PAGE陵園檔案管理制度文庫(kù)一、總則（一）目的為加強(qiáng)陵園檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，為陵園的各項(xiàng)工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于陵園內(nèi)各部門及與陵園相關(guān)的各類檔案管理工作。（三）檔案定義本制度所指檔案是陵園在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：陵園檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映陵園的工作實(shí)際情況，嚴(yán)禁偽造和篡改。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及陵園機(jī)密和敏感信息的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄露。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案分類體系和檢索工具，便于檔案的查閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理部門職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置陵園設(shè)立專門的檔案管理科室，配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)陵園檔案的日常管理工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善陵園檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)陵園各類檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和銷毀等工作。3.建立健全檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。4.開(kāi)展檔案編研工作，開(kāi)發(fā)檔案信息資源，為陵園的規(guī)劃、決策、管理等提供參考依據(jù)。5.負(fù)責(zé)對(duì)陵園各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。6.做好檔案的安全保密工作，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全。7.積極推進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，不斷提高檔案管理工作質(zhì)量。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類1.行政管理類：包括陵園的行政公文、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、財(cái)務(wù)管理檔案等。2.業(yè)務(wù)管理類：涵蓋陵園的業(yè)務(wù)規(guī)劃、業(yè)務(wù)流程、業(yè)務(wù)合同、業(yè)務(wù)報(bào)表、客戶信息檔案等。3.工程建設(shè)類：包含陵園的規(guī)劃設(shè)計(jì)圖紙、工程施工文件、工程竣工驗(yàn)收資料、工程維修檔案等。4.文化活動(dòng)類：涉及陵園舉辦的各類文化活動(dòng)方案、活動(dòng)記錄、活動(dòng)照片、活動(dòng)視頻等檔案。5.安全保衛(wèi)類：包括安全保衛(wèi)制度、安全檢查記錄、應(yīng)急預(yù)案、事故處理檔案等。6.其他類：除上述類別以外的其他具有保存價(jià)值的檔案。（二）檔案編號(hào)1.檔案編號(hào)采用“年度類別順序號(hào)”的結(jié)構(gòu)，確保每個(gè)檔案編號(hào)的唯一性。2.年度：采用公元紀(jì)年，如“2023”表示2023年度。3.類別：根據(jù)檔案分類設(shè)置相應(yīng)的類別代碼，如行政管理類用“XZ”表示，業(yè)務(wù)管理類用“YW”表示等。4.順序號(hào)：按照檔案形成的先后順序依次編號(hào)，從“001”開(kāi)始。5.例如，2023年度行政管理類的第5份檔案編號(hào)為“2023XZ005”。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集工作，確保檔案資料的及時(shí)、完整收集。2.檔案形成部門應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)將辦理完畢、具有保存價(jià)值的文件材料整理歸檔，移交檔案管理部門。3.對(duì)于重要的會(huì)議、活動(dòng)、項(xiàng)目等，檔案形成部門應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或項(xiàng)目完成后，及時(shí)將相關(guān)文件材料收集齊全，移交檔案管理部門。4.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)各部門檔案收集情況進(jìn)行檢查和督促，確保檔案收集工作的順利進(jìn)行。（二）檔案整理1.檔案管理部門收到各部門移交的檔案后，應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理。2.整理檔案時(shí)應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，進(jìn)行分類、排列、編號(hào)、編目等工作。3.對(duì)紙質(zhì)檔案應(yīng)進(jìn)行裝訂、編頁(yè)、編目等處理，確保檔案的整齊、規(guī)范；對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行分類存儲(chǔ)、命名規(guī)范、建立索引等管理，便于檢索和利用。4.檔案整理過(guò)程中，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案內(nèi)容，確保檔案的準(zhǔn)確、完整，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)與檔案形成部門溝通解決。五、檔案的歸檔與保管（一）檔案歸檔1.經(jīng)過(guò)整理后的檔案應(yīng)及時(shí)歸檔，按照檔案編號(hào)順序排列上架存放。2.歸檔檔案應(yīng)編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，便于查閱和管理。3.檔案管理部門應(yīng)建立檔案歸檔登記制度，對(duì)歸檔檔案的名稱、數(shù)量、來(lái)源、歸檔時(shí)間等進(jìn)行詳細(xì)記錄。（二）檔案保管1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度、濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)要求。3.對(duì)紙質(zhì)檔案應(yīng)定期進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)霉變、蟲蛀、破損等情況應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理；對(duì)電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。4.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案庫(kù)房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入檔案庫(kù)房。5.對(duì)檔案的借閱、查閱等情況應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)登記，確保檔案的去向明確，便于跟蹤和管理。六、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.陵園內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.因工作需要查閱重要檔案或涉及機(jī)密檔案的，需經(jīng)陵園主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。3.外部單位或個(gè)人查閱陵園檔案，需持有單位介紹信或相關(guān)證明材料，填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)陵園主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱。（二）查閱程序1.查閱人員填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，符合查閱條件的，根據(jù)查閱人員的需求提供相應(yīng)的檔案。3.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房或轉(zhuǎn)借他人。4.查閱檔案時(shí)，應(yīng)保持檔案的整潔、完整，不得涂改、污損、抽取、撤換檔案材料。5.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（三）利用方式1.檔案管理部門應(yīng)積極為陵園各部門提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，滿足工作需要。2.根據(jù)工作需要，檔案管理部門可以對(duì)檔案進(jìn)行復(fù)印、摘錄等處理，為查閱人員提供便利。3.對(duì)于重要檔案或涉及機(jī)密檔案的利用，檔案管理部門應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定進(jìn)行審批和管理，確保檔案的安全。七、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)已保管的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。2.檔案鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門人員組成鑒定小組進(jìn)行。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等因素，綜合考慮檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)價(jià)值和保存價(jià)值，確定檔案的保管期限。4.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種，具體劃分標(biāo)準(zhǔn)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（二）檔案銷毀1.對(duì)已超過(guò)保管期限且無(wú)保存價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定小組鑒定后，編制《檔案銷毀清冊(cè)》。2.《檔案銷毀清冊(cè)》應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容，并經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核、陵園主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.檔案銷毀應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并確保銷毀過(guò)程的安全、徹底。4.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。5.檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)，并將《檔案銷毀清冊(cè)》歸檔保存。八、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）檔案統(tǒng)計(jì)1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.檔案統(tǒng)計(jì)工作應(yīng)做到及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，定期向上級(jí)主管部門和陵園領(lǐng)導(dǎo)報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。3.檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)包括檔案數(shù)量、種類、保管期限、利用情況等內(nèi)容，為陵園的檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。（二）檔案移交1.因陵園機(jī)構(gòu)變動(dòng)、工作需要等原因，檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行檔案移交。2.檔案移交時(shí)