PAGE檔案登記與統(tǒng)計制度一、總則（一）目的為加強本公司/組織檔案管理，確保檔案信息的準確、完整和可追溯，規(guī)范檔案登記與統(tǒng)計工作，依據國家相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內各部門、各分支機構在檔案形成、整理、保管、利用等過程中的登記與統(tǒng)計工作。（三）基本原則1.真實性原則：檔案登記與統(tǒng)計數據必須真實、準確地反映檔案管理的實際情況。2.完整性原則：涵蓋檔案管理的各個環(huán)節(jié)和各類檔案信息，確保登記與統(tǒng)計內容全面。3.及時性原則：及時進行檔案登記與統(tǒng)計，保證數據的時效性。4.保密性原則：對涉及檔案機密信息的登記與統(tǒng)計數據嚴格保密。二、檔案登記（一）檔案形成登記1.文件材料收集登記各部門在文件材料形成過程中，應指定專人負責收集，并填寫《文件材料收集登記表》。登記表應包括文件材料的名稱、文號、來源、形成日期、份數、頁數等基本信息。2.電子文件形成登記對于電子文件，應在文件創(chuàng)建或接收時進行登記。登記內容包括文件的題名、日期、來源、格式、大小、存儲位置等，并確保電子文件的元數據完整準確。（二）檔案整理登記1.分類登記在檔案整理過程中，按照檔案分類方案對檔案進行分類，并在《檔案分類登記表》中記錄每類檔案的起始編號、數量、形成時間范圍等信息。2.編號登記為每一份檔案或檔案案卷賦予唯一的編號，并在《檔案編號登記表》中詳細記錄編號、對應檔案名稱、所屬類別、保管期限等內容。（三）檔案保管登記1.庫房存儲登記建立《檔案庫房存儲登記表》，記錄檔案庫房的位置、面積分區(qū)、存儲檔案類別及數量、存儲時間等信息。同時，對庫房內的溫濕度、消防設施、安全設備等情況進行定期登記。2.設備使用登記對用于檔案保管的各類設備，如檔案架、密集架、除濕機、空調等，進行使用登記。記錄設備的型號、購置時間、啟用時間、維護保養(yǎng)記錄等。（四）檔案利用登記1.借閱登記凡因工作需要借閱檔案的，應填寫《檔案借閱登記表》。登記表內容包括借閱人姓名、部門、借閱日期、歸還日期、檔案名稱及編號、借閱用途等。2.查閱登記對于檔案查閱情況，應在《檔案查閱登記表》中記錄查閱人姓名、部門、查閱日期、查閱檔案名稱及編號、查閱內容摘要等信息。3.復制登記若需復制檔案，需填寫《檔案復制登記表》，注明復制人姓名、部門、復制日期、檔案名稱及編號、復制份數、用途等。三、檔案統(tǒng)計（一）統(tǒng)計內容1.檔案數量統(tǒng)計定期統(tǒng)計各類檔案的數量，包括永久、長期、短期檔案的數量，以及不同門類、載體檔案的數量。2.檔案利用情況統(tǒng)計統(tǒng)計檔案的借閱次數、查閱人次、復制份數等利用數據，分析檔案利用趨勢。3.檔案保管狀況統(tǒng)計對檔案庫房的溫濕度、安全檢查情況、設備運行狀況等進行統(tǒng)計分析，評估檔案保管環(huán)境。（二）統(tǒng)計周期1.月度統(tǒng)計每月末對當月檔案登記與利用情況進行統(tǒng)計匯總，形成月度統(tǒng)計報表。2.年度統(tǒng)計每年底進行全面的檔案統(tǒng)計工作，編制年度檔案統(tǒng)計報告，包括全年檔案管理工作的各項數據及分析總結。（三）統(tǒng)計方法1.人工統(tǒng)計對于部分通過手工登記的檔案信息，采用人工方式進行數據匯總和計算。2.系統(tǒng)統(tǒng)計利用檔案管理信息系統(tǒng)，自動生成各類統(tǒng)計報表，提高統(tǒng)計工作的效率和準確性。（四）統(tǒng)計報表1.月度檔案登記與利用情況報表報表內容包括本月檔案形成數量、整理數量、保管情況、利用人次及次數、復制份數等。2.年度檔案統(tǒng)計報告報告應涵蓋本年度檔案管理工作的總體情況，包括檔案數量變化、利用情況分析、保管狀況評估、存在問題及改進措施等。四、檔案登記與統(tǒng)計工作流程（一）數據收集1.各部門檔案管理人員按照規(guī)定的登記表格，及時收集檔案形成、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)的相關信息。2.檔案庫房管理人員負責收集庫房存儲及設備使用等方面的登記數據。（二）數據錄入1.將收集到的檔案登記與統(tǒng)計數據錄入檔案管理信息系統(tǒng)或相關電子表格。2.錄入人員應確保數據的準確性和完整性，對錄入的數據進行認真核對。（三）數據審核1.檔案管理部門負責人對錄入的數據進行審核，檢查數據是否符合登記與統(tǒng)計要求。2.對于審核中發(fā)現的問題，及時反饋給相關錄入人員進行修正。（四）統(tǒng)計分析1.根據審核后的登記數據，按照規(guī)定的統(tǒng)計周期進行統(tǒng)計分析。2.運用數據分析工具和方法，對檔案數量、利用情況、保管狀況等進行深入分析，為檔案管理決策提供依據。（五）報表編制1.依據統(tǒng)計分析結果，編制月度檔案登記與利用情況報表和年度檔案統(tǒng)計報告。2.報表和報告應格式規(guī)范、內容清晰、數據準確，并經檔案管理部門負責人審核簽字。（六）報送與存檔1.月度報表于次月上旬報送公司/組織相關領導和部門。2.年度統(tǒng)計報告于次年一季度報送，并將所有檔案登記與統(tǒng)計資料進行整理歸檔。五、檔案登記與統(tǒng)計工作的監(jiān)督與檢查（一）內部監(jiān)督1.檔案管理部門定期對各部門的檔案登記與統(tǒng)計工作進行自查，檢查登記與統(tǒng)計數據的準確性、完整性和及時性。2.建立內部監(jiān)督機制，對檔案登記與統(tǒng)計工作中的違規(guī)行為進行及時糾正和處理。（二）外部檢查1.接受上級主管部門、檔案行政管理部門等的監(jiān)督檢查，積極配合提供相關檔案登記與統(tǒng)計資料。2.根據外部檢查意見，及時整改檔案登記與統(tǒng)計工作中存在的問題。六、檔案登記與統(tǒng)計工作的信息化建設（一）系統(tǒng)功能要求1.檔案管理信息系統(tǒng)應具備完善的檔案登記與統(tǒng)計功能模塊，能夠自動記錄和匯總各類檔案信息。2.系統(tǒng)應支持數據的分類查詢、統(tǒng)計分析、報表生成等功能，方便檔案管理人員進行操作。（二）數據安全保障1.加強檔案登記與統(tǒng)計數據的安全管理，采取數據備份、加密存儲、訪問控制等措施，防止數據丟失、泄露和篡改。2.定期對檔案管理信息系統(tǒng)進行安全評估和維護，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。（三）系統(tǒng)培訓與應用1.根據檔案登記與統(tǒng)計工作的實際需求，對檔案管理人員進行系統(tǒng)培訓，使其熟練掌握系統(tǒng)操作技能。2.推動檔案登記與統(tǒng)計工作的信息化應用，逐步實現檔案管理工作的數字化、智能化。七、檔案登記與統(tǒng)計工作的人員職責（一）檔案管理人員職責1.負責本部門檔案的形成登記、整理登記、保管登記和利用登記工作，確保登記信息準確、完整。2.按照規(guī)定的統(tǒng)計周期和方法，及時進行檔案統(tǒng)計工作，編制統(tǒng)計報表。3.協助檔案管理部門負責人對檔案登記與統(tǒng)計工作進行監(jiān)督檢查和分析總結。（二）檔案管理部門負責人職責1.組織制定和完善檔案登記與統(tǒng)計制度，確保制度的有效執(zhí)行。2.審核檔案登記與統(tǒng)計數據和報表，對檔案管理工作進行全面監(jiān)督和指導。3.向上級領導匯報檔案登記與統(tǒng)計工作情況，為檔案管理決策提供依據。（三）公司/組織領導職責1.重視檔案登記與統(tǒng)計工作，為檔案管理提供必要的資源支持。2.審閱年度檔案統(tǒng)計報告，對檔案管理工作提出指導意見和要求。八、附則（一）解釋權