規(guī)定，為甲方提供安全、高效、合規(guī)的檔案保管服務(wù)，甲乙雙方經(jīng)平等自愿原則，達(dá)成如下協(xié)議。

在本次合作中，甲方作為委托方，負(fù)責(zé)提供需要保管的員工檔案資料，并依據(jù)協(xié)議約定支付服務(wù)費(fèi)用；乙方作為服務(wù)提供方，負(fù)責(zé)按照甲方要求及國家檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)人員檔案進(jìn)行分類、整理、歸檔、保管及提供查閱服務(wù)，確保檔案資料的合法合規(guī)及安全。雙方基于長期合作及互信基礎(chǔ)，通過本協(xié)議明確各自的權(quán)利與義務(wù)，以保障人員檔案保管工作的順利進(jìn)行，并為甲方的人力資源管理提供有力支持。

2.乙方（賣方/承租方/服務(wù)提供方）：

乙方名稱：XX人力資源檔案管理有限公司，住所地：上海市浦東新區(qū)陸家嘴環(huán)路1000號(hào)XX金融中心25層，法定代表人：李明，聯(lián)系電話

乙方系一家經(jīng)上海市市場(chǎng)監(jiān)督管理局依法注冊(cè)成立的專業(yè)人力資源服務(wù)機(jī)構(gòu)，專注于提供人力資源檔案管理、勞動(dòng)保障事務(wù)代理、企業(yè)合規(guī)咨詢等服務(wù)。憑借專業(yè)的管理團(tuán)隊(duì)、完善的服務(wù)體系及嚴(yán)格的安全保障措施，乙方已為多家大型企業(yè)及機(jī)構(gòu)提供長期穩(wěn)定的檔案保管服務(wù)，積累了豐富的行業(yè)經(jīng)驗(yàn)及良好的市場(chǎng)口碑。

根據(jù)甲方需求，乙方同意接受甲方委托，按照本協(xié)議約定，為甲方提供人員檔案的接收、整理、保管、查閱及銷毀等全方位服務(wù)。乙方的服務(wù)范圍覆蓋檔案資料的實(shí)體管理及數(shù)字化存儲(chǔ)，確保檔案資料在保管期間不受損毀、篡改或遺失，并能夠及時(shí)響應(yīng)甲方查閱需求，提供真實(shí)、完整的檔案信息。雙方通過簽訂本協(xié)議，旨在明確合作框架及服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，推動(dòng)甲方人力資源管理工作的高效開展，同時(shí)保障乙方服務(wù)質(zhì)量的合規(guī)性與專業(yè)性。

本協(xié)議的簽訂，基于甲乙雙方對(duì)人員檔案管理工作的共同認(rèn)知及合作意愿，雙方將通過嚴(yán)格履行各自責(zé)任，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、安全化與高效化，為甲乙雙方的長期合作奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

第一條協(xié)議目的與范圍

本協(xié)議的主要目的在于明確甲方委托乙方提供人員檔案保管服務(wù)的內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)及雙方責(zé)任，確保甲方人員檔案得到安全、規(guī)范、高效的管理。協(xié)議范圍包括但不限于以下內(nèi)容：1.乙方根據(jù)甲方要求接收、整理、分類、歸檔甲方提供的人員檔案資料；2.乙方負(fù)責(zé)對(duì)檔案資料進(jìn)行安全保管，包括實(shí)體存儲(chǔ)環(huán)境的維護(hù)、防盜、防火、防潮、防蟲等安全措施，以及數(shù)字化存儲(chǔ)的安全防護(hù)；3.乙方根據(jù)甲方授權(quán)，提供檔案資料的查閱、復(fù)印、證明等增值服務(wù)；4.乙方按照國家及地方檔案管理規(guī)定，定期對(duì)檔案進(jìn)行維護(hù)，并在檔案保管期滿后，依法依規(guī)辦理檔案的移交或銷毀手續(xù)；5.乙方負(fù)責(zé)向甲方提供檔案管理情況的定期報(bào)告及應(yīng)急響應(yīng)服務(wù)。雙方將依據(jù)本協(xié)議約定，共同維護(hù)檔案資料的完整性、保密性及合規(guī)性，保障甲方人力資源管理的順利進(jìn)行。

第二條定義

本協(xié)議中下列詞語具有以下含義：“人員檔案”指甲方員工在勞動(dòng)關(guān)系存續(xù)期間及結(jié)束后形成的，包括但不限于身份證件、勞動(dòng)合同、入職登記表、培訓(xùn)記錄、績效考核、獎(jiǎng)懲記錄、社保公積金繳納證明、離職證明等與員工勞動(dòng)關(guān)系相關(guān)的文件資料；“檔案保管期限”指根據(jù)國家及地方檔案管理規(guī)定，對(duì)人員檔案進(jìn)行分類保存的法定年限；“檔案查閱”指甲方因人力資源管理、勞動(dòng)爭議處理等合法目的，依據(jù)本協(xié)議約定向乙方申請(qǐng)查閱特定員工檔案的行為；“數(shù)字化存儲(chǔ)”指乙方采用電子化手段對(duì)檔案資料進(jìn)行備份及管理的存儲(chǔ)方式；“安全保管”指乙方采取物理及技術(shù)措施，防止檔案資料丟失、損毀、篡改或非法訪問；“應(yīng)急響應(yīng)”指在發(fā)生火災(zāi)、自然災(zāi)害等突發(fā)事件時(shí)，乙方迅速采取補(bǔ)救措施，最大限度減少檔案損失的服務(wù)。

第三條雙方權(quán)利與義務(wù)

1.甲方的權(quán)力和義務(wù)

甲方有權(quán)要求乙方按照本協(xié)議約定提供專業(yè)、規(guī)范的檔案保管服務(wù)，并有權(quán)對(duì)乙方的服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督和評(píng)估。甲方有權(quán)根據(jù)自身管理需求，向乙方提出檔案整理、分類、數(shù)字化存儲(chǔ)等具體要求，乙方應(yīng)在不違反法律法規(guī)的前提下盡量滿足。甲方有權(quán)在需要時(shí)申請(qǐng)查閱、復(fù)印或提取特定員工的檔案資料，乙方應(yīng)在收到甲方合法授權(quán)的申請(qǐng)后，按照規(guī)定程序提供配合。甲方應(yīng)確保其提供的檔案資料真實(shí)、完整、合法，并對(duì)檔案資料的內(nèi)容承擔(dān)法律責(zé)任。甲方有義務(wù)按照本協(xié)議約定，按時(shí)足額支付乙方提供的檔案保管服務(wù)費(fèi)用。甲方應(yīng)指定專門聯(lián)系人負(fù)責(zé)與乙方對(duì)接檔案相關(guān)事宜，并及時(shí)提供必要的協(xié)助，如檔案資料的補(bǔ)充、信息的核對(duì)等。甲方在委托乙方保管檔案前，應(yīng)向乙方明確檔案保管期限及特殊處理要求，并在檔案保管期滿后，及時(shí)通知乙方辦理檔案的移交或銷毀手續(xù)。

2.乙方的權(quán)力和義務(wù)

乙方有權(quán)按照本協(xié)議約定收取服務(wù)費(fèi)用，并有權(quán)要求甲方按時(shí)支付。乙方有權(quán)要求甲方提供完整、準(zhǔn)確的檔案資料，并對(duì)甲方提供的虛假或缺失資料保留向甲方提出異議的權(quán)利。乙方有權(quán)拒絕執(zhí)行違反國家法律法規(guī)或侵犯員工合法權(quán)益的檔案查閱申請(qǐng)，并及時(shí)通知甲方。乙方的核心義務(wù)在于確保檔案資料的安全保管，包括但不限于：

（1）**接收與整理**：乙方應(yīng)在收到甲方移交的檔案資料后，按照檔案管理規(guī)范進(jìn)行分類、編目、登記，并確保檔案資料的完整性。對(duì)于不符合規(guī)范的檔案資料，乙方有權(quán)要求甲方補(bǔ)充或更正。

（2）**安全存儲(chǔ)**：乙方應(yīng)提供符合國家檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的實(shí)體存儲(chǔ)環(huán)境，配備恒溫恒濕、防火防盜、監(jiān)控系統(tǒng)等設(shè)施，并定期對(duì)存儲(chǔ)環(huán)境進(jìn)行檢查維護(hù)。對(duì)于數(shù)字化存儲(chǔ)，乙方應(yīng)采用加密技術(shù)、多重備份等措施，確保數(shù)據(jù)安全。

（3）**查閱與提供**：乙方應(yīng)根據(jù)甲方授權(quán)，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。乙方應(yīng)嚴(yán)格限制檔案資料的復(fù)印范圍，確保復(fù)印內(nèi)容僅用于甲方授權(quán)用途。

（4）**保管期限管理**：乙方應(yīng)建立檔案保管期限臺(tái)賬，并在檔案期滿前30日通知甲方，根據(jù)甲方指示辦理檔案移交或依法銷毀，并保留相關(guān)操作記錄。

（5）**保密義務(wù)**：乙方及其工作人員應(yīng)對(duì)接觸到的所有檔案資料內(nèi)容嚴(yán)格保密，未經(jīng)甲方書面授權(quán)，不得向任何第三方泄露，不得利用檔案資料從事任何與甲方委托無關(guān)的活動(dòng)。

（6）**應(yīng)急響應(yīng)**：乙方應(yīng)制定檔案管理應(yīng)急預(yù)案，定期演練，確保在發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等突發(fā)事件時(shí)，能夠迅速采取處置措施，最大限度減少檔案損失，并及時(shí)向甲方通報(bào)情況。

（7）**合規(guī)性保障**：乙方應(yīng)嚴(yán)格遵守《中華人民共和國檔案法》《勞動(dòng)合同法》等法律法規(guī)，以及地方檔案管理相關(guān)規(guī)定，確保檔案管理工作的合法性。乙方應(yīng)配合甲方完成勞動(dòng)保障部門的檔案檢查，并承擔(dān)因自身管理疏忽導(dǎo)致的合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)。

（8）**報(bào)告與培訓(xùn)**：乙方應(yīng)定期向甲方提交檔案管理情況報(bào)告，包括檔案入庫、出庫、查閱、保管環(huán)境檢查等關(guān)鍵信息。乙方應(yīng)協(xié)助甲方進(jìn)行檔案管理人員培訓(xùn)，提升甲方檔案管理意識(shí)。

乙方應(yīng)指定專門的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人與甲方對(duì)接，確保溝通順暢，并保留所有與檔案管理相關(guān)的服務(wù)記錄，以備后續(xù)查驗(yàn)。

第四條價(jià)格與支付條件

甲方同意根據(jù)本協(xié)議約定向乙方支付人員檔案保管服務(wù)費(fèi)用。服務(wù)費(fèi)用的計(jì)算方式為：乙方根據(jù)甲方委托保管檔案的數(shù)量及類型（如勞動(dòng)合同、身份證件、社保記錄等），結(jié)合檔案的保管年限、服務(wù)內(nèi)容（包括實(shí)體存儲(chǔ)、數(shù)字化備份、查閱響應(yīng)、安全維護(hù)等），制定詳細(xì)的價(jià)格清單，經(jīng)甲方確認(rèn)后作為本協(xié)議附件一。甲方應(yīng)按照價(jià)格清單及約定支付方式按時(shí)足額支付費(fèi)用。支付方式包括但不限于銀行轉(zhuǎn)賬、支票等，甲方應(yīng)在每次費(fèi)用到期日前的5個(gè)工作日內(nèi)完成支付。若甲方因故需變更服務(wù)內(nèi)容或增加檔案數(shù)量，雙方應(yīng)另行協(xié)商價(jià)格并簽訂補(bǔ)充協(xié)議。甲方逾期支付服務(wù)費(fèi)用，每逾期一日，應(yīng)按逾期支付金額的萬分之五向乙方支付違約金，逾期超過30日，乙方有權(quán)暫停服務(wù)，直至費(fèi)用結(jié)清，且甲方應(yīng)承擔(dān)因此給乙方造成的一切損失。

第五條履行期限

本協(xié)議自雙方簽字蓋章之日起生效，有效期為三年。協(xié)議期滿前三個(gè)月，如雙方無書面異議，本協(xié)議自動(dòng)續(xù)展三年，續(xù)展次數(shù)不限。在協(xié)議有效期內(nèi)，乙方應(yīng)持續(xù)為甲方提供檔案保管服務(wù)，確保檔案資料的安全與完整。甲方應(yīng)于每年年初向乙方提供下一年度預(yù)計(jì)檔案出入庫計(jì)劃，以便乙方合理安排資源。檔案保管期限根據(jù)國家及地方檔案管理規(guī)定執(zhí)行，自檔案形成之日起至少保存十年，涉及勞動(dòng)爭議、社保繳納等特殊情形的，保管期限按相關(guān)法律法規(guī)執(zhí)行。協(xié)議任何一方可在提前三個(gè)月書面通知對(duì)方的前提下單方面解除協(xié)議，但需結(jié)清所有應(yīng)付費(fèi)用及承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。

第六條違約責(zé)任

1.甲方違約責(zé)任

甲方未按時(shí)足額支付服務(wù)費(fèi)用的，除按照第四條約定的違約金標(biāo)準(zhǔn)支付外，還應(yīng)承擔(dān)乙方為催收費(fèi)用所產(chǎn)生的合理費(fèi)用（包括但不限于律師函、訴訟費(fèi)等）。若甲方因未及時(shí)提供完整檔案資料或未明確檔案保管要求，導(dǎo)致乙方工作延誤或檔案保管風(fēng)險(xiǎn)增加的，甲方應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的損失，包括但不限于因資料不完整導(dǎo)致的勞動(dòng)爭議責(zé)任、檔案修復(fù)費(fèi)用等。甲方擅自查閱、復(fù)制、調(diào)取或損毀乙方保管的檔案資料的，應(yīng)向乙方支付相當(dāng)于該檔案服務(wù)費(fèi)用三倍的違約金，并承擔(dān)乙方的實(shí)際損失，包括但不限于檔案修復(fù)費(fèi)、法律維權(quán)費(fèi)等。若甲方違反保密義務(wù)，泄露乙方保管的檔案信息，造成乙方或第三方損失的，甲方應(yīng)承擔(dān)全部賠償責(zé)任。

2.乙方違約責(zé)任

乙方未按約定提供檔案保管服務(wù)的，如因保管不善導(dǎo)致檔案資料丟失、損毀、被篡改或無法提供查閱的，乙方應(yīng)承擔(dān)全部賠償責(zé)任。賠償范圍包括但不限于檔案資料的原有價(jià)值、甲方因檔案遺失或損毀而產(chǎn)生的直接經(jīng)濟(jì)損失（如勞動(dòng)仲裁賠償、行政處罰等）、以及甲方為恢復(fù)檔案資料而支出的合理費(fèi)用。若乙方泄露或擅自使用甲方提供的檔案資料，構(gòu)成犯罪的，應(yīng)承擔(dān)刑事責(zé)任；尚未構(gòu)成犯罪的，應(yīng)向甲方支付相當(dāng)于該檔案服務(wù)費(fèi)用十倍的違約金，并承擔(dān)甲方因此遭受的全部損失。乙方在檔案查閱、提供過程中存在故意延誤或推諉行為，導(dǎo)致甲方錯(cuò)失法律保護(hù)時(shí)效或產(chǎn)生其他損失的，乙方應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)賠償責(zé)任。乙方未按約定履行保管期限管理義務(wù)，導(dǎo)致檔案未及時(shí)移交或銷毀的，應(yīng)向甲方支付相當(dāng)于該檔案服務(wù)費(fèi)用五倍的違約金，并承擔(dān)由此產(chǎn)生的法律責(zé)任及賠償。乙方工作人員因重大過失或故意行為導(dǎo)致檔案管理事故的，乙方應(yīng)承擔(dān)全部責(zé)任，并追究相關(guān)人員的內(nèi)部責(zé)任。在發(fā)生違約情形時(shí)，違約方應(yīng)立即采取補(bǔ)救措施，減少甲方損失，若未能有效彌補(bǔ)損失，則應(yīng)在違約金不足以彌補(bǔ)損失時(shí)，補(bǔ)足差額部分。任何一方違約導(dǎo)致協(xié)議無法繼續(xù)履行的，守約方有權(quán)解除協(xié)議，并要求違約方支付違約金及賠償損失。

第七條不可抗力

不可抗力是指不能預(yù)見、不能避免并不能克服的客觀情況，包括但不限于地震、臺(tái)風(fēng)、洪水、火災(zāi)、戰(zhàn)爭、罷工、政府行為（如法律法規(guī)變更、政策調(diào)整等）、以及影響檔案管理服務(wù)的系統(tǒng)性網(wǎng)絡(luò)癱瘓或重大疫情等。任何一方因不可抗力導(dǎo)致無法履行或無法完全履行本協(xié)議義務(wù)的，不承擔(dān)違約責(zé)任，但應(yīng)在不可抗力發(fā)生后的合理期限內(nèi)通知對(duì)方，并提供相關(guān)證明文件。通知后十日內(nèi)，雙方應(yīng)根據(jù)不可抗力的影響程度，協(xié)商決定是否延期履行、部分履行或解除協(xié)議。因不可抗力造成的損失，由雙方各自承擔(dān)，除非不可抗力是由對(duì)方故意或重大過失造成的。不可抗力影響消除后，受影響方應(yīng)盡快恢復(fù)履行協(xié)議義務(wù)，并采取必要措施防止損失擴(kuò)大。若不可抗力持續(xù)超過三十日，雙方仍未達(dá)成一致，本協(xié)議可予以解除，雙方互不承擔(dān)違約責(zé)任，但應(yīng)妥善處理檔案資料返還或移交事宜，并結(jié)算已發(fā)生的服務(wù)費(fèi)用。

第八條爭議解決

因本協(xié)議引起的或與本協(xié)議有關(guān)的任何爭議，雙方應(yīng)首先通過友好協(xié)商解決；協(xié)商不成的，任何一方均有權(quán)向甲方所在地有管轄權(quán)的人民法院提起訴訟。在訴訟期間，除爭議事項(xiàng)外，雙方應(yīng)繼續(xù)履行本協(xié)議其他條款，以保證檔案保管服務(wù)的連續(xù)性。若選擇仲裁方式，雙方應(yīng)共同協(xié)商確定仲裁機(jī)構(gòu)，并可依據(jù)相關(guān)仲裁規(guī)則簽訂仲裁協(xié)議；未達(dá)成仲裁協(xié)議的，任何一方可向甲方所在地有管轄權(quán)的人民法院提起訴訟。仲裁裁決是終局的，對(duì)雙方均有約束力，仲裁費(fèi)用由敗訴方承擔(dān)。爭議解決期間，除爭議事項(xiàng)外，雙方應(yīng)避免采取任何影響檔案安全及正常保管的行為，包括但不限于擅自修改檔案、停止服務(wù)或泄露相關(guān)信息，以確保檔案資料的完整性與合規(guī)性。任何一方采取上述行為給對(duì)方造成損失的，應(yīng)承擔(dān)全部賠償責(zé)任。

第九條其他條款

1.通知方式：本協(xié)議項(xiàng)下的所有通知、請(qǐng)求、要求或其他通信均應(yīng)以書面形式，通過專人遞送、掛號(hào)信、電子郵件或傳真等方式發(fā)送至本協(xié)議首部列明的地址或聯(lián)系方式。任何一方變更聯(lián)系方式，應(yīng)至少提前5個(gè)工作日書面通知對(duì)方。以電子郵件方式發(fā)送的，發(fā)出時(shí)視為送達(dá)；以專人遞送或掛號(hào)信方式發(fā)送的，簽收日或郵寄發(fā)出后第五日視為送達(dá)。

2.協(xié)議變更：對(duì)本協(xié)議的任何修改或補(bǔ)充，均需經(jīng)雙方協(xié)商一致，并以書面形式作出，作為本協(xié)議不可分割的一部分。任何口頭約定或非書面形式的變更均無效。

3.法律適用：本協(xié)議的訂立、效力、解釋、履行及爭議解決均適用中華人民共和國法律。

4.完整協(xié)議：本協(xié)議及其附件構(gòu)成雙方就本協(xié)議標(biāo)的達(dá)成的完整協(xié)議，取代此前所有口頭或書面的協(xié)議、諒解或安排。

5.分離性：若本協(xié)議任何條款被認(rèn)定為無效或不可執(zhí)行，不影響其他條款的效力。雙方應(yīng)協(xié)商替換為內(nèi)容最接近且合法有效的條款。

6.轉(zhuǎn)讓：未經(jīng)對(duì)方事先書面同意，任何一方不得將本協(xié)議項(xiàng)下的權(quán)利或義務(wù)部分或全部轉(zhuǎn)讓給第三方。

7.利益沖突：雙方應(yīng)避免與本協(xié)議標(biāo)的產(chǎn)生利益沖突的行為，若發(fā)生沖突，應(yīng)立即通知對(duì)方并采取必要措