PAGE機(jī)關(guān)檔案制度管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本機(jī)關(guān)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在機(jī)關(guān)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本機(jī)關(guān)各部門在工作活動(dòng)中形成的各種門類和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則機(jī)關(guān)檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映機(jī)關(guān)工作活動(dòng)的真實(shí)情況，不得篡改、偽造檔案內(nèi)容。3.完整性原則應(yīng)保證檔案的齊全完整，涵蓋機(jī)關(guān)工作的各個(gè)方面和各個(gè)環(huán)節(jié)。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，確保檔案信息不泄露。5.便于利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，提高工作效率。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)機(jī)關(guān)檔案的集中統(tǒng)一管理。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。2.制定和完善檔案管理制度，指導(dǎo)各部門的檔案工作。3.對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目，建立檔案檢索系統(tǒng)。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，確保檔案的安全和完整。5.做好檔案的保密工作，防止檔案信息泄露。6.積極開展檔案的開發(fā)利用工作，為機(jī)關(guān)工作提供服務(wù)。（三）各部門職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作。2.嚴(yán)格按照檔案管理部門的要求，及時(shí)將本部門形成的檔案整理歸檔，確保檔案的質(zhì)量。3.配合檔案管理部門做好檔案的清查、核對(duì)和利用等工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的與本機(jī)關(guān)工作有關(guān)的文件、指示、規(guī)定等。2.本機(jī)關(guān)形成的各種文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。3.本機(jī)關(guān)與其他單位簽訂的合同、協(xié)議、信函等。4.本機(jī)關(guān)工作人員在工作中形成的各種業(yè)務(wù)文件、技術(shù)資料、科研成果等。5.本機(jī)關(guān)組織的各種活動(dòng)的文件、照片、錄像等資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時(shí)將本部門形成的檔案收集齊全，不得遺漏。2.收集的檔案應(yīng)保持原始材料的完整性，不得隨意涂改、剪裁。3.對(duì)重要的檔案應(yīng)進(jìn)行備份，確保檔案的安全。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和檢索。（四）整理方法1.分類按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等特征進(jìn)行分類，可分為黨群工作類、行政管理類、業(yè)務(wù)工作類等。2.編號(hào)對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。3.編目編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，目錄應(yīng)準(zhǔn)確反映檔案的內(nèi)容和存放位置。4.裝訂對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間1.文書檔案應(yīng)在次年上半年歸檔。2.業(yè)務(wù)檔案應(yīng)在業(yè)務(wù)工作結(jié)束后及時(shí)歸檔。3.其他檔案應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況確定歸檔時(shí)間。（二）歸檔要求1.歸檔的檔案應(yīng)齊全完整，符合整理要求。2.檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序排列，裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、編號(hào)、年度等信息。3.編制檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。（三）保管期限1.永久保管凡是反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本機(jī)關(guān)、國家建設(shè)和歷史研究有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.定期保管定期保管的檔案分為30年、10年兩種。凡是在相當(dāng)長時(shí)期內(nèi)本機(jī)關(guān)需要查考利用的檔案，列為30年保管；凡是在較短時(shí)期內(nèi)本機(jī)關(guān)需要查考利用的檔案，列為10年保管。（四）保管條件1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器等。3.定期對(duì)檔案庫房進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案的安全。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國家有關(guān)法律法規(guī)和機(jī)關(guān)檔案管理制度為依據(jù)。2.從機(jī)關(guān)工作的實(shí)際需要出發(fā)，準(zhǔn)確判定檔案的價(jià)值。3.在全面分析檔案內(nèi)容的基礎(chǔ)上，綜合考慮檔案的保存價(jià)值和保管期限。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成。（三）鑒定方法1.直接鑒定法對(duì)檔案逐件進(jìn)行審查，分析檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間等因素，確定其價(jià)值。2.綜合鑒定法結(jié)合檔案的保管期限、利用率等因素，綜合判斷檔案的價(jià)值。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見。2.填寫檔案銷毀清冊(cè)，注明檔案的名稱、編號(hào)、年度、保管期限、銷毀原因等信息。3.報(bào)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人審批。4.經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員和監(jiān)銷人員共同銷毀檔案，并在銷毀清冊(cè)上簽字。5.銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存。六、檔案的統(tǒng)計(jì)與檢索（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案的數(shù)量、種類、保管期限等情況。2.檔案的收進(jìn)、移出、整理、鑒定、銷毀等情況。3.檔案的利用情況，如查閱人次、查閱文件數(shù)量等。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，定期對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.利用計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，提高統(tǒng)計(jì)工作的效率和準(zhǔn)確性。（三）檢索工具1.編制案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄、全引目錄等紙質(zhì)檢索工具。2.建立電子檔案檢索系統(tǒng)，如檔案數(shù)據(jù)庫、索引等，方便檔案的查閱和利用。七、檔案的利用（一）利用原則1.依法利用原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)，確保檔案利用的合法性。2.服務(wù)機(jī)關(guān)工作原則檔案利用應(yīng)緊密圍繞機(jī)關(guān)工作的需要，為機(jī)關(guān)決策、管理、業(yè)務(wù)工作等提供支持。3.保密原則在檔案利用過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。（二）利用范圍1.本機(jī)關(guān)工作人員因工作需要查閱檔案。2.上級(jí)機(jī)關(guān)、有關(guān)部門因工作需要查閱檔案。3.司法機(jī)關(guān)、社會(huì)組織等因工作需要查閱檔案。（三）利用程序1.查閱檔案應(yīng)填寫查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、內(nèi)容、范圍等信息。2.經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可查閱檔案。3.查閱檔案應(yīng)在檔案閱覽室進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出。4.如需復(fù)印、摘抄檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并注明出處。5.查閱檔案應(yīng)遵守檔案管理部門的規(guī)定，愛護(hù)檔案，不得涂改、損壞檔案。八、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索和利用。2.提高檔案管理的效率和質(zhì)量，降低檔案管理成本。3.促進(jìn)檔案信息資源的共享和開發(fā)利用。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理等數(shù)字化轉(zhuǎn)換，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)開發(fā)或選用適合本機(jī)關(guān)的電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、檢索、利用等全過程的信息化管理。3.網(wǎng)絡(luò)建設(shè)建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的遠(yuǎn)程傳輸和共享。（三）信息化管理要求1.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案