PAGE住建局檔案供閱制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)住建局檔案管理，規(guī)范檔案供閱行為，保障檔案信息的合理利用，特制定本制度。本制度旨在確保住建局檔案在滿足工作需要的同時(shí)，維護(hù)檔案的真實(shí)性、完整性和保密性，為住建局各項(xiàng)工作的開展提供有力的檔案支持。（二）適用范圍本制度適用于住建局機(jī)關(guān)各科室、下屬各事業(yè)單位以及與住建局有檔案借閱往來的外部單位和個(gè)人。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案供閱工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：在檔案供閱過程中，采取有效措施保障檔案信息安全，防止檔案信息泄露、篡改或丟失。3.合理利用原則：在確保檔案安全的前提下，充分發(fā)揮檔案的價(jià)值，為住建局各項(xiàng)工作提供及時(shí)、準(zhǔn)確的檔案服務(wù)。二、檔案供閱范圍（一）可供內(nèi)部查閱的檔案1.政策法規(guī)類檔案：包括國家和地方有關(guān)住房和城鄉(xiāng)建設(shè)的法律法規(guī)、政策文件等，供機(jī)關(guān)工作人員在制定政策、執(zhí)行公務(wù)時(shí)查閱參考。2.業(yè)務(wù)工作類檔案：涵蓋住建局各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作形成的檔案，如工程建設(shè)項(xiàng)目檔案、房地產(chǎn)市場監(jiān)管檔案、住房保障檔案等，為業(yè)務(wù)科室開展工作提供依據(jù)和支持。3.行政管理類檔案：涉及住建局行政管理工作的各類檔案，如人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、會(huì)議記錄等，服務(wù)于行政管理決策和日常工作運(yùn)轉(zhuǎn)。（二）可供外部查閱的檔案1.依據(jù)法律法規(guī)或行政決定需要向社會(huì)公開的檔案：按照政府信息公開的要求，依法向社會(huì)公眾提供查閱服務(wù)的檔案，如部分建設(shè)項(xiàng)目審批結(jié)果公示檔案等。2.因工作需要向相關(guān)單位或個(gè)人提供查閱的檔案：在與其他單位開展合作、項(xiàng)目對接或處理涉法涉訴等工作時(shí)，根據(jù)對方合理需求提供查閱的檔案，但需嚴(yán)格履行審批手續(xù)。三、檔案供閱流程（一）內(nèi)部查閱流程1.申請：機(jī)關(guān)工作人員因工作需要查閱檔案，需填寫《住建局檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、文號(hào)、日期、查閱目的等信息，并提交所在科室負(fù)責(zé)人簽字同意。2.審批：申請表提交至檔案管理部門，檔案管理人員對申請進(jìn)行審核，重點(diǎn)審查查閱目的是否合理、申請手續(xù)是否齊全。審核通過后，報(bào)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。3.查閱：經(jīng)審批同意后，檔案管理人員根據(jù)申請表提供相應(yīng)檔案，并在專門的檔案查閱室為查閱人員提供服務(wù)。查閱人員必須在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成查閱，不得擅自將檔案帶出查閱室。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)另行填寫申請，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后按規(guī)定辦理。4.歸還：查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員，檔案管理人員對歸還的檔案進(jìn)行核對，確保檔案完整無損。（二）外部查閱流程1.申請：外部單位或個(gè)人因工作需要查閱住建局檔案，需提前向住建局提交《檔案查閱申請函》，詳細(xì)說明查閱目的、所需檔案內(nèi)容、查閱時(shí)間等，并加蓋單位公章。2.初審：檔案管理部門收到申請函后，對申請進(jìn)行初步審查，判斷申請是否符合法律法規(guī)和本制度規(guī)定。如初審?fù)ㄟ^，將申請函及相關(guān)材料轉(zhuǎn)至業(yè)務(wù)對口科室征求意見。3.業(yè)務(wù)科室意見：業(yè)務(wù)對口科室根據(jù)外部單位或個(gè)人的查閱需求，結(jié)合工作實(shí)際情況，對申請進(jìn)行評估，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)反饋意見。如同意查閱，需明確查閱范圍、查閱方式等；如不同意，應(yīng)說明理由。4.審批：檔案管理部門綜合業(yè)務(wù)科室意見后，將申請?zhí)峤恢磷〗ň址止茴I(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)具體情況做出最終審批決定。5.查閱前準(zhǔn)備：經(jīng)審批同意后，檔案管理部門通知外部查閱單位或個(gè)人，并做好查閱前的準(zhǔn)備工作，如安排查閱場所、指定專人協(xié)助查閱等。6.查閱：外部查閱人員在檔案管理部門指定人員的陪同下，在規(guī)定場所進(jìn)行查閱。查閱過程中，查閱人員不得擅自操作檔案管理系統(tǒng)或?qū)n案進(jìn)行修改、刪除等操作。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)按照本制度規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。7.歸還與備案：查閱結(jié)束后，外部查閱人員應(yīng)將查閱的檔案歸還檔案管理部門，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。檔案管理部門對外部查閱情況進(jìn)行記錄備案，以備后續(xù)查詢。四、檔案供閱期限（一）內(nèi)部查閱期限一般情況下，內(nèi)部查閱檔案的期限根據(jù)工作實(shí)際需要確定，但最長不得超過[X]個(gè)工作日。如需延長查閱期限，查閱人員應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。（二）外部查閱期限外部查閱檔案的期限原則上不得超過[X]個(gè)工作日。如有特殊情況需要延長，外部查閱單位或個(gè)人應(yīng)提前向住建局提出書面申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可適當(dāng)延長，但延長時(shí)間不得超過[X]個(gè)工作日。五、檔案供閱的保密要求（一）查閱人員保密義務(wù)1.所有參與檔案查閱的人員，包括內(nèi)部工作人員和外部查閱人員，均需嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。未經(jīng)檔案管理部門批準(zhǔn)，不得擅自復(fù)制、傳播、公布檔案信息。2.在查閱檔案過程中，查閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。如有違反，將依法追究相關(guān)責(zé)任。（二）檔案管理部門保密措施1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案查閱室，配備必要的安全設(shè)施，如監(jiān)控設(shè)備、防盜門窗等，確保檔案查閱環(huán)境安全。2.檔案管理人員在提供檔案查閱服務(wù)時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格控制查閱范圍，按照審批意見提供相應(yīng)檔案，不得超范圍提供檔案信息。3.對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密或個(gè)人隱私的檔案，檔案管理部門應(yīng)采取特殊的保密措施，如單獨(dú)存放、限制查閱人員等，確保檔案信息安全。六、檔案供閱的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.住建局紀(jì)檢監(jiān)察部門負(fù)責(zé)對檔案供閱制度的執(zhí)行情況進(jìn)行內(nèi)部監(jiān)督檢查，定期或不定期對檔案查閱申請、審批、查閱過程等環(huán)節(jié)進(jìn)行抽查。2.各科室負(fù)責(zé)人應(yīng)加強(qiáng)對本科室人員檔案查閱行為的監(jiān)督管理，確保本科室人員嚴(yán)格按照制度規(guī)定查閱檔案。（二）檢查內(nèi)容1.查閱申請手續(xù)是否齊全，包括申請表填寫是否規(guī)范、簽字審批是否完整等。2.查閱過程是否符合規(guī)定，如是否在指定場所查閱（外部查閱是否有專人陪同）、是否超期限查閱、是否擅自復(fù)制或傳播檔案信息等。3.檔案歸還情況，是否及時(shí)歸還、檔案是否完整無損等。（三）違規(guī)處理1.對于違反檔案供閱制度的內(nèi)部工作人員，視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、記過等處分；造成檔案信息泄露或其他嚴(yán)重后果的，依法依規(guī)追究相關(guān)責(zé)任。2.對于違反檔案供閱制度的外部單位或個(gè)人，住建局有權(quán)終止其查閱申請，并根據(jù)情節(jié)輕重采取相應(yīng)措施，如向其上級(jí)主管部門通報(bào)、依法追究法律責(zé)任等。七、檔案供閱的信息化管理（一）檔案管理系統(tǒng)建設(shè)住建局應(yīng)建立完善的檔案管理信息化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索和管理。檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備用戶權(quán)限管理、查閱申請審批、查閱記錄跟蹤等功能，為檔案供閱工作提供便捷、高效的信息化支持。（二）電子檔案查閱1.在確保檔案信息安全的前提下，鼓勵(lì)內(nèi)部工作人員通過檔案管理系統(tǒng)查閱電子檔案。查閱電子檔案的流程與查閱紙質(zhì)檔案相同，需填寫電子檔案查閱申請表，并按照審批流程進(jìn)行操作。2.外部單位或個(gè)人如需查閱電子檔案，應(yīng)按照本制度規(guī)定的外部查閱流程申請，并經(jīng)審批同意后，由檔案管理部門通過檔案管理系統(tǒng)提供相應(yīng)電子檔案供其查閱。查閱人員應(yīng)遵守電子檔案查閱的相關(guān)規(guī)定，不得擅自對電子檔案進(jìn)行下載、修改等操作。（三）信息化安全保障1.加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，采取防火墻、加密技術(shù)、數(shù)據(jù)備份等措施，防止檔案信息被非法獲取、篡改或丟失。2.定期對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和更新，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性。同時(shí)，對系統(tǒng)操作人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高其安全意識(shí)和操作技能，防止因操作失誤導(dǎo)致檔案信息泄露。八、附則（一）解釋權(quán)本制度由住建局檔案管理部門負(fù)責(zé)解釋。在執(zhí)行過程中，如遇本制度未