PAGE檔案利用制度及程序一、總則（一）目的為了規(guī)范公司/組織檔案的利用行為，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項工作中的作用，特制定本制度及程序。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有部門及員工對檔案的利用活動。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案利用活動必須嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案利用工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：在檔案利用過程中，要采取有效措施保障檔案的安全，防止檔案信息的泄露、篡改或丟失。同時，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，對涉及公司/組織機(jī)密的檔案信息予以保密。3.服務(wù)至上原則：以滿足公司/組織各項工作需求為出發(fā)點，為利用者提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案利用服務(wù)，確保檔案能夠及時、準(zhǔn)確地發(fā)揮作用。二、檔案利用的范圍與條件（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部工作需要各部門為開展日常業(yè)務(wù)、制定工作計劃、總結(jié)工作經(jīng)驗等，查閱相關(guān)檔案資料。員工為辦理入職、離職、晉升、調(diào)動等人事手續(xù)，查閱個人人事檔案。財務(wù)部門為進(jìn)行財務(wù)審計、賬目核對等工作，查閱財務(wù)檔案。法務(wù)部門為處理法律事務(wù)、審查合同等，查閱相關(guān)法律檔案。2.對外提供資料應(yīng)政府部門、合作伙伴等要求，提供公司/組織相關(guān)檔案資料作為證明或參考。在公司/組織參與招投標(biāo)、項目合作等活動中，根據(jù)要求提供必要的檔案資料。（二）利用條件1.利用者必須是公司/組織內(nèi)部員工，或經(jīng)公司/組織授權(quán)的外部人員。2.利用者應(yīng)明確檔案利用的目的和用途，并填寫《檔案利用申請表》（以下簡稱“申請表”），詳細(xì)說明所需檔案的名稱、內(nèi)容、利用時間等信息。3.涉及機(jī)密檔案的利用，利用者需簽署保密協(xié)議，承諾對檔案信息予以保密，不得泄露給任何無關(guān)人員。三、檔案利用的程序（一）提出申請利用者需填寫申請表，申請表應(yīng)包括以下內(nèi)容：1.利用者基本信息：姓名、部門、職務(wù)、聯(lián)系方式等。2.檔案利用目的：詳細(xì)說明利用檔案的具體用途。3.所需檔案信息：列出所需檔案的名稱、文號、形成時間等。4.利用時間：預(yù)計檔案利用的起止時間。利用者將申請表提交至所在部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)工作實際情況，對申請的必要性和合理性進(jìn)行審查，并簽署意見。（二）審核批準(zhǔn)申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核通過后，提交至檔案管理部門。檔案管理部門對申請表進(jìn)行進(jìn)一步審核，重點審核以下內(nèi)容：1.利用者身份及授權(quán)情況。2.檔案利用目的是否符合公司/組織規(guī)定及工作需要。3.所需檔案是否屬于本部門保管范圍，是否能夠提供。對于符合要求的申請，檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽署批準(zhǔn)意見；對于不符合要求的申請，應(yīng)及時與利用者溝通，說明原因，并要求其補(bǔ)充或修改申請內(nèi)容。（三）查閱檔案1.經(jīng)批準(zhǔn)的申請，檔案管理部門根據(jù)利用者需求，調(diào)閱相關(guān)檔案。調(diào)閱檔案時，檔案管理人員應(yīng)在專門的《檔案查閱登記表》上記錄檔案名稱、文號、查閱時間、利用者姓名等信息。2.檔案管理人員應(yīng)將調(diào)閱的檔案提供給利用者，并告知其在檔案利用過程中的注意事項，如不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，不得將檔案帶出指定查閱場所等。3.利用者應(yīng)在檔案管理部門指定的查閱場所進(jìn)行查閱，如需復(fù)印或摘錄檔案資料應(yīng)提前向檔案管理人員提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后按照規(guī)定的方式進(jìn)行復(fù)印或摘錄。復(fù)印或摘錄的檔案資料應(yīng)注明出處，并加蓋檔案管理部門印章。（四）歸還檔案1.利用完畢后，利用者應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門。檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對歸還檔案的數(shù)量、完整性等，確認(rèn)無誤后在《檔案查閱登記表》上記錄歸還時間。2.如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，利用者應(yīng)及時向檔案管理部門報告，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。檔案管理部門應(yīng)根據(jù)實際情況進(jìn)行調(diào)查處理，采取必要措施彌補(bǔ)損失。四、檔案利用的特殊情況處理（一）多人同時利用如需多人同時利用同一檔案，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請，檔案管理部門根據(jù)檔案保管情況及利用需求，合理安排查閱時間和場所，確保檔案利用工作的順利進(jìn)行。（二）檔案原件不能提供利用1.若檔案原件因特殊原因不能提供利用，檔案管理部門可根據(jù)利用者需求，提供復(fù)印件或其他形式的檔案信息替代材料。替代材料應(yīng)注明與原件的關(guān)系，并加蓋檔案管理部門印章。2.檔案管理部門應(yīng)向利用者說明不能提供原件的原因，以及替代材料的使用限制和注意事項。（三）檔案利用過程中的緊急情況在檔案利用過程中，如遇緊急情況（如涉及重大決策、突發(fā)事件處理等），利用者可向檔案管理部門提出緊急利用申請。檔案管理部門應(yīng)在確保檔案安全和符合規(guī)定的前提下，優(yōu)先處理緊急申請，及時為利用者提供所需檔案信息。五、檔案利用的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計分析，檢查檔案利用申請、查閱登記、歸還等環(huán)節(jié)的執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.公司/組織內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對檔案利用制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計監(jiān)督，重點檢查檔案利用的合規(guī)性、安全性以及檔案信息的保密情況，對發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為及時提出整改意見，并追究相關(guān)人員責(zé)任。（二）外部監(jiān)督接受政府檔案管理部門、行業(yè)協(xié)會等相關(guān)機(jī)構(gòu)的監(jiān)督檢查，積極配合其工作，按照要求提供檔案利用情況報告及相關(guān)資料，對提出的意見和建議及時進(jìn)行整改落實。六、檔案利用的安全與保密措施（一）安全措施1.檔案查閱場所應(yīng)具備必要的安全設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲等設(shè)備，確保檔案存放環(huán)境安全。2.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，及時發(fā)現(xiàn)并處理檔案存在的安全隱患，如紙張老化、字跡褪色等問題。3.在檔案利用過程中，檔案管理人員應(yīng)全程在場監(jiān)督，防止利用者因操作不當(dāng)對檔案造成損壞。（二）保密措施1.對涉及公司/組織機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密等級進(jìn)行管理，明確保密期限和知悉范圍。2.檔案管理人員應(yīng)與利用者簽訂保密協(xié)議，明確雙方的保密責(zé)任和義務(wù)。利用者在檔案利用期間，不得將檔案信息泄露給任何無關(guān)人員，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。3.檔案查閱場所應(yīng)設(shè)置專門的保密區(qū)域，限制無關(guān)人員進(jìn)入。檔案管理人員應(yīng)對利用者查閱檔案的行為進(jìn)行監(jiān)督，防止其在查閱過程中泄露檔案信息。4.對檔案利用過程中產(chǎn)生的復(fù)印件、摘錄件等資料，檔案管理人員應(yīng)按照保密要求進(jìn)行管理，確保其不被隨意擴(kuò)散。七、檔案利用的收費(fèi)規(guī)定（一）收費(fèi)原則1.對于公司/組織內(nèi)部員工因工作需要正常查閱、復(fù)印檔案資料，原則上不收取費(fèi)用。2.對于外部單位或個人因非工作需要查閱、復(fù)印檔案資料，或因特殊情況需提供額外服務(wù)的，可根據(jù)實際成本收取一定費(fèi)用。（二）收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)1.復(fù)印費(fèi)用：根據(jù)紙張規(guī)格、復(fù)印數(shù)量等因素，按照市場合理價格確定收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)。一般A4紙單面復(fù)印每張[X]元，雙面復(fù)印每張[X]元。2.摘錄費(fèi)用：根據(jù)摘錄內(nèi)容的難易程度、篇幅長短等，按照每千字[X]元的標(biāo)準(zhǔn)收取費(fèi)用。3.其他特殊服務(wù)費(fèi)用：如檔案整理、翻譯等，根據(jù)實際工作量和市場行情確定收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)。（三）收費(fèi)程序1.檔案管理部門在收到利用者的檔案利用申請時，如涉及收費(fèi)項目，應(yīng)向利用者明確告知收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)和收費(fèi)金額，并填寫《檔案利用收費(fèi)通知單》。2.利用者在確認(rèn)收費(fèi)金額后，按照通知單要求繳納費(fèi)用。檔案管理部門在收到費(fèi)用后，開具正式發(fā)票，并將發(fā)票及相關(guān)檔案利用資料一并提供給利用