PAGE調(diào)委會(huì)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)調(diào)委會(huì)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于調(diào)委會(huì)各項(xiàng)工作的開(kāi)展及查詢利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于調(diào)委會(huì)在處理各類調(diào)解事務(wù)過(guò)程中形成的所有檔案資料，包括調(diào)解申請(qǐng)書(shū)、調(diào)查筆錄、調(diào)解協(xié)議書(shū)、回訪記錄等相關(guān)文件材料。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則調(diào)委會(huì)檔案由專門的檔案管理部門或指定專人集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映調(diào)解工作的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤，手續(xù)完備。3.安全保密原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案安全保密的法律法規(guī)，采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案信息的泄露。4.便于利用原則檔案管理應(yīng)便于調(diào)委會(huì)工作人員及相關(guān)部門查閱利用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善調(diào)委會(huì)檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理調(diào)委會(huì)各類檔案，做好檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀等工作。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，編制檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案的查詢利用。4.定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查和總結(jié)，不斷改進(jìn)檔案管理工作。5.負(fù)責(zé)向調(diào)委會(huì)工作人員及相關(guān)部門提供檔案查閱服務(wù)，并對(duì)查閱情況進(jìn)行登記。6.對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和考核，提高檔案管理業(yè)務(wù)水平。（二）調(diào)委會(huì)工作人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)及時(shí)將本人在調(diào)解工作中形成的各類文件材料收集整理，并移交檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好檔案的整理、歸檔等工作，提供必要的協(xié)助。防止檔案的丟失、損壞和泄密。3.在工作中需要查閱檔案時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)，不得擅自涂改、抽取、銷毀檔案。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.調(diào)解申請(qǐng)階段：調(diào)解申請(qǐng)書(shū)、當(dāng)事人身份證明材料、授權(quán)委托書(shū)等。2.調(diào)查取證階段：調(diào)查筆錄、證人證言、相關(guān)證據(jù)材料等。3.調(diào)解過(guò)程階段：調(diào)解會(huì)議記錄、調(diào)解方案、調(diào)解協(xié)議書(shū)等。4.回訪階段：回訪記錄、當(dāng)事人反饋意見(jiàn)等。5.其他與調(diào)解工作相關(guān)的文件材料，如上級(jí)指示、領(lǐng)導(dǎo)批示、會(huì)議紀(jì)要等。（二）收集要求1.調(diào)委會(huì)工作人員應(yīng)在調(diào)解工作結(jié)束后及時(shí)將相關(guān)文件材料收集齊全，確保檔案的完整性。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，簽字蓋章等手續(xù)完備。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換和存儲(chǔ)，確保電子檔案的可讀性和可利用性。（三）整理方法1.分類按照調(diào)解案件的性質(zhì)、時(shí)間、來(lái)源等因素進(jìn)行分類，可分為民事調(diào)解檔案、商事調(diào)解檔案、勞動(dòng)爭(zhēng)議調(diào)解檔案等。2.編號(hào)為每一類檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于管理和查詢。3.裝訂將收集到的文件材料按照一定的順序進(jìn)行排列，去除金屬物，采用線裝或膠裝等方式進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊美觀。4.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等內(nèi)容，便于查閱和統(tǒng)計(jì)。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)整理好的檔案進(jìn)行歸檔，歸檔時(shí)間一般為每季度末。2.歸檔的檔案應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)，確保檔案移交的準(zhǔn)確性和完整性。3.歸檔的檔案應(yīng)按照類別和編號(hào)順序存放，便于查找和管理。（二）保管期限1.調(diào)委會(huì)檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案：涉及重大調(diào)解案件、具有重要?dú)v史價(jià)值和法律意義的檔案。長(zhǎng)期保管的檔案：保管期限為30年，主要包括一般調(diào)解案件的檔案。短期保管的檔案：保管期限為10年，主要包括一般性事務(wù)的檔案。2.檔案保管期限的確定應(yīng)根據(jù)檔案的重要程度、歷史價(jià)值、法律意義等因素進(jìn)行綜合判斷，并嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（三）保管措施1.檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，檔案柜應(yīng)排列整齊，便于查找。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.調(diào)委會(huì)工作人員因工作需要查閱檔案時(shí)，可直接到檔案管理部門查閱，并填寫檔案查閱登記表。2.其他部門或人員因工作需要查閱檔案時(shí)，應(yīng)經(jīng)調(diào)委會(huì)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。3.涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，未經(jīng)調(diào)委會(huì)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，不得查閱。（二）查閱手續(xù)1.查閱檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)填寫檔案查閱登記表，注明查閱日期、查閱人姓名、查閱內(nèi)容、查閱目的等信息。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱人員的權(quán)限，提供相應(yīng)的檔案，并對(duì)查閱情況進(jìn)行登記。3.查閱人員不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房，如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用規(guī)定1.調(diào)委會(huì)工作人員查閱檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、抽取、銷毀檔案。2.其他部門或人員查閱檔案后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。利用檔案時(shí)，應(yīng)確保檔案的安全，不得泄露檔案內(nèi)容。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期鑒定原則檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，一般每5年進(jìn)行一次全面鑒定。2.準(zhǔn)確客觀原則鑒定工作應(yīng)依據(jù)檔案的保管期限、重要程度、歷史價(jià)值等因素進(jìn)行準(zhǔn)確客觀判斷。3.集體鑒定原則成立檔案鑒定小組，由調(diào)委會(huì)負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)工作人員組成，對(duì)檔案進(jìn)行集體鑒定。（二）鑒定方法1.審查檔案內(nèi)容對(duì)檔案的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行審查，判斷檔案是否仍具有保存價(jià)值。2.參考檔案保管期限對(duì)照檔案保管期限的規(guī)定，判斷檔案是否已達(dá)到保管期限。3.結(jié)合實(shí)際利用情況考慮檔案的實(shí)際利用頻率和利用價(jià)值，判斷檔案是否還有繼續(xù)保存的必要。（三）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見(jiàn)，報(bào)調(diào)委會(huì)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.編制檔案銷毀清單，清單應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等內(nèi)容，并由檔案鑒定小組人員簽字確認(rèn)。3.按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀，銷毀時(shí)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀徹底。4.銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清單上簽字，并將銷毀清單歸檔保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立調(diào)委會(huì)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。2.通過(guò)信息化手段，實(shí)現(xiàn)檔案的快速檢索、查閱利用、統(tǒng)計(jì)分析等功能，為調(diào)委會(huì)工作提供有力支持。（二）信息化管理措施1.配備必要的計(jì)算機(jī)設(shè)備、存儲(chǔ)設(shè)備和軟件系統(tǒng)，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.將紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，形成電子檔案，并進(jìn)行分類存儲(chǔ)。3.建立檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護(hù)機(jī)制，防止電子檔案信息的泄露和損壞。4.定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。（三）電子檔案管理要求1.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案具有同等法律效力，其內(nèi)容應(yīng)與紙質(zhì)檔案一