PAGE檔案及資料管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案及資料的管理，確保檔案及資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案及資料的利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門(mén)及全體員工在檔案及資料管理方面的工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織設(shè)立專門(mén)的檔案管理部門(mén)，對(duì)各類檔案及資料進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案及資料的系統(tǒng)性和完整性。2.分類管理原則根據(jù)檔案及資料的來(lái)源、內(nèi)容、形式等因素，進(jìn)行科學(xué)分類，便于查找、利用和管理。3.安全保密原則采取有效措施，確保檔案及資料的安全，防止檔案及資料的泄露、損毀和丟失。對(duì)涉及公司/組織機(jī)密的檔案及資料，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。4.方便利用原則在確保檔案及資料安全保密的前提下，充分考慮利用的方便性，提高檔案及資料的利用效率，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供有力支持。二、檔案及資料管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)1.部門(mén)設(shè)置公司/組織設(shè)立檔案管理部，負(fù)責(zé)全面統(tǒng)籌和管理公司/組織的檔案及資料工作。2.職責(zé)貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案及資料管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善公司/組織的檔案及資料管理制度。負(fù)責(zé)公司/組織各類檔案及資料的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀等工作。建立健全檔案及資料管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案及資料的信息化管理，提高管理效率和利用水平。定期對(duì)檔案及資料進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為公司/組織的決策提供數(shù)據(jù)支持。組織開(kāi)展檔案及資料管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高員工的檔案及資料管理意識(shí)和業(yè)務(wù)能力。負(fù)責(zé)與外部檔案管理機(jī)構(gòu)的溝通與協(xié)調(diào)，確保公司/組織檔案及資料管理工作符合相關(guān)要求。（二）各部門(mén)檔案及資料管理職責(zé)1.部門(mén)負(fù)責(zé)人職責(zé)為本部門(mén)檔案及資料管理工作的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織本部門(mén)檔案及資料的收集、整理、歸檔等工作，并確保其完整性和準(zhǔn)確性。督促本部門(mén)員工及時(shí)將辦理完畢的文件、資料移交檔案管理部門(mén)，并對(duì)移交情況進(jìn)行檢查。配合檔案管理部門(mén)做好本部門(mén)檔案及資料的查閱、借閱等工作，確保檔案及資料的安全使用。2.兼職檔案員職責(zé)在檔案管理部門(mén)的指導(dǎo)下，負(fù)責(zé)本部門(mén)日常檔案及資料的收集、整理、分類、裝訂等基礎(chǔ)工作。定期將整理好的檔案及資料移交檔案管理部門(mén)，并辦理交接手續(xù)。協(xié)助檔案管理部門(mén)做好本部門(mén)檔案及資料的查閱、借閱登記等工作。三、檔案及資料的分類與編號(hào)（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.行政類包括公司/組織的行政文件、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、合同協(xié)議（行政類）等。2.業(yè)務(wù)類根據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)范圍，分為市場(chǎng)營(yíng)銷、財(cái)務(wù)管理、人力資源管理、生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理、技術(shù)研發(fā)等類別，每個(gè)類別下再細(xì)分具體的檔案及資料類型。3.財(cái)務(wù)類涵蓋會(huì)計(jì)憑證、賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。4.技術(shù)類包括產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、工藝文件、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、研發(fā)項(xiàng)目資料、專利證書(shū)等。5.客戶類涉及客戶檔案、銷售合同、售后服務(wù)記錄、客戶反饋等。（二）編號(hào)規(guī)則1.編號(hào)結(jié)構(gòu)采用“年份+類別代碼+流水號(hào)”的結(jié)構(gòu)。例如，2023XZ001，表示2023年行政類的第1份檔案。2.類別代碼行政類（XZ）、業(yè)務(wù)類（YW）、財(cái)務(wù)類（CW）、技術(shù)類（JS）、客戶類（KH）等，每個(gè)類別代碼由兩位大寫(xiě)字母表示。3.流水號(hào)流水號(hào)為三位數(shù)字，按照檔案及資料形成的先后順序依次編號(hào)。四、檔案及資料的收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織內(nèi)部各部門(mén)在工作中形成的各類文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等。2.公司/組織與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、合作項(xiàng)目文件等。3.公司/組織員工個(gè)人在工作中產(chǎn)生的重要業(yè)務(wù)資料、研究成果等。4.公司/組織收到的上級(jí)文件、通知、函件等。5.其他與公司/組織業(yè)務(wù)相關(guān)的有保存價(jià)值的檔案及資料。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案及資料的收集工作，確保各類檔案及資料及時(shí)、完整地收集上來(lái)。2.收集的檔案及資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得擅自修改、偽造或銷毀。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進(jìn)行備份存儲(chǔ)。（三）整理方法1.按照分類標(biāo)準(zhǔn)對(duì)收集到的檔案及資料進(jìn)行分類。2.對(duì)每份檔案及資料進(jìn)行編號(hào)，并編制目錄清單。3.去除檔案及資料中的金屬物、訂書(shū)釘?shù)?，?duì)破損文件進(jìn)行修補(bǔ)。4.根據(jù)檔案及資料的內(nèi)容和形式，進(jìn)行裝訂或裝盒，確保整齊、美觀。五、檔案及資料的歸檔與保管（一）歸檔程序1.兼職檔案員將整理好的檔案及資料定期移交檔案管理部門(mén)。2.檔案管理部門(mén)對(duì)移交的檔案及資料進(jìn)行核對(duì)、驗(yàn)收，確認(rèn)無(wú)誤后辦理歸檔手續(xù)。3.將歸檔的檔案及資料按照編號(hào)順序上架存放，并在檔案管理信息系統(tǒng)中錄入相關(guān)信息。（二）保管期限1.永久保管涉及公司/組織核心機(jī)密、重大歷史事件、重要資產(chǎn)權(quán)益等檔案及資料，實(shí)行永久保管。2.定期保管根據(jù)檔案及資料的重要程度和使用價(jià)值，確定不同的定期保管期限，一般分為30年、10年等。（三）保管要求1.檔案庫(kù)房檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等功能，確保檔案及資料的安全保管。庫(kù)房?jī)?nèi)設(shè)置專門(mén)的檔案架、檔案柜等存儲(chǔ)設(shè)備，按照分類編號(hào)順序存放檔案及資料。庫(kù)房應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度控制在14℃24℃之間，濕度控制在45%60%之間。2.電子檔案保管建立電子檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)，對(duì)電子檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行備份。采取加密、訪問(wèn)控制等技術(shù)措施，確保電子檔案的安全保密。定期對(duì)電子檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和檢查，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。3.檔案保管人員職責(zé)負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的日常管理，定期對(duì)檔案及資料進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，確保檔案及資料的安全完整。做好檔案庫(kù)房的清潔衛(wèi)生工作，保持庫(kù)房環(huán)境整潔。嚴(yán)格遵守檔案及資料的借閱、查閱制度，做好相關(guān)記錄。發(fā)現(xiàn)檔案及資料有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。六、檔案及資料的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司/組織內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案及資料的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門(mén)查閱。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)審批后的申請(qǐng)表，提供相應(yīng)的檔案及資料，并安排專人進(jìn)行查閱指導(dǎo)。3.查閱人員應(yīng)在指定的查閱地點(diǎn)進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案及資料帶出查閱地點(diǎn)。查閱過(guò)程中應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案及資料，不得涂改、圈劃、污損、抽取、撤換檔案及資料。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案及資料歸還檔案管理部門(mén)，并辦理歸還手續(xù)。（二）借閱規(guī)定1.公司/組織內(nèi)部員工因工作需要借閱檔案及資料的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱期限、借閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案及資料，不得轉(zhuǎn)借他人或用于非工作目的。如發(fā)生檔案及資料丟失、損壞等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。4.借閱人員歸還檔案及資料時(shí)，檔案管理部門(mén)應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真檢查，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)與借閱人員溝通解決。（三）特殊情況查閱與借閱1.涉及公司/組織機(jī)密的檔案及資料，查閱和借閱應(yīng)嚴(yán)格按照公司/組織的保密規(guī)定執(zhí)行，經(jīng)公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)審批后方可進(jìn)行。2.外部單位因工作需要查閱或借閱公司/組織檔案及資料時(shí)，應(yīng)提前與公司/組織聯(lián)系，提交查閱或借閱申請(qǐng)，經(jīng)公司/組織相關(guān)部門(mén)審核同意，并簽訂保密協(xié)議后，方可按照規(guī)定查閱或借閱。七、檔案及資料的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門(mén)定期對(duì)保管期限已滿的檔案及資料進(jìn)行鑒定，組成鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，成員包括相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)人員和檔案管理人員。2.鑒定小組根據(jù)檔案及資料的保存價(jià)值、歷史意義、現(xiàn)實(shí)利用情況等因素，對(duì)檔案及資料進(jìn)行全面審查，提出鑒定意見(jiàn)。3.對(duì)仍有保存價(jià)值的檔案及資料，應(yīng)重新確定保管期限；對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案及資料，應(yīng)填寫(xiě)《檔案銷毀申請(qǐng)表》。（二）銷毀程序1.《檔案銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷毀。2.檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)組織實(shí)施檔案及資料的銷毀工作，銷毀過(guò)程應(yīng)指定專人監(jiān)銷，確保銷毀徹底、安全。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)，并將《檔案銷毀清冊(cè)》存檔保管。八、檔案及資料管理的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司/組織建立檔案及資料管理監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)各部門(mén)檔案及資料管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估。2.檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)各部門(mén)檔案及資料管理工作進(jìn)行日常監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并督促整改。（二）檢查內(nèi)容1.制度執(zhí)行情況檢查各部門(mén)是否嚴(yán)格執(zhí)行公司/組織的檔案及資料管理制度，包括檔案及資料的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)。2.檔案及資料質(zhì)量檢查檔案及資料的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性，是否存在缺頁(yè)、漏項(xiàng)、涂改、偽造等問(wèn)題。3.檔案管理設(shè)施檢查檔案庫(kù)房的環(huán)境條件、存儲(chǔ)設(shè)備等是否符合要求，電子檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)是否安全可靠。4.人員職責(zé)履行情況檢查檔案管理部門(mén)及各部門(mén)兼職檔案員的職責(zé)履行情況，是否存在工作不到位、失職等問(wèn)題。（三）檢查結(jié)果處理1.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，檔案管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，責(zé)令責(zé)任部門(mén)限期整改。