PAGE鄉(xiāng)政府檔案管理制度一、總則（一）目的為加強鄉(xiāng)政府檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在鄉(xiāng)政府工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于鄉(xiāng)政府機關各部門、各下屬事業(yè)單位在工作中形成的各種門類和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：鄉(xiāng)政府檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，由鄉(xiāng)政府綜合檔案室負責全鄉(xiāng)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。2.真實完整原則：確保檔案內(nèi)容真實、準確、完整，如實反映鄉(xiāng)政府各項工作的歷史過程和實際情況。3.便于利用原則：檔案管理應便于檔案的查閱和利用，提高工作效率，為鄉(xiāng)政府各項工作提供有效支持。4.安全保密原則：加強檔案的安全保密工作，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）綜合檔案室綜合檔案室是鄉(xiāng)政府檔案管理的職能部門，負責全鄉(xiāng)檔案工作的組織、協(xié)調(diào)和指導，具體職責如下：1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定鄉(xiāng)政府檔案管理制度并組織實施。2.負責收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用鄉(xiāng)政府機關各部門、各下屬事業(yè)單位形成的檔案。3.指導各部門、各下屬事業(yè)單位的檔案工作，開展檔案業(yè)務培訓和交流活動。4.負責檔案信息化建設，推進檔案管理的現(xiàn)代化、規(guī)范化和科學化。5.參與重大活動和重要項目的檔案管理工作，確保檔案資料的完整和準確。（二）各部門、各下屬事業(yè)單位檔案管理職責1.負責本部門、本單位在工作中形成的各種文件材料的收集、整理和歸檔工作，確保檔案資料的齊全、完整。2.明確一名檔案管理人員，負責本部門、本單位檔案的日常管理和移交工作，并接受綜合檔案室的業(yè)務指導。3.按照檔案管理的有關規(guī)定，定期向綜合檔案室移交檔案，確保檔案管理的連續(xù)性和系統(tǒng)性。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級機關下發(fā)的與本鄉(xiāng)工作有關的文件、指示、通知等。2.鄉(xiāng)政府制定的各類政策文件、工作計劃、工作總結(jié)、會議記錄、統(tǒng)計報表等。3.鄉(xiāng)政府各部門在履行職責過程中形成的文件材料，如請示、報告、批復、合同、協(xié)議等。4.鄉(xiāng)政府組織的各類會議、活動、調(diào)研、檢查等形成的文件材料、照片及音像資料。5.下屬事業(yè)單位在業(yè)務工作中形成的文件材料，如業(yè)務報表、技術資料、科研成果等。6.反映本鄉(xiāng)政治、經(jīng)濟、文化、社會等方面發(fā)展情況的各類資料。（二）收集要求1.各部門、各下屬事業(yè)單位應明確專人負責檔案收集工作，確保檔案收集的及時性和完整性。2.對收集到的文件材料，要進行認真核對，確保文件內(nèi)容真實、準確、完整，簽字蓋章齊全。3.對重要文件和資料，要及時進行備份，防止丟失。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.符合國家有關檔案整理的標準和規(guī)范。（四）整理方法1.文書檔案：按照年度、保管期限、機構(gòu)（問題）進行分類整理，編制案卷目錄。2.科技檔案：按照項目、專業(yè)、時間等進行分類整理，建立檔案臺賬。3.會計檔案：按照會計憑證、會計賬簿、財務報告等類別進行整理，裝訂成冊，編制會計檔案目錄。4.聲像檔案：按照載體形式、內(nèi)容主題等進行分類整理，編制聲像檔案目錄，并注明拍攝時間、地點、人物等信息。5.電子檔案：按照文件類別、年度、保管期限等進行分類整理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，并進行備份。四、檔案的保管（一）保管場所綜合檔案室應具備專門的檔案庫房，庫房應符合防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等要求，確保檔案的安全保管。（二）保管設備1.配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，確保檔案存放整齊、有序。2.安裝防火、防盜、防潮、防蟲等設施設備，如消防器材、監(jiān)控設備、除濕機、防蟲藥等。3.配備檔案管理專用計算機、服務器、存儲設備等，用于檔案的數(shù)字化管理和信息存儲。（三）檔案保管要求1.按照檔案的類別、保管期限等進行分類存放，便于查找和利用。2.對檔案進行定期檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。3.對破損、褪色的檔案，應及時進行修復或復制，確保檔案的完整性。4.嚴格遵守檔案借閱制度，防止檔案丟失或損壞。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關檔案鑒定的標準和規(guī)定，結(jié)合鄉(xiāng)政府工作實際，對檔案進行科學鑒定。2.堅持全面的歷史觀點，準確判定檔案的保存價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由綜合檔案室負責人、各部門檔案管理人員及相關業(yè)務人員組成，負責對檔案進行鑒定。（三）鑒定方法1.對檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等進行綜合分析，判斷其保存價值。2.參考檔案的利用情況，對利用率低、保存價值不大的檔案進行重點鑒定。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案鑒定工作小組提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀清冊》。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)綜合檔案室負責人審核，報鄉(xiāng)政府分管領導批準后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀工作的徹底性和安全性。監(jiān)銷人應在銷毀清冊上簽字，并注明銷毀日期。4.銷毀后的檔案應及時在檔案目錄中注銷，并做好相關記錄。六、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計工作1.綜合檔案室應建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。2.定期編制檔案統(tǒng)計報表，向上級主管部門和鄉(xiāng)政府領導報送檔案工作情況。3.對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行分析研究，為檔案管理決策提供依據(jù)。（二）移交工作1.各部門、各下屬事業(yè)單位應按照規(guī)定的時間和要求，將本部門、本單位形成的檔案定期移交綜合檔案室。2.移交檔案時，應填寫《檔案移交清單》，雙方簽字確認。3.綜合檔案室應對移交的檔案進行認真核對和驗收，確保檔案的質(zhì)量和完整性。七、檔案的利用（一）利用范圍1.為鄉(xiāng)政府各項工作提供決策依據(jù)和參考資料。2.為解決工作中的問題提供歷史憑證。3.為社會各界提供有關本鄉(xiāng)政治、經(jīng)濟、文化等方面的信息服務。（二）利用方式1.查閱利用：設立檔案查閱室，為利用者提供檔案查閱服務。利用者查閱檔案時，應填寫《檔案查閱登記表》，經(jīng)綜合檔案室負責人批準后，方可查閱。2.借閱利用：因工作需要借閱檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱期限和歸還日期等，經(jīng)綜合檔案室負責人批準后，辦理借閱手續(xù)。借閱者應妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。3.復制利用：利用者如需復制檔案，應填寫《檔案復制申請表》，經(jīng)綜合檔案室負責人批準后，按照規(guī)定的程序進行復制。復制的檔案應加蓋綜合檔案室印章，并注明出處。（三）利用登記綜合檔案室應建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱、復制等利用情況進行詳細記錄，包括利用者姓名、單位、利用時間、利用目的、檔案名稱及數(shù)量等信息。八、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡化和智能化。2.提高檔案管理的工作效率和服務質(zhì)量，為利用者提供便捷、高效的檔案信息服務。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進行掃描錄入，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲。2.檔案管理系統(tǒng)建設：開發(fā)或選用適合鄉(xiāng)政府檔案管理的信息化系統(tǒng)平臺，實現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用等業(yè)務流程的信息化管理。3.信息安全管理：加強檔案信息化系統(tǒng)的安全防護，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲、用戶認證、訪問控制等措施，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理