PAGE社區(qū)應(yīng)急檔案管理制度一、總則（一）目的為加強社區(qū)應(yīng)急檔案管理，規(guī)范應(yīng)急檔案的收集、整理、保管、利用等工作，提高社區(qū)應(yīng)對突發(fā)事件的能力，保障社區(qū)居民生命財產(chǎn)安全，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本社區(qū)內(nèi)各類應(yīng)急管理活動中形成的檔案管理工作。（三）基本原則1.真實性原則：應(yīng)急檔案應(yīng)如實反映應(yīng)急管理活動的全過程，確保檔案內(nèi)容真實可靠。2.完整性原則：全面收集應(yīng)急管理活動中產(chǎn)生的各類文件、資料，保證檔案的完整性。3.準(zhǔn)確性原則：檔案的整理、分類、編目等應(yīng)準(zhǔn)確無誤，便于查找和利用。4.及時性原則：及時對應(yīng)急管理活動中形成的檔案進行整理歸檔，確保檔案的時效性。5.保密性原則：對應(yīng)急檔案中涉及的敏感信息和機密內(nèi)容，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄露。二、管理職責(zé)（一）社區(qū)應(yīng)急管理領(lǐng)導(dǎo)小組1.負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)督社區(qū)應(yīng)急檔案管理工作，審定應(yīng)急檔案管理的規(guī)章制度和工作計劃。2.協(xié)調(diào)解決應(yīng)急檔案管理工作中的重大問題。（二）社區(qū)應(yīng)急管理辦公室1.具體負(fù)責(zé)組織實施應(yīng)急檔案管理工作，制定和完善應(yīng)急檔案管理制度和流程。2.指導(dǎo)、監(jiān)督各部門對應(yīng)急文件材料的收集、整理和歸檔工作。3.負(fù)責(zé)應(yīng)急檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的接收、整理、保管、利用等。（三）各部門1.負(fù)責(zé)本部門應(yīng)急管理活動中文件材料的形成、積累和整理工作，并按照規(guī)定及時移交社區(qū)應(yīng)急管理辦公室。2.配合社區(qū)應(yīng)急管理辦公室做好應(yīng)急檔案的管理和利用工作。三、應(yīng)急檔案的收集（一）收集范圍1.應(yīng)急預(yù)案及相關(guān)修訂文件。2.應(yīng)急組織機構(gòu)及人員信息。3.應(yīng)急物資儲備清單及管理記錄。4.應(yīng)急演練計劃、方案、記錄及總結(jié)。5.突發(fā)事件報告、處置記錄及相關(guān)決策文件。6.與外部單位的應(yīng)急協(xié)作文件。7.其他與應(yīng)急管理有關(guān)的文件、資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)應(yīng)急文件材料的收集工作，確保文件材料的及時、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，如有破損、褪色等情況，應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制。3.對于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定進行格式轉(zhuǎn)換和存儲，確保文件的可讀性和可利用性。（三）收集時間1.在應(yīng)急管理活動結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)，各部門應(yīng)將收集的文件材料移交社區(qū)應(yīng)急管理辦公室。2.對于突發(fā)事件，應(yīng)在事件處置完畢后[X]個工作日內(nèi)完成相關(guān)文件材料的收集和移交。四、應(yīng)急檔案的整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.綜合管理類：包括應(yīng)急預(yù)案、應(yīng)急組織機構(gòu)文件、應(yīng)急管理制度等。2.應(yīng)急物資類：包括應(yīng)急物資儲備清單、采購記錄、出入庫記錄等。3.應(yīng)急演練類：包括演練計劃、方案、記錄、總結(jié)等。4.突發(fā)事件處置類：包括事件報告、處置過程記錄、決策文件、評估報告等。5.其他類：包括與應(yīng)急管理有關(guān)的其他文件、資料。（二）整理方法1.按照分類標(biāo)準(zhǔn)對收集的文件材料進行分類。2.對每一類文件材料進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。3.按照文件材料的形成時間順序進行排列，對于同一時間形成的文件，應(yīng)按照重要程度進行排列。4.編制文件材料目錄，目錄應(yīng)包括文件編號、文件名稱、日期、來源等信息。（三）裝訂要求1.對于紙質(zhì)文件，應(yīng)采用左側(cè)裝訂的方式，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不掉頁、不壓字。2.對于厚度超過[X]厘米的文件，應(yīng)采用三孔一線的方式裝訂。五、應(yīng)急檔案的保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的應(yīng)急檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施。2.庫房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，濕度控制在[X]%[X]%之間。（二）保管方式1.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的保管方式。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類順序進行上架存放，便于查找和利用。3.電子檔案應(yīng)進行備份存儲，備份介質(zhì)應(yīng)定期進行檢查和更新，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。（三）保管期限1.應(yīng)急預(yù)案、應(yīng)急組織機構(gòu)文件、應(yīng)急管理制度等重要文件應(yīng)長期保管。2.應(yīng)急物資儲備清單、采購記錄、出入庫記錄等文件應(yīng)保管至應(yīng)急物資報廢或更新后[X]年。3.應(yīng)急演練記錄、總結(jié)等文件應(yīng)保管至下次演練前[X]年。4.突發(fā)事件處置記錄、決策文件、評估報告等文件應(yīng)長期保管。（四）檔案清查1.定期對應(yīng)急檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，每季度進行一次局部清查。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、保管狀況等，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時進行處理。3.清查結(jié)果應(yīng)形成報告，上報社區(qū)應(yīng)急管理領(lǐng)導(dǎo)小組。六、應(yīng)急檔案的利用（一）利用范圍1.為社區(qū)應(yīng)急管理工作提供決策依據(jù)和參考。2.為應(yīng)急演練提供資料支持。3.為突發(fā)事件的調(diào)查、處理和評估提供證據(jù)。4.為社區(qū)居民提供應(yīng)急知識宣傳和教育資料。（二）利用方式1.查閱：社區(qū)內(nèi)部人員因工作需要可查閱應(yīng)急檔案，查閱時應(yīng)填寫查閱登記表，經(jīng)社區(qū)應(yīng)急管理辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。2.借閱：因特殊情況需要借閱應(yīng)急檔案的，應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱期限和用途，經(jīng)社區(qū)應(yīng)急管理領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：對于確需復(fù)制應(yīng)急檔案的，應(yīng)填寫復(fù)制申請表，注明復(fù)制內(nèi)容和用途，并經(jīng)社區(qū)應(yīng)急管理辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋社區(qū)應(yīng)急管理辦公室印章。（三）利用要求1.利用應(yīng)急檔案時，應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換等。2.查閱、借閱和復(fù)制應(yīng)急檔案的人員，應(yīng)對檔案內(nèi)容嚴(yán)格保密，不得泄露給無關(guān)人員。3.利用完畢后，應(yīng)及時將檔案歸還或交回社區(qū)應(yīng)急管理辦公室，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時報告并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。七、應(yīng)急檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.定期對應(yīng)急檔案進行鑒定，由社區(qū)應(yīng)急管理辦公室組織相關(guān)人員組成鑒定小組，對檔案的保管價值進行評估。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、形成時間、保管期限等因素，綜合判斷檔案是否仍具有保存價值。3.對于已失去保存價值的檔案，應(yīng)編制銷毀清單，清單應(yīng)包括檔案編號、名稱、日期、來源等信息。（二）銷毀1.經(jīng)鑒定需要銷毀的應(yīng)急檔案，應(yīng)報社區(qū)應(yīng)急管理領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)后，方可銷毀。2.銷