PAGE會計業(yè)務檔案查閱制度一、總則（一）目的為了加強公司會計業(yè)務檔案的管理，規(guī)范會計業(yè)務檔案的查閱行為，保證會計業(yè)務檔案的安全與完整，根據(jù)《中華人民共和國會計法》、《會計檔案管理辦法》等相關法律法規(guī)，結合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各部門、分支機構以及與公司會計業(yè)務檔案查閱相關的所有人員。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則會計業(yè)務檔案的查閱必須嚴格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保查閱行為合法合規(guī)。2.安全保密原則在查閱會計業(yè)務檔案過程中，要采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案信息泄露。3.規(guī)范有序原則明確查閱流程和要求，保證查閱工作規(guī)范、有序進行，提高工作效率。二、會計業(yè)務檔案的范圍與保管（一）會計業(yè)務檔案的范圍1.會計憑證，包括原始憑證、記賬憑證等。2.會計賬簿，如總賬、明細賬日記賬等。3.財務會計報告，包括月度、季度、年度財務報告等。4.其他會計資料，如銀行對賬單、稅務申報表、財務分析報告等。（二）保管期限會計業(yè)務檔案的保管期限根據(jù)其重要程度和性質不同分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為10年和30年。具體保管期限按照《會計檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。（三）保管要求1.設立專門的會計檔案保管庫（柜），具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全條件。2.對會計業(yè)務檔案進行分類存放，建立清晰的檔案索引和目錄，便于查找和管理。3.定期對會計業(yè)務檔案進行檢查和盤點，確保檔案的完整性和準確性。三、查閱申請與審批（一）查閱申請1.公司內部人員因工作需要查閱會計業(yè)務檔案，應填寫《會計業(yè)務檔案查閱申請表》，詳細說明查閱目的、查閱內容、查閱時間等信息。2.申請表應經(jīng)申請人所在部門負責人簽字確認，以證明查閱的必要性和合規(guī)性。（二）審批流程1.申請表提交至公司財務部門負責人進行初審。財務部門負責人應根據(jù)查閱申請的內容，判斷其是否符合公司規(guī)定和相關法律法規(guī)要求，審核查閱目的的合理性以及對檔案安全可能產生的影響。2.初審通過后，申請表流轉至公司分管領導進行審批。分管領導綜合考慮公司整體業(yè)務情況、財務信息保密性等因素，做出最終審批決定。3.對于涉及重要財務信息、可能影響公司重大決策或存在較高風險的查閱申請，需經(jīng)公司總經(jīng)理審批。（三）審批結果通知1.審批通過的申請，由財務部門負責通知申請人，并告知查閱的具體時間、地點和注意事項。2.審批未通過的申請，財務部門應向申請人說明原因，并將申請表退回申請人所在部門。四、查閱人員的資格與要求（一）資格條件1.公司內部人員因工作需要直接參與會計核算、財務管理、審計監(jiān)督等相關業(yè)務的人員，具備相應的專業(yè)知識和技能，熟悉公司財務制度和業(yè)務流程。經(jīng)過公司內部培訓，了解會計業(yè)務檔案管理的重要性和相關規(guī)定，能夠正確查閱和使用檔案資料。2.外部人員因審計、稅務檢查、司法調查等合法事由需要查閱公司會計業(yè)務檔案的外部機構人員，應持有合法有效的證明文件，如審計通知書、稅務檢查通知書、司法機關立案決定書等。查閱人員應具備相應的專業(yè)資質和職業(yè)操守，遵守國家法律法規(guī)和職業(yè)道德規(guī)范。（二）查閱要求1.查閱人員必須嚴格按照審批通過的查閱范圍和內容進行查閱，不得擅自擴大查閱范圍或查閱與申請無關的檔案資料。2.在查閱過程中，應保持檔案資料的整潔和完好，不得在檔案上涂改、標記、污損、抽取、撤換或撕毀。如需摘錄或復制相關內容，應經(jīng)財務部門同意，并按照規(guī)定的程序進行操作。3.查閱人員應遵守公司的保密制度，不得將查閱過程中獲取的會計業(yè)務檔案信息泄露給無關人員，不得用于非工作目的。4.查閱結束后，查閱人員應及時將查閱的檔案資料歸還財務部門，并辦理歸還手續(xù)。財務部門應對歸還的檔案進行檢查，確保檔案的完整性和準確性。五、查閱方式與場所（一）查閱方式1.現(xiàn)場查閱查閱人員可在公司指定的會計檔案查閱場所進行現(xiàn)場查閱。財務部門應安排專人負責協(xié)助查閱，提供必要的設備和條件，確保查閱工作順利進行。2.復制查閱對于因工作需要確實無法現(xiàn)場查閱的部分檔案資料，查閱人員可申請復制。復制應使用公司統(tǒng)一規(guī)定的復制設備和紙張，確保復制件與原件內容一致。復制件應加蓋公司財務部門印章，并注明“與原件核對一致，[復制日期]”字樣。（二）查閱場所1.公司應設立專門的會計檔案查閱室，配備必要的桌椅、電腦、復印機等設備，為查閱人員提供良好的查閱環(huán)境。2.查閱室應保持安靜、整潔，具備防火、防盜、防潮、防蟲等安全設施，確保會計業(yè)務檔案的安全。3.查閱室內應設置檔案存放架和索引目錄，便于查閱人員快速查找所需檔案資料。同時，應配備監(jiān)控設備，對查閱過程進行全程監(jiān)控，確保查閱行為規(guī)范、安全。六、查閱記錄與跟蹤（一）查閱記錄1.財務部門應對每一次會計業(yè)務檔案查閱進行詳細記錄，包括查閱日期、查閱人員姓名、所在部門、查閱目的、查閱內容、查閱時間、審批情況等信息。2.查閱記錄應采用紙質和電子兩種形式保存，紙質記錄應裝訂成冊，電子記錄應定期備份，保存期限與會計業(yè)務檔案的保管期限一致。（二）跟蹤管理1.財務部門應定期對查閱記錄進行整理和分析，檢查查閱行為是否符合規(guī)定，是否存在異常情況。如發(fā)現(xiàn)問題，應及時采取措施進行處理，并向上級領導報告。2.對于涉及重要財務信息或可能對公司產生重大影響的查閱事項，財務部門應進行跟蹤管理，確保查閱過程的合規(guī)性和檔案信息的安全性。在查閱結束后，應對查閱結果進行評估，總結經(jīng)驗教訓，不斷完善會計業(yè)務檔案查閱制度。七、特殊情況處理（一）緊急查閱在特殊緊急情況下，如公司面臨重大財務危機、稅務檢查、司法調查等，需要立即查閱會計業(yè)務檔案的，可由相關部門負責人直接向公司總經(jīng)理報告，并說明緊急情況的性質和查閱的必要性。總經(jīng)理批準后，可先行查閱檔案資料，但事后應及時補辦查閱申請和審批手續(xù)。（二）檔案損壞或丟失在查閱過程中，如發(fā)現(xiàn)會計業(yè)務檔案損壞或丟失，查閱人員應立即向財務部門報告。財務部門應及時組織人員進行調查，查明原因，并采取相應的補救措施。如因查閱人員故意或重大過失導致檔案損壞或丟失的，應依法追究其責任。同時，應根據(jù)檔案的重要程度和保管期限，評估對公司財務工作和經(jīng)營管理可能產生的影響，并制定相應的應對措施。八、監(jiān)督與檢查（一）內部監(jiān)督1.公司內部審計部門應定期對會計業(yè)務檔案查閱制度的執(zhí)行情況進行審計監(jiān)督，檢查查閱申請、審批、查閱過程、查閱記錄等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定，是否存在違規(guī)查閱、泄露檔案信息等問題。2.財務部門應加強對自身工作的內部監(jiān)督，定期對會計業(yè)務檔案查閱工作進行自查自糾，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，確保查閱制度的有效執(zhí)行。（二）外部檢查1.接受國家有關部門的監(jiān)督檢查，如財政部門、稅務部門、審計機關等。對于國家有關部門提出的檢查意見和要求，公司應認真落實，積極配合整改。2.關注行業(yè)協(xié)會、監(jiān)管機構等組織發(fā)布的相關規(guī)定和要求，及時調整和完善公司的會計業(yè)務檔案查閱制度，確保公司的管理行為符合行業(yè)規(guī)范和監(jiān)管要求。九、附則（一）解釋權本制度由公司財務部門負責解釋。在執(zhí)行過程中，如遇本制度未涵蓋的情況或對制度條款存在