PAGE鄉(xiāng)政府檔案借閱制度一、總則1.目的為了加強(qiáng)鄉(xiāng)政府檔案的管理，規(guī)范檔案借閱行為，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案的作用，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于鄉(xiāng)政府機(jī)關(guān)各部門、所屬事業(yè)單位及因工作需要借閱檔案的外部單位或個(gè)人。3.檔案定義本制度所指檔案是鄉(xiāng)政府在履行職能活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。二、檔案借閱原則1.依法依規(guī)原則檔案借閱必須嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)以及本制度的規(guī)定，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.安全保密原則借閱過程中要采取有效措施確保檔案安全，防止檔案丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。對涉及國家機(jī)密、工作秘密等重要檔案要嚴(yán)格保密，嚴(yán)禁違規(guī)傳播。3.服務(wù)工作原則檔案借閱工作要以服務(wù)鄉(xiāng)政府各項(xiàng)工作為宗旨，在確保檔案安全和保密的前提下，為借閱者提供必要的便利，促進(jìn)工作的順利開展。4.審批登記原則所有檔案借閱必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批流程，并進(jìn)行詳細(xì)的登記，記錄借閱時(shí)間、借閱人、借閱內(nèi)容、歸還時(shí)間等信息。三、檔案借閱審批流程1.內(nèi)部借閱審批鄉(xiāng)政府機(jī)關(guān)各部門因工作需要借閱檔案，由部門負(fù)責(zé)人填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱檔案名稱及數(shù)量、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等內(nèi)容，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)工作實(shí)際情況進(jìn)行審核，如同意借閱，在申請表上簽署意見并交檔案室辦理借閱手續(xù)。2.所屬事業(yè)單位借閱審批所屬事業(yè)單位借閱檔案，需由單位負(fù)責(zé)人向鄉(xiāng)政府辦公室提出申請，填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)鄉(xiāng)政府辦公室審核后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，到檔案室辦理借閱手續(xù)。3.外部單位借閱審批外部單位因工作需要借閱鄉(xiāng)政府檔案，必須持有單位正式介紹信，說明借閱目的、內(nèi)容及范圍等，填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)鄉(xiāng)政府辦公室審核，報(bào)鄉(xiāng)長審批。審批同意后，方可辦理借閱手續(xù)。4.特殊檔案借閱審批涉及重要機(jī)密、敏感信息的檔案借閱，除按上述流程審批外，還需經(jīng)保密部門審核同意，并嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行借閱管理。四、檔案借閱登記1.登記內(nèi)容檔案室工作人員在辦理檔案借閱手續(xù)時(shí)，要詳細(xì)登記借閱人姓名、單位、聯(lián)系方式、借閱時(shí)間、借閱檔案名稱及數(shù)量、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息。2.登記方式采用紙質(zhì)登記簿和電子登記系統(tǒng)相結(jié)合的方式進(jìn)行登記。紙質(zhì)登記簿要妥善保存，以備查閱；電子登記系統(tǒng)要及時(shí)更新，確保信息準(zhǔn)確完整，便于查詢和統(tǒng)計(jì)分析。3.登記審核登記完成后，檔案室工作人員要對登記內(nèi)容進(jìn)行認(rèn)真審核，確保信息準(zhǔn)確無誤。如發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)與借閱人溝通核實(shí)，并進(jìn)行更正。五、檔案借閱期限1.一般檔案借閱期限一般情況下，檔案借閱期限不得超過[X]個(gè)工作日。因特殊情況需要延長借閱期限的，借閱人應(yīng)提前向檔案室提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長，但延長時(shí)間不得超過[X]個(gè)工作日。2.重要檔案借閱期限對于重要檔案，借閱期限根據(jù)實(shí)際工作需要確定，但最長不得超過[X]個(gè)工作日。如需繼續(xù)使用，應(yīng)重新辦理借閱手續(xù)。3.逾期處理借閱人應(yīng)按時(shí)歸還檔案。如逾期未還，檔案室工作人員要及時(shí)催還。對逾期不還的借閱人，要進(jìn)行記錄，并暫停其再次借閱檔案的資格，直至歸還檔案并說明原因。情節(jié)嚴(yán)重的，要按照有關(guān)規(guī)定追究責(zé)任。六、檔案借閱數(shù)量及范圍1.借閱數(shù)量借閱人每次借閱檔案的數(shù)量一般不得超過[X]卷（冊）。因工作需要確需多卷（冊）借閱的，要經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.借閱范圍借閱人只能在規(guī)定的范圍內(nèi)借閱檔案，不得擅自擴(kuò)大借閱范圍。如需查閱其他檔案，應(yīng)重新辦理借閱申請手續(xù)。檔案室工作人員要嚴(yán)格按照審批范圍提供檔案，不得超范圍借閱。七、檔案借閱要求1.借閱人責(zé)任借閱人要妥善保管所借檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、圈劃、污損、抽取、撤換、摘抄、復(fù)制檔案內(nèi)容。借閱人在借閱期間要確保檔案安全，不得將檔案帶出檔案室指定區(qū)域存放。如需在檔案室以外地點(diǎn)查閱檔案，必須經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在指定地點(diǎn)查閱，查閱完畢后及時(shí)歸還檔案室。借閱人在檔案使用完畢后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案室。歸還時(shí)，要認(rèn)真檢查檔案是否完整無損，如有損壞、丟失等情況，要及時(shí)報(bào)告檔案室，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。2.檔案室工作人員責(zé)任檔案室工作人員要嚴(yán)格按照本制度辦理檔案借閱手續(xù)，認(rèn)真審核借閱申請，確保借閱行為合法合規(guī)。檔案室工作人員要為借閱人提供必要的幫助和指導(dǎo)，協(xié)助借閱人查找所需檔案資料。檔案室工作人員要定期對借閱檔案進(jìn)行清理核對，確保檔案按時(shí)歸還，對逾期未還的檔案及時(shí)進(jìn)行催還。檔案室工作人員要做好檔案借閱過程中的安全保密工作，防止檔案信息泄露。八、檔案歸還1.歸還時(shí)間借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)按時(shí)歸還檔案。如遇特殊情況不能按時(shí)歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.歸還檢查檔案歸還時(shí)，檔案室工作人員要對檔案進(jìn)行認(rèn)真檢查，核對檔案數(shù)量、內(nèi)容是否完整，有無損壞、涂改等情況。如發(fā)現(xiàn)問題，要及時(shí)與借閱人核實(shí)，并做好記錄。3.歸還登記檔案歸還后，檔案室工作人員要在借閱登記簿上進(jìn)行歸還登記，注明歸還時(shí)間、檔案是否完好等信息。九、檔案復(fù)制1.復(fù)制申請借閱人因工作需要復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請表》，注明復(fù)制目的、復(fù)制內(nèi)容、復(fù)制數(shù)量等信息，按照檔案借閱審批流程進(jìn)行審批。2.復(fù)制審批一般性檔案復(fù)制，經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人審批同意后即可辦理復(fù)制手續(xù)。涉及重要機(jī)密、敏感信息的檔案復(fù)制，除經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人審批外，還需報(bào)保密部門審核同意，并嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行復(fù)制管理。3.復(fù)制方式檔案室工作人員應(yīng)根據(jù)檔案的性質(zhì)和復(fù)制要求，選擇合適的復(fù)制方式，如復(fù)印、掃描、拍照等。復(fù)制過程中要確保復(fù)制內(nèi)容清晰、完整，與原件一致。對于電子檔案的復(fù)制，要嚴(yán)格遵守電子檔案管理規(guī)定，采用安全可靠的方式進(jìn)行復(fù)制，防止電子檔案信息泄露或被篡改。4.復(fù)制登記檔案復(fù)制完成后，檔案室工作人員要對復(fù)制情況進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄復(fù)制時(shí)間、復(fù)制人、復(fù)制內(nèi)容、復(fù)制數(shù)量等信息，并將復(fù)制件與原件進(jìn)行核對，確保無誤后，將復(fù)制件交借閱人，并要求借閱人在復(fù)制登記冊上簽字確認(rèn)。十、檔案查閱利用的監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督鄉(xiāng)政府辦公室負(fù)責(zé)對檔案借閱制度的執(zhí)行情況進(jìn)行定期檢查，重點(diǎn)檢查檔案借閱審批流程是否規(guī)范、登記是否完整、檔案是否按時(shí)歸還等。發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改，并將檢查結(jié)果納入部門績效考核內(nèi)容。2.外部監(jiān)督接受上級檔案管理部門的監(jiān)督檢查，積極配合上級部門對檔案借閱利用工作的指導(dǎo)和監(jiān)督，對提出的問題及時(shí)整改落實(shí)。同時(shí)，接受社會(huì)公眾的監(jiān)督，對涉及檔案公開查閱利用的投訴舉報(bào)要及時(shí)處理，維護(hù)檔案管理工作的公信力。3.責(zé)任追究對于違反本制度規(guī)定，在檔案借閱利用過程中出現(xiàn)