PAGE清算組檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)清算組檔案管理，確保清算工作中形成的各類檔案真實(shí)、完整、有效，便于查閱、利用和保存，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本清算組在清算期間所產(chǎn)生的各類檔案，包括但不限于清算申請文件、資產(chǎn)清查資料、債權(quán)債務(wù)清理文件、清算方案及執(zhí)行記錄、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、評(píng)估報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要、通知函件等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則清算組檔案由專人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映清算工作的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。3.安全保密原則嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露，保障相關(guān)方的合法權(quán)益。4.便于利用原則檔案整理應(yīng)科學(xué)合理，便于快速查閱和使用，提高清算工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門及人員職責(zé)1.檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)清算組檔案的日常管理工作。2.檔案管理人員職責(zé)負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作。建立檔案借閱、查閱登記制度，嚴(yán)格履行借閱、查閱手續(xù)。定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、核對(duì)，確保檔案的安全和完整。按照規(guī)定對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。協(xié)助其他部門和人員查閱、利用檔案資料。（二）其他部門職責(zé)1.清算組各工作小組負(fù)責(zé)本小組在清算工作中形成檔案的收集、整理，并及時(shí)移交檔案管理部門。2.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)提供財(cái)務(wù)檔案資料，并協(xié)助檔案管理部門做好財(cái)務(wù)檔案的整理和管理工作。3.法務(wù)部門負(fù)責(zé)審核涉及法律事務(wù)的檔案資料，確保檔案內(nèi)容符合法律法規(guī)要求。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.清算申請階段：包括清算申請書、相關(guān)決議文件、營業(yè)執(zhí)照副本等。2.資產(chǎn)清查階段：資產(chǎn)清單、盤點(diǎn)表、產(chǎn)權(quán)證書、評(píng)估報(bào)告等。3.債權(quán)債務(wù)清理階段：債權(quán)債務(wù)清單、催款通知書、還款協(xié)議、訴訟文件等。4.清算方案制定與執(zhí)行階段：清算方案、執(zhí)行記錄、公告文件等。5.財(cái)務(wù)核算階段：財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)申報(bào)資料等。6.其他相關(guān)文件：會(huì)議紀(jì)要、通知函件、工作記錄等。（二）收集要求1.各部門和人員應(yīng)及時(shí)將工作中形成的檔案資料收集齊全，不得遺漏。2.檔案資料應(yīng)原件齊全，如因特殊原因無法提供原件的，需提供清晰、完整的復(fù)印件，并注明原件存放處。3.收集的檔案資料應(yīng)保持整潔、完好，不得隨意涂改、損毀。（三）整理方法1.分類按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，一般可分為綜合類、資產(chǎn)類、債權(quán)債務(wù)類、財(cái)務(wù)類、法律類等。2.編號(hào)為每一類檔案編制唯一的編號(hào)，以便于管理和查找。編號(hào)應(yīng)遵循一定的規(guī)則，如按照年份、類別順序編制。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、來源、保管期限等信息，以便于查閱。4.裝訂對(duì)紙張較多的檔案進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固，便于保存和查閱。四、檔案的保管（一）保管期限1.永久保管涉及清算組重大決策、重要資產(chǎn)處置、債權(quán)債務(wù)關(guān)系等具有長期保存價(jià)值的檔案。2.定期保管根據(jù)檔案的性質(zhì)和重要程度，確定不同的定期保管期限，一般為10年、30年等。（二）保管條件1.檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.庫房溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持在45%60%之間。3.檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜架上，排列整齊，便于查找。（三）檔案的定期檢查1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，一般每月進(jìn)行一次小檢查，每半年進(jìn)行一次全面檢查。2.檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。3.對(duì)檢查情況應(yīng)做好記錄，并存檔備查。五、檔案的利用（一）借閱1.內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)申請表內(nèi)容，對(duì)借閱檔案進(jìn)行登記，并提供相應(yīng)的檔案資料。3.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還檔案，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損毀、丟失。（二）查閱1.內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，可直接到檔案管理部門進(jìn)行查閱。2.檔案管理人員應(yīng)提供必要的查閱條件，并協(xié)助查閱人員查找所需檔案資料。3.查閱人員不得擅自將檔案帶出檔案庫房，如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）外部人員利用1.外部單位或個(gè)人因工作需要查閱或利用清算組檔案的，應(yīng)提交書面申請，說明查閱或利用的目的、范圍等信息，并加蓋單位公章。2.清算組應(yīng)根據(jù)具體情況進(jìn)行審核，必要時(shí)需征求相關(guān)部門或人員的意見。審核通過后，由檔案管理部門按照規(guī)定辦理查閱或利用手續(xù)。3.外部人員查閱或利用檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)全程陪同，并對(duì)查閱或利用情況進(jìn)行記錄。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)人員、法務(wù)人員等組成，負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際價(jià)值，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定是否需要銷毀。2.對(duì)仍有保存價(jià)值但已過保管期限的檔案，可進(jìn)行延長保管期限或轉(zhuǎn)為永久保管。3.對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)予以銷毀。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審核，提出銷毀意見，并編制《檔案銷毀清單》。2.《檔案銷毀清單》經(jīng)清算組負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理人員負(fù)責(zé)組織銷毀。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底