PAGE企業(yè)安全檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司安全管理，規(guī)范安全檔案管理工作，確保安全檔案的完整性、準(zhǔn)確性和可追溯性，有效防范安全事故，保障公司員工生命財(cái)產(chǎn)安全和公司正常運(yùn)營(yíng)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門、各項(xiàng)目及全體員工在安全管理活動(dòng)中形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：安全檔案應(yīng)如實(shí)反映公司安全管理工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：涵蓋安全管理工作的各個(gè)方面，包括安全規(guī)劃、制度建設(shè)、教育培訓(xùn)、檢查整改、事故處理等相關(guān)資料，保證檔案資料的全面性。3.準(zhǔn)確性原則：檔案信息應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，數(shù)據(jù)記錄、文字表述等應(yīng)清晰明確，避免模糊和歧義。4.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的格式、標(biāo)準(zhǔn)和流程進(jìn)行檔案的整理、歸檔和保管，確保檔案管理工作的規(guī)范化。5.保密性原則：對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、安全敏感信息等的安全檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、安全檔案管理職責(zé)分工（一）安全管理部門1.負(fù)責(zé)制定安全檔案管理制度，并組織實(shí)施和監(jiān)督檢查。2.歸口管理公司安全檔案，負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔、保管和查閱安全檔案資料。3.指導(dǎo)和督促各部門做好安全檔案的收集、整理和歸檔工作，對(duì)各部門安全檔案管理工作進(jìn)行考核。4.定期對(duì)安全檔案進(jìn)行分析研究，為公司安全決策提供依據(jù)。（二）各部門1.負(fù)責(zé)本部門安全檔案的收集、整理和初步歸檔工作，并按規(guī)定及時(shí)移交公司安全管理部門。2.明確專人負(fù)責(zé)安全檔案管理工作，確保本部門安全檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。3.配合安全管理部門做好安全檔案的查閱、借閱等工作。（三）檔案管理人員1.嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定，認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，確保安全檔案的妥善保管。2.負(fù)責(zé)安全檔案的分類、編號(hào)、裝訂、上架等日常管理工作，保證檔案存放有序，便于查找。3.按照規(guī)定辦理安全檔案的查閱、借閱、歸還等手續(xù)，做好記錄。4.定期對(duì)安全檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并處理。三、安全檔案的分類與編號(hào)（一）分類1.安全管理文件：包括國(guó)家和地方有關(guān)安全生產(chǎn)的法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、公司安全管理制度、安全操作規(guī)程等。2.安全規(guī)劃與計(jì)劃：公司年度安全工作計(jì)劃、安全專項(xiàng)規(guī)劃、安全目標(biāo)責(zé)任書等。3.安全教育培訓(xùn)檔案：?jiǎn)T工安全培訓(xùn)記錄、培訓(xùn)教材、考試試卷、培訓(xùn)效果評(píng)估等。4.安全檢查與隱患排查檔案：安全檢查記錄、隱患排查治理臺(tái)賬、整改報(bào)告等。5.安全設(shè)施設(shè)備檔案：安全設(shè)施設(shè)備臺(tái)賬、維護(hù)保養(yǎng)記錄、檢測(cè)檢驗(yàn)報(bào)告、更新改造資料等。6.應(yīng)急管理檔案：應(yīng)急預(yù)案、應(yīng)急演練記錄、應(yīng)急物資儲(chǔ)備清單等。7.職業(yè)健康檔案：?jiǎn)T工職業(yè)健康體檢報(bào)告、職業(yè)病防治措施記錄等。8.事故管理檔案：事故報(bào)告、事故調(diào)查處理報(bào)告、事故現(xiàn)場(chǎng)照片、事故損失統(tǒng)計(jì)等。9.其他安全檔案：與公司安全管理相關(guān)的其他資料，如安全會(huì)議記錄、安全獎(jiǎng)勵(lì)與處罰記錄等。（二）編號(hào)安全檔案采用分類編號(hào)法，按照上述分類順序依次編號(hào)。編號(hào)格式為：[分類代碼][年份][流水號(hào)]。例如：AQGLWJ2023001，表示安全管理文件類2023年第1份檔案。四、安全檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)安全檔案資料的收集工作，確保各類安全管理活動(dòng)中產(chǎn)生的文件、記錄等資料及時(shí)、完整地收集上來(lái)。2.安全檔案資料應(yīng)包括紙質(zhì)文件、電子文檔、照片、音像資料等多種形式。3.對(duì)于外來(lái)文件，如法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等，應(yīng)及時(shí)收集并進(jìn)行登記。（二）整理要求1.收集到的安全檔案資料應(yīng)進(jìn)行分類整理，按照檔案分類目錄的要求，將相關(guān)資料歸入相應(yīng)類別。2.對(duì)每份檔案資料進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫檔案目錄清單，確保檔案資料的準(zhǔn)確性和完整性。3.將整理好的檔案資料進(jìn)行裝訂或裝盒，保持檔案的整齊美觀。對(duì)于電子文檔，應(yīng)按照統(tǒng)一的命名規(guī)則進(jìn)行命名，并存儲(chǔ)在指定的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上。五、安全檔案的歸檔與保管（一）歸檔1.各部門整理好的安全檔案應(yīng)定期移交公司安全管理部門進(jìn)行歸檔。移交時(shí)，應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。2.安全管理部門對(duì)接收的檔案進(jìn)行審核，對(duì)不符合要求的檔案資料，應(yīng)及時(shí)返回原部門進(jìn)行補(bǔ)充或修正。3.審核通過(guò)的檔案資料按照檔案編號(hào)順序進(jìn)行上架存放，建立檔案索引目錄，便于查找和管理。（二）保管1.公司應(yīng)設(shè)立專門的安全檔案保管場(chǎng)所，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.安全檔案應(yīng)分類存放，不同類別的檔案之間應(yīng)保持一定的間距，便于通風(fēng)和查找。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)安全檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)或處理。4.對(duì)于電子安全檔案，應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。六、安全檔案的查閱與借閱（一）查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱安全檔案的，應(yīng)填寫《安全檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到安全管理部門辦理查閱手續(xù)。2.安全管理部門檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)表，提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱記錄，記錄查閱人姓名、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等。3.查閱人員應(yīng)在指定的場(chǎng)所查閱檔案，不得擅自將檔案帶出保管場(chǎng)所，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員。（二）借閱1.因特殊原因需要借閱安全檔案的，應(yīng)填寫《安全檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、安全管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)對(duì)借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。借閱期滿后，應(yīng)按時(shí)歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)責(zé)令借閱人員承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。七、安全檔案的銷毀（一）銷毀條件1.超過(guò)保管期限：安全檔案保管期限屆滿，且已無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值的。2.失去使用價(jià)值：因公司機(jī)構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)變更等原因，相關(guān)安全檔案已不再具有實(shí)際使用價(jià)值的。3.其他特殊情況：經(jīng)公司安全管理部門和檔案管理部門共同認(rèn)定，確需銷毀的安全檔案。（二）銷毀程序1.由安全管理部門提出安全檔案銷毀申請(qǐng)，填寫《安全檔案銷毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀原因等，并附上擬銷毀檔案清單。2.安全管理部門負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人對(duì)銷毀申請(qǐng)進(jìn)行審核，簽署意見(jiàn)后報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由安全管理部門和檔案管理部門共同組織實(shí)施檔案銷毀工作。銷毀工作應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行銷毀，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。4.銷毀過(guò)程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，并填寫《安全檔案銷毀記錄》，記錄銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、銷毀方式、監(jiān)督人員等信息。銷毀記錄應(yīng)與銷毀申請(qǐng)表、擬銷毀檔案清單等一并歸檔保存。八、安全檔案管理的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司安全管理部門定期對(duì)各部門安全檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱等情況。2.監(jiān)督檢查可采用現(xiàn)場(chǎng)檢查、查閱檔案資料、詢問(wèn)相關(guān)人員等方式進(jìn)行，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，責(zé)令相關(guān)部門限期整改。（二）考核1.將安全檔案管理工作納入公司安全生產(chǎn)考核體系，對(duì)各部門安全檔案管理工作進(jìn)行量化考核。2.考核內(nèi)容包括檔案管理工作的組織落實(shí)情況、檔