PAGE員工人事檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司員工人事檔案的管理，有效地保護(hù)和利用檔案，提高公司人力資源管理水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工的人事檔案管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：人事檔案內(nèi)容必須真實(shí)可靠，如實(shí)反映員工的個人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)等情況。2.完整性原則：人事檔案應(yīng)全面收集員工各個方面的相關(guān)材料，保證檔案內(nèi)容的完整性。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案保密的規(guī)定，對人事檔案的內(nèi)容予以保密，防止檔案信息泄露。4.動態(tài)管理原則：人事檔案應(yīng)根據(jù)員工的工作變動、職務(wù)晉升、獎懲等情況及時進(jìn)行更新和調(diào)整，確保檔案信息的時效性。二、人事檔案管理職責(zé)（一）人力資源部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司員工人事檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)員工人事檔案的建立、收集、整理、歸檔、保管和查閱等日常管理工作。3.負(fù)責(zé)審核員工人事檔案材料的真實(shí)性、完整性和有效性，對不符合要求的材料及時進(jìn)行補(bǔ)充或糾正。4.負(fù)責(zé)根據(jù)公司人力資源管理工作的需要，提供人事檔案信息的查詢和利用服務(wù)。5.負(fù)責(zé)定期對員工人事檔案進(jìn)行清理和核對，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。6.負(fù)責(zé)對違反人事檔案管理制度的行為進(jìn)行調(diào)查和處理。（二）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案管理工作的各項(xiàng)規(guī)章制度，認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)。2.負(fù)責(zé)員工人事檔案的具體整理、歸檔、保管和查閱等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。3.負(fù)責(zé)對檔案材料進(jìn)行分類、編號、裝訂和編目等工作，保證檔案的整齊、美觀和便于查閱。4.負(fù)責(zé)檔案庫房的安全管理，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作，確保檔案的安全和完整。5.負(fù)責(zé)定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案管理中存在的問題。6.負(fù)責(zé)保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。（三）員工所在部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)及時向人力資源部門提供員工的各類人事檔案材料，包括但不限于入職登記表、勞動合同、培訓(xùn)記錄、考核評價(jià)、獎懲決定等。2.負(fù)責(zé)督促本部門員工按照公司要求及時辦理檔案材料的歸檔手續(xù)。3.協(xié)助人力資源部門做好員工人事檔案的查閱和利用工作。三、人事檔案內(nèi)容（一）員工基本信息1.個人簡歷：包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、婚姻狀況、聯(lián)系方式等。2.身份證復(fù)印件：提供員工本人身份證正反兩面復(fù)印件。3.學(xué)歷學(xué)位證書復(fù)印件：包括最高學(xué)歷和學(xué)位證書復(fù)印件。4.專業(yè)技術(shù)資格證書復(fù)印件：如有相關(guān)專業(yè)技術(shù)資格證書，需提供復(fù)印件。5.職業(yè)資格證書復(fù)印件：如有相關(guān)職業(yè)資格證書，需提供復(fù)印件。（二）入職材料1.入職登記表：詳細(xì)記錄員工入職時填寫的各項(xiàng)信息。2.勞動合同：與公司簽訂的勞動合同原件。3.入職體檢報(bào)告：入職時的體檢報(bào)告原件。（三）培訓(xùn)與發(fā)展材料1.培訓(xùn)記錄：包括參加公司內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)的記錄，培訓(xùn)證書復(fù)印件等。2.職業(yè)發(fā)展規(guī)劃：員工個人的職業(yè)發(fā)展規(guī)劃材料。3.晉升材料：員工晉升相關(guān)的審批文件、考核評價(jià)等材料。（四）考核與評價(jià)材料1.績效考核記錄：定期的績效考核結(jié)果記錄。2.年度考核材料：年度考核的評價(jià)結(jié)果、評語等材料。3.專項(xiàng)考核材料：針對特定項(xiàng)目或任務(wù)的考核材料。（五）獎懲材料1.獎勵決定：公司對員工的各類獎勵決定文件。2.榮譽(yù)證書復(fù)印件：員工獲得的各類榮譽(yù)證書復(fù)印件。3.違紀(jì)處分決定：員工違反公司規(guī)定受到的違紀(jì)處分決定文件。（六）工資福利材料1.工資變動記錄：員工工資調(diào)整的相關(guān)記錄。2.福利發(fā)放記錄：包括社保、公積金、獎金、補(bǔ)貼等福利的發(fā)放記錄。（七）離職材料1.離職申請表：員工離職時填寫的申請表。2.離職審批文件：離職審批的相關(guān)文件。3.工作交接記錄：員工離職時的工作交接記錄。四、人事檔案的建立與歸檔（一）檔案建立1.新員工入職時，人力資源部門負(fù)責(zé)收集其個人基本信息及相關(guān)證明材料，建立員工人事檔案。2.檔案管理人員對收集到的材料進(jìn)行初步審核，確保材料的真實(shí)性和完整性。（二）材料歸檔1.按照人事檔案內(nèi)容分類，將審核后的材料進(jìn)行整理和歸檔。2.對每份材料進(jìn)行編號，并在檔案目錄中詳細(xì)記錄材料名稱、編號、日期等信息。3.將歸檔后的檔案存入專門的檔案庫房，并按照類別和編號順序排列存放。五、人事檔案的保管（一）檔案庫房管理1.設(shè)立專門的檔案庫房，確保庫房安全、通風(fēng)、防潮、防蟲、防盜等條件良好。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材和安全設(shè)施，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒。（二）檔案保管期限1.員工人事檔案的保管期限分為永久、長期和短期。2.永久保管的檔案主要包括員工的重要?dú)v史材料、重大獎懲材料、涉及公司核心機(jī)密的材料等。3.長期保管的檔案期限一般為10年至50年，主要包括員工的一般工作經(jīng)歷、考核評價(jià)、工資福利等材料。4.短期保管的檔案期限一般為1年至5年，主要包括員工近期的培訓(xùn)記錄、臨時性的考核材料等。（三）檔案定期檢查1.檔案管理人員應(yīng)定期對人事檔案進(jìn)行檢查，一般每半年進(jìn)行一次全面檢查，每年進(jìn)行一次重點(diǎn)抽查。2.檢查內(nèi)容包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、安全性等方面，發(fā)現(xiàn)問題及時進(jìn)行處理。3.對檢查中發(fā)現(xiàn)的檔案損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報(bào)告并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。六、人事檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱人事檔案，需經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并填寫《人事檔案查閱申請表》。2.人力資源部門負(fù)責(zé)人有權(quán)查閱員工人事檔案，但涉及個人隱私和敏感信息的材料，應(yīng)在必要時查閱，并嚴(yán)格保密。3.公司高層管理人員因工作需要查閱人事檔案，可直接查閱，但應(yīng)在查閱后及時歸還檔案管理人員。（二）查閱程序1.查閱人填寫《人事檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱范圍等信息。2.所在部門負(fù)責(zé)人對申請表進(jìn)行審批，簽字同意后交檔案管理人員。3.檔案管理人員根據(jù)申請表提供的查閱范圍，取出相應(yīng)檔案供查閱人查閱。4.查閱人應(yīng)在檔案查閱室內(nèi)進(jìn)行查閱，不得將檔案帶出查閱室。查閱過程中應(yīng)愛護(hù)檔案，不得涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料。5.查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理人員，并在《人事檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（三）借閱權(quán)限1.公司外部單位或個人因工作需要借閱人事檔案，需經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，并簽訂《人事檔案借閱協(xié)議》。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（四）借閱程序1.借閱人填寫《人事檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱范圍、借閱期限等信息。2.公司總經(jīng)理對申請表進(jìn)行審批，簽字同意后交檔案管理人員。3.檔案管理人員根據(jù)申請表提供的借閱范圍，取出相應(yīng)檔案供借閱人借閱，并辦理借閱登記手續(xù)。4.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容。如因工作需要復(fù)制檔案材料，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并在《人事檔案借閱協(xié)議》中注明。5.借閱期限屆滿，借閱人應(yīng)及時歸還檔案。檔案管理人員對歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報(bào)告并追究借閱人的責(zé)任。七、人事檔案的轉(zhuǎn)遞（一）轉(zhuǎn)遞條件1.員工離職、調(diào)動工作單位等原因需要轉(zhuǎn)遞人事檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)。2.檔案轉(zhuǎn)遞應(yīng)確保檔案內(nèi)容完整、準(zhǔn)確，材料齊全。（二）轉(zhuǎn)遞程序1.人力資源部門根據(jù)員工的離職、調(diào)動等情況，填寫《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，注明轉(zhuǎn)遞原因、轉(zhuǎn)遞單位、檔案內(nèi)容等信息。2.將《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》及檔案材料一并密封，加蓋密封章。3.通過機(jī)要交通或?qū)Ｈ怂腿〉姆绞綄n案轉(zhuǎn)遞給接收單位，并要求接收單位在《人事檔案轉(zhuǎn)遞回執(zhí)》上簽字確認(rèn)。4.檔案管理人員對轉(zhuǎn)遞情況進(jìn)行記錄，并存檔備查。八、人事檔案的信息化管理（一）建立電子檔案系統(tǒng)1.公司應(yīng)建立員工人事檔案電子管理系統(tǒng)，將紙質(zhì)檔案內(nèi)容進(jìn)行數(shù)字化錄入，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化存儲和管理。2.電子檔案系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、統(tǒng)計(jì)、分析、備份等功能，方便檔案管理人員進(jìn)行日常管理和利用。（二）數(shù)據(jù)安全管理1.加強(qiáng)對電子檔案系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全管理，設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保只有授權(quán)人員能夠訪問和操