PAGE政府建立檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)政府檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，有效發(fā)揮檔案在政府工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于政府各部門(mén)、各直屬機(jī)構(gòu)及其所屬單位在工作活動(dòng)中形成的各種門(mén)類(lèi)和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。政府檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則。檔案應(yīng)如實(shí)反映政府工作活動(dòng)的真實(shí)情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則。全面收集、整理政府工作中形成的各類(lèi)檔案，確保檔案的齊全完整。4.安全性原則。采取有效措施，保障檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。（四）管理職責(zé)1.政府辦公廳（室）負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)政府檔案管理工作，制定檔案管理制度和工作規(guī)范，監(jiān)督檢查各部門(mén)檔案管理工作。2.各部門(mén)應(yīng)設(shè)立檔案管理機(jī)構(gòu)或指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案管理工作，確保檔案管理工作的正常開(kāi)展。3.檔案管理人員應(yīng)具備專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作。二、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與本部門(mén)工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.本部門(mén)形成的各類(lèi)文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。3.本部門(mén)與其他部門(mén)或單位往來(lái)的公文、函件、合同、協(xié)議等。4.本部門(mén)組織的各類(lèi)活動(dòng)形成的照片、錄像、錄音、實(shí)物等資料。5.本部門(mén)工作人員在工作中形成的個(gè)人業(yè)務(wù)檔案，如工作筆記、調(diào)研報(bào)告等。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，及時(shí)收集本部門(mén)工作活動(dòng)中形成的檔案材料，確保檔案的及時(shí)、完整收集。2.對(duì)收集到的檔案材料，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。3.對(duì)于重要檔案材料，應(yīng)實(shí)行專(zhuān)人負(fù)責(zé)收集，確保檔案的安全。（三）整理方法1.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.檔案整理應(yīng)按照分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類(lèi)，一般可分為文書(shū)檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案等。3.文書(shū)檔案應(yīng)按照年度、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）、保管期限進(jìn)行分類(lèi)整理，編制歸檔文件目錄。4.科技檔案應(yīng)按照項(xiàng)目、專(zhuān)業(yè)、時(shí)間等進(jìn)行分類(lèi)整理，建立檔案臺(tái)賬。5.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)按照會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等類(lèi)別進(jìn)行分類(lèi)整理，裝訂成冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案目錄。6.聲像檔案應(yīng)按照內(nèi)容、時(shí)間、載體等進(jìn)行分類(lèi)整理，標(biāo)注相關(guān)信息，編制聲像檔案目錄。7.實(shí)物檔案應(yīng)按照種類(lèi)、來(lái)源、時(shí)間等進(jìn)行分類(lèi)整理，建立實(shí)物檔案清單。三、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.政府應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，用于存放各類(lèi)檔案。檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防磁等功能。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度、濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器等。（二）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案是指反映政府主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案。3.長(zhǎng)期保管的檔案是指反映政府一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)政府工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為16年至50年。4.短期保管的檔案是指反映政府一般性工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)政府工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為5年以下。（三）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。2.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，對(duì)電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.對(duì)超過(guò)保管期限的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷(xiāo)毀，確保檔案的質(zhì)量和安全。四、檔案的利用（一）利用范圍1.政府工作人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.社會(huì)組織和公民因合法權(quán)益需要查閱、利用政府檔案。3.國(guó)家機(jī)關(guān)之間因工作需要相互查閱、利用檔案。（二）利用程序1.政府工作人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱、借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門(mén)辦理查閱、借閱手續(xù)。2.社會(huì)組織和公民查閱、利用政府檔案，應(yīng)持有效證件，向檔案管理部門(mén)提出申請(qǐng)，經(jīng)審核批準(zhǔn)后，按照規(guī)定辦理查閱、利用手續(xù)。3.國(guó)家機(jī)關(guān)之間查閱、利用檔案，應(yīng)通過(guò)正式函件提出申請(qǐng)，經(jīng)檔案管理部門(mén)審核批準(zhǔn)后，按照規(guī)定辦理查閱、利用手續(xù)。（三）利用要求1.查閱、借閱檔案應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的場(chǎng)所進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。2.查閱、借閱檔案應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得涂改、圈劃、污損、抽取、撤換檔案材料。3.查閱、借閱檔案應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。五、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定組織政府應(yīng)成立檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織領(lǐng)導(dǎo)。檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組由政府辦公廳（室）負(fù)責(zé)人、各部門(mén)檔案管理負(fù)責(zé)人等組成。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.檔案鑒定應(yīng)依據(jù)檔案保管期限表和國(guó)家有關(guān)規(guī)定，對(duì)檔案的價(jià)值進(jìn)行評(píng)估。2.檔案鑒定應(yīng)從檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等方面進(jìn)行綜合分析，確定檔案的保管期限和存毀價(jià)值。（三）銷(xiāo)毀程序1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)超過(guò)保管期限的檔案進(jìn)行清理，編制檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)。2.檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)應(yīng)經(jīng)檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組審核批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。3.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)，在檔案管理部門(mén)和紀(jì)檢監(jiān)察部門(mén)的監(jiān)督下進(jìn)行。4.檔案銷(xiāo)毀后，應(yīng)在檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上注明銷(xiāo)毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式等，并由監(jiān)銷(xiāo)人員簽字確認(rèn)。六、電子檔案管理（一）管理原則1.電子檔案管理應(yīng)遵循國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保電子檔案的真實(shí)、完整、可用和安全。2.電子檔案管理應(yīng)與紙質(zhì)檔案管理相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案的同步管理。（二）收集與整理1.各部門(mén)應(yīng)及時(shí)收集本部門(mén)工作活動(dòng)中形成的電子文件，確保電子文件的及時(shí)、完整收集。2.電子文件應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行整理，建立電子文件目錄。3.電子文件應(yīng)進(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ)，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。（三）保管與利用1.電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并異地存放。2.電子檔案的利用應(yīng)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行，確保電子檔案的安全和保密。3.電子檔案管理人員應(yīng)具備專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能，熟悉電子檔案管理業(yè)務(wù)，負(fù)責(zé)電子檔案的收集、整理、保管、利用等工作。七、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)1.建立政府檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化、自動(dòng)化和網(wǎng)絡(luò)化。2.提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平，為政府工作提供有力的檔案支持。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案收集、整理、保管、利用、鑒定、銷(xiāo)毀等功能。2.檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)與政府辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、電子政務(wù)系統(tǒng)等進(jìn)行對(duì)接，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享和交換。3.檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)配備必要的安全防護(hù)設(shè)施，確保檔案信息的安全。（三）建設(shè)要求1.檔案信息化建設(shè)應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性、可靠性和安全性。2.檔案信息化建設(shè)應(yīng)注重實(shí)用性和可操作性，滿(mǎn)足檔案管理工作的實(shí)際需要。3.檔案信息化建設(shè)應(yīng)加強(qiáng)培訓(xùn)和宣傳，提高檔案管理人員的信息化水平和應(yīng)用能力。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體政府辦公廳（室）負(fù)責(zé)對(duì)各部門(mén)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案收集、整理、保管、利用等工作的開(kāi)展情況。3.檔案信息化建設(shè)的推進(jìn)情況。4.檔案安全保密措施的落實(shí)情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查。政府辦公廳（室）定期對(duì)各部門(mén)檔案管理工作進(jìn)行檢查，檢查結(jié)果進(jìn)行通報(bào)。2.不定期抽查。政