PAGE檔案管理制度不完善一、總則（一）目的為加強本公司/組織檔案管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，便于檔案的查閱、利用和保管，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門及全體員工在工作過程中形成的各類檔案。（三）檔案定義本制度所指檔案是指公司/組織在各項活動中直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織的檔案由專門的檔案管理部門集中管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映公司/組織各項活動的實際情況，不得篡改、偽造。3.保密性原則：對涉及公司/組織機密的檔案，應(yīng)嚴格保密，防止泄露。4.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、利用，提高工作效率。二、檔案管理部門及職責（一）檔案管理部門設(shè)置公司/組織設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員。（二）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，制定和完善公司/組織檔案管理制度。2.負責收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和銷毀公司/組織的各類檔案。3.建立健全檔案管理工作流程，規(guī)范檔案管理行為。4.負責檔案信息的開發(fā)利用，為公司/組織的各項工作提供檔案支持。5.對各部門的檔案管理工作進行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。6.組織開展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.行政檔案類：包括公司/組織的各類文件、會議記錄、工作計劃、總結(jié)、報告等。2.人事檔案類：包括員工的個人簡歷、勞動合同、薪酬福利、培訓(xùn)記錄、績效考核等。3.財務(wù)檔案類：包括會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。4.業(yè)務(wù)檔案類：根據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)特點，分為市場營銷檔案、項目管理檔案、客戶服務(wù)檔案等。5.技術(shù)檔案類：包括產(chǎn)品研發(fā)資料、技術(shù)圖紙、工藝文件、質(zhì)量檢驗報告等。6.其他檔案類：包括公司/組織的榮譽證書、資質(zhì)證書、合同協(xié)議、照片、音像資料等。（二）檔案編號1.檔案編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性的原則。2.檔案編號采用“類別代碼+年份+流水號”的格式，例如：XZ2023001，其中“XZ”表示行政檔案類，“2023”表示年份，“001”表示流水號。3.檔案編號應(yīng)在檔案整理時進行編制，并在檔案管理系統(tǒng)中進行錄入。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)指定專人負責本部門檔案的收集工作，確保檔案的及時、完整。2.檔案形成部門應(yīng)在文件辦理完畢后，按照檔案管理的要求，及時將檔案移交檔案管理部門。3.檔案管理部門應(yīng)定期對各部門檔案收集情況進行檢查，對未按時移交或檔案不完整的部門進行督促整改。（二）檔案整理1.檔案管理部門收到檔案后，應(yīng)按照檔案分類標準進行整理。2.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.檔案整理包括文件材料的分類、裝訂、編目、裝盒等工作。4.檔案管理人員應(yīng)認真核對檔案的內(nèi)容和數(shù)量，確保檔案的準確性。五、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家有關(guān)標準。（二）檔案保管要求1.檔案應(yīng)按照類別和編號順序排列存放，便于查找和利用。2.對重要檔案應(yīng)采取備份存儲的方式，防止檔案丟失或損壞。3.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。（三）檔案安全管理1.檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案安全管理制度，加強對檔案庫房的安全防范措施。2.檔案庫房應(yīng)安裝防盜、防火、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施，確保檔案的安全。3.檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守檔案安全操作規(guī)程，嚴禁違規(guī)操作。4.對檔案的查閱、借閱、利用等情況應(yīng)進行詳細記錄，防止檔案丟失或泄露。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)根據(jù)工作需要，經(jīng)所在部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。2.查閱重要檔案或涉及機密的檔案，應(yīng)經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準。3.外部單位查閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準。（二）查閱程序1.查閱人員應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、內(nèi)容、查閱目的等。2.檔案管理部門對查閱申請進行審核，符合條件的予以批準，并安排專人陪同查閱。3.查閱人員應(yīng)在指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。4.查閱人員應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、抽換、損壞。（三）借閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員借閱檔案，應(yīng)根據(jù)工作需要，經(jīng)所在部門負責人批準后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.借閱重要檔案或涉及機密的檔案，應(yīng)經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準。3.外部單位借閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準。（四）借閱程序1.借閱人員應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、內(nèi)容、借閱期限等。2.檔案管理部門對借閱申請進行審核，符合條件的予以批準，并辦理借閱手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還檔案，如需延期，應(yīng)辦理延期手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容。七、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限。2.檔案鑒定工作應(yīng)成立鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責人和檔案管理人員組成。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，綜合考慮檔案的價值，確定檔案的保管期限。（二）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映公司/組織主要職能活動和歷史面貌的，對公司/組織有長遠利用價值的檔案，應(yīng)永久保管。2.定期保管：定期保管的檔案分為30年、10年兩種期限。3.保管期限的起始時間為檔案形成的次年1月1日。（三）檔案銷毀1.對已到保管期限且無保存價值的檔案，應(yīng)進行銷毀。2.檔案銷毀工作應(yīng)嚴格按照國家有關(guān)規(guī)定進行，填寫《檔案銷毀申請表》，經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，由檔案管理部門組織實施。3.檔案銷毀應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式，確保檔案信息的徹底銷毀。4.檔案銷毀過程中，應(yīng)安排專人負責監(jiān)銷，并在《檔案銷毀清冊》上簽字確認。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標1.建立公司/組織檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化管理。2.通過檔案信息化管理，提高檔案管理的工作效率和服務(wù)質(zhì)量。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案信息錄入：將紙質(zhì)檔案的內(nèi)容錄入檔案管理信息系統(tǒng)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案信息檢索：利用檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索和查詢。3.檔案信息利用：通過檔案管理信息系統(tǒng)，為公司/組織內(nèi)部人員提供檔案在線查閱、借閱等服務(wù)。4.檔案信息安全管理：加強檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理部門應(yīng)配備必要的計算機設(shè)備和軟件，確保檔案信息化