PAGE檔案信息科保密制度一、總則（一）目的為加強檔案信息科的保密工作，確保公司/組織各類檔案信息的安全與機密性，防止信息泄露，特制定本保密制度。（二）適用范圍本制度適用于檔案信息科全體工作人員，以及因工作需要接觸檔案信息的其他人員。（三）基本原則1.合法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)以及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，確保保密工作在法律框架內(nèi)進行。2.預(yù)防為主原則：強化保密意識教育，完善保密措施，從源頭上防止檔案信息泄露事件的發(fā)生。3.最小化原則：嚴(yán)格限定知悉檔案信息的人員范圍，確保信息僅在必要的工作范圍內(nèi)流轉(zhuǎn)和使用。4.全程管控原則：對檔案信息的收集、整理、存儲、傳輸、利用、銷毀等全過程實施保密管理和監(jiān)督。二、保密職責(zé)（一）檔案信息科負(fù)責(zé)人職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)檔案信息科的保密工作，制定保密工作計劃和措施，并組織實施。2.定期組織保密教育培訓(xùn)，提高工作人員的保密意識和技能。3.對保密制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。4.協(xié)調(diào)處理檔案信息泄露事件，及時向上級報告，并采取相應(yīng)的措施進行補救。（二）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守保密制度，履行保密義務(wù)，確保所管理的檔案信息安全。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作，保證檔案的完整性和準(zhǔn)確性。3.按照規(guī)定的程序和權(quán)限提供檔案利用服務(wù)，對利用檔案的人員進行登記和監(jiān)督。4.定期對檔案進行清查、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。5.協(xié)助做好檔案信息的安全防護工作，防止檔案被盜、被篡改或丟失。（三）其他工作人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守保密制度，不得私自復(fù)制、傳播、泄露檔案信息。2.在工作中需要接觸檔案信息時，應(yīng)按照規(guī)定的程序和要求進行操作，確保信息安全。3.發(fā)現(xiàn)檔案信息存在安全隱患或可能發(fā)生泄露時，應(yīng)及時報告，并采取必要的措施進行防范。三、檔案信息管理（一）檔案收集與整理1.明確檔案收集的范圍、渠道和方法，確保各類應(yīng)歸檔的文件材料及時、完整地收集到檔案信息科。2.對收集到的檔案材料進行認(rèn)真整理，按照分類標(biāo)準(zhǔn)進行分類、編號、編目等工作，保證檔案的系統(tǒng)性和規(guī)范性。3.在整理過程中，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，對涉及機密的文件材料進行單獨標(biāo)識和管理。（二）檔案存儲1.設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的安全防護設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)備，確保檔案存儲環(huán)境安全。2.對檔案進行科學(xué)合理的存放，按照類別、年度、保管期限等進行排列，便于查找和管理。3.建立檔案存儲電子臺賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫時間、存放位置、數(shù)量等信息，實現(xiàn)檔案存儲的信息化管理。4.對于機密檔案，應(yīng)采取加密存儲、專人保管等特殊措施，確保其安全性。（三）檔案傳輸1.嚴(yán)格控制檔案信息的傳輸范圍和方式，確需傳輸?shù)?，?yīng)采用加密傳輸技術(shù)，防止信息在傳輸過程中被竊取或篡改。2.對通過網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)臋n案信息，應(yīng)進行身份認(rèn)證和授權(quán)，確保傳輸?shù)暮戏ㄐ院桶踩浴?.在傳輸檔案信息時，應(yīng)填寫傳輸記錄，注明傳輸時間、傳輸內(nèi)容、接收方等信息，以備查詢和追溯。（四）檔案利用1.制定檔案利用制度，明確利用檔案的范圍、程序和權(quán)限。2.對利用檔案的人員進行嚴(yán)格登記，記錄利用時間、利用目的、利用內(nèi)容等信息。3.在提供檔案利用服務(wù)時，應(yīng)在指定的場所進行，并由檔案管理人員全程監(jiān)督，防止檔案信息被私自復(fù)制或泄露。4.對于涉及機密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的審批程序進行利用，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自提供給無關(guān)人員查閱、使用。（五）檔案銷毀（如有）1.按照檔案保管期限的規(guī)定，對已超過保管期限且無保存價值的檔案進行定期銷毀。2.制定檔案銷毀制度，明確銷毀的程序和方法。銷毀檔案時，應(yīng)填寫銷毀清單，經(jīng)審批后，在指定的場所進行，并由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。3.銷毀清單應(yīng)永久保存，以備查詢和審計。四、保密措施（一）物理安全措施1.檔案庫房應(yīng)安裝門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進入。2.配備監(jiān)控設(shè)備，對檔案庫房及周邊區(qū)域進行實時監(jiān)控，確保安全。3.對檔案存儲設(shè)備進行定期維護和檢查，確保其正常運行，防止因設(shè)備故障導(dǎo)致檔案信息丟失或損壞。（二）網(wǎng)絡(luò)安全措施1.建立檔案信息科內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)安全防護體系，安裝防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等安全軟件，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊。2.對檔案信息系統(tǒng)進行定期安全評估和漏洞掃描，及時發(fā)現(xiàn)并修復(fù)安全隱患。3.加強對網(wǎng)絡(luò)用戶的管理，設(shè)置不同的用戶權(quán)限，防止非法用戶訪問檔案信息系統(tǒng)。4.定期備份檔案信息，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全的位置，并進行異地存放，以防止因自然災(zāi)害等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。（三）人員管理措施1.加強對檔案信息科工作人員的保密教育和培訓(xùn)，提高其保密意識和業(yè)務(wù)水平。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括法律法規(guī)、保密制度、操作技能等方面。2.與工作人員簽訂保密協(xié)議，明確其保密義務(wù)和責(zé)任，對違反保密協(xié)議的行為進行相應(yīng)的處罰。3.對新入職人員進行嚴(yán)格的背景審查，確保其具備良好的職業(yè)道德和保密意識。4.在工作人員離職時，應(yīng)及時收回其工作證件、鑰匙等物品，并進行離職審計，確保其未帶走或泄露檔案信息。（四）保密標(biāo)識與警示1.在檔案庫房、辦公室等場所顯著位置張貼保密標(biāo)識，提醒工作人員注意保密。2.對涉及機密的檔案文件，應(yīng)加蓋“機密”等保密標(biāo)識，并注明保密期限。3.在檔案信息系統(tǒng)中設(shè)置保密提示信息，提醒用戶遵守保密規(guī)定五、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案信息科負(fù)責(zé)人應(yīng)定期對保密制度的執(zhí)行情況進行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.設(shè)立內(nèi)部保密監(jiān)督崗位，負(fù)責(zé)對日常工作中的保密情況進行監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正違規(guī)行為。3.定期召開保密工作會議，總結(jié)分析保密工作中存在的問題，研究制定改進措施。（二）外部審計1.定期接受公司/組織內(nèi)部審計部門的審計，對檔案信息科的保密工作進行全面審查。2.根據(jù)審計意見和建議，及時調(diào)整和完善保密制度和措施，確保保密工作規(guī)范、有效。（三）違規(guī)處理1.對于違反保密制度的行為，視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款、辭退等處理。2.對因違反保密制度導(dǎo)致檔案信息泄露的，依法追究相關(guān)人員的法律責(zé)任。3.對及時發(fā)現(xiàn)并制止檔案信息泄露行為，或在保密工作中有突出貢獻的人員，給予表彰和獎勵。六、應(yīng)急處置（一）應(yīng)急預(yù)案制定1.制定檔案信息泄露應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處置的組織機構(gòu)、職責(zé)分工、處置程序等內(nèi)容。2.應(yīng)急預(yù)案應(yīng)定期進行演練和修訂，確保其科學(xué)性、實用性和可操作性。（二）應(yīng)急處置流程1.一旦發(fā)現(xiàn)檔案信息泄露事件，應(yīng)立即啟動應(yīng)急預(yù)案，迅速采取措施進行處置，防止信息進一步擴散。2.及時報告公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，并配合有關(guān)部門進行調(diào)查，查明泄露原因、泄露范圍和影響程度。3.根據(jù)調(diào)查結(jié)果，采取相應(yīng)的補救措施，如對泄露信息進行追回、銷毀，對受影響的系統(tǒng)進行修復(fù)等。4.對泄露事件進行總結(jié)分析，查找保密工作中的薄弱環(huán)節(jié)，及時完善