PAGE人事檔案移交制度方案一、總則（一）目的為了規(guī)范公司人事檔案的移交工作，確保人事檔案的完整、準(zhǔn)確、安全，便于檔案的保管和利用，特制定本制度方案。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門之間以及公司與外部相關(guān)機構(gòu)之間的人事檔案移交工作。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保人事檔案移交工作合法合規(guī)。2.真實準(zhǔn)確原則：保證移交的人事檔案內(nèi)容真實、準(zhǔn)確，如實反映員工的工作經(jīng)歷、業(yè)績等情況。3.完整安全原則：確保人事檔案的完整性，防止檔案材料的缺失或損壞，同時保障檔案的安全，防止泄露和丟失。4.及時高效原則：及時辦理人事檔案移交手續(xù)，提高工作效率，避免因拖延導(dǎo)致檔案管理混亂。二、人事檔案的范圍與分類（一）檔案范圍1.員工個人基本信息材料，包括身份證、學(xué)歷證書、學(xué)位證書、戶口本等復(fù)印件。2.員工工作經(jīng)歷材料，如勞動合同、工作調(diào)動審批表、離職證明等。3.員工考核材料，如年度考核表、績效考核記錄等。4.員工培訓(xùn)材料，如培訓(xùn)證書、培訓(xùn)記錄等。5.員工獎懲材料，如獎勵決定、處罰通知等。6.員工工資福利材料，如工資單、福利發(fā)放記錄等。7.員工社會保險材料，如社保繳納記錄等。8.其他與員工人事相關(guān)的材料。（二）檔案分類1.在職員工檔案：按照部門和員工姓名進行分類存放，便于日常查閱和管理。2.離職員工檔案：設(shè)立專門的離職員工檔案庫，按照離職時間順序進行排列。3.特殊檔案：對于一些重要崗位員工或有特殊情況的員工檔案，進行單獨分類保管，加強保密和管理。三、人事檔案移交的流程（一）內(nèi)部移交流程1.部門提出移交申請當(dāng)部門因工作需要進行人事檔案內(nèi)部移交時，由接收部門填寫《人事檔案內(nèi)部移交申請表》，詳細說明移交原因、接收檔案的員工名單及檔案內(nèi)容等信息，并提交至人力資源部門。2.人力資源部門審核人力資源部門收到申請表后，對申請內(nèi)容進行審核。審核重點包括移交原因是否合理、接收部門是否具備保管檔案的條件、檔案內(nèi)容是否完整準(zhǔn)確等。如審核通過，在申請表上簽署意見并加蓋部門印章。3.檔案整理與交接移交部門按照人力資源部門的要求，對擬移交的人事檔案進行整理。整理內(nèi)容包括核對檔案材料、補充缺失材料、規(guī)范檔案裝訂等。整理完成后，雙方部門安排專人進行檔案交接。交接時，填寫《人事檔案內(nèi)部交接清單》，詳細記錄檔案名稱、數(shù)量、交接時間、交接雙方簽字等信息。交接清單一式兩份，雙方各執(zhí)一份。（二）外部移交流程1.確定移交事項公司因與外部機構(gòu)合作、員工退休、離職等原因需要進行人事檔案外部移交時，由相關(guān)業(yè)務(wù)部門或人力資源部門提出移交申請，明確移交對象、移交檔案內(nèi)容及移交目的等事項，并提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.領(lǐng)導(dǎo)審批公司領(lǐng)導(dǎo)對移交申請進行審批，重點審查移交事項的必要性、合法性以及對公司利益的影響等。如審批通過，在申請文件上簽署意見并批準(zhǔn)移交。3.檔案整理與準(zhǔn)備相關(guān)部門按照審批意見，對擬移交的人事檔案進行全面整理。整理過程中，嚴(yán)格按照國家有關(guān)規(guī)定對檔案內(nèi)容進行審核和把關(guān)，確保檔案材料真實、準(zhǔn)確、完整。同時，根據(jù)外部接收機構(gòu)的要求，準(zhǔn)備好相關(guān)的檔案清單、證明文件等資料。4.辦理移交手續(xù)公司安排專人與外部接收機構(gòu)進行聯(lián)系，協(xié)商確定移交時間、地點等具體事宜。移交時，雙方按照規(guī)定辦理正式的移交手續(xù)，填寫《人事檔案外部移交登記表》，詳細記錄檔案移交的基本信息、移交雙方簽字蓋章等內(nèi)容。登記表一式三份，公司、外部接收機構(gòu)及人力資源部門各執(zhí)一份。四、人事檔案移交的責(zé)任與要求（一）移交部門責(zé)任1.負責(zé)按照本制度方案的要求，對擬移交的人事檔案進行整理、核對，確保檔案內(nèi)容完整、準(zhǔn)確、規(guī)范。2.在檔案移交前，妥善保管好人事檔案，防止檔案丟失、損壞或泄露。3.配合接收部門做好檔案交接工作，提供必要的檔案信息和解釋說明。4.對移交檔案的真實性、完整性負責(zé)，如因移交部門原因?qū)е聶n案出現(xiàn)問題，承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（二）接收部門責(zé)任1.及時審核移交申請，對符合要求的檔案進行接收。2.在檔案接收后，按照規(guī)定妥善保管人事檔案，建立健全檔案管理制度，確保檔案安全。3.對接收的人事檔案進行分類、編號、登記等管理工作，方便查閱和利用。4.如發(fā)現(xiàn)移交檔案存在問題，及時與移交部門溝通協(xié)商，要求其限期整改。（三）人力資源部門責(zé)任1.負責(zé)制定和完善人事檔案移交制度方案，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。2.對各部門的人事檔案移交工作進行指導(dǎo)和協(xié)調(diào)，解答相關(guān)疑問。3.定期對人事檔案移交情況進行檢查和評估，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。4.負責(zé)保管人事檔案移交過程中的各類文件、記錄等資料，建立檔案移交工作檔案庫。（四）相關(guān)要求1.交接人員要求：參與人事檔案移交的工作人員應(yīng)具備一定的檔案管理知識和責(zé)任心，熟悉檔案移交流程和要求。交接雙方應(yīng)在交接現(xiàn)場認真核對檔案內(nèi)容，確保交接準(zhǔn)確無誤。2.檔案整理要求：人事檔案應(yīng)按照規(guī)定的分類標(biāo)準(zhǔn)和裝訂要求進行整理，檔案材料應(yīng)齊全完整、字跡清晰、格式規(guī)范。對于破損、褪色或不符合要求的檔案材料，應(yīng)及時進行修復(fù)或更換。3.檔案保管要求：接收部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案保管場所，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火防盜設(shè)施等。檔案保管場所應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，確保檔案安全。同時，應(yīng)建立檔案查閱、借閱登記制度，嚴(yán)格控制檔案的使用范圍。五、人事檔案移交的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.公司內(nèi)部設(shè)立人事檔案移交監(jiān)督小組，由人力資源部門負責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括各部門檔案管理相關(guān)人員。監(jiān)督小組負責(zé)對人事檔案移交工作進行定期檢查和不定期抽查。2.人力資源部門定期向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報人事檔案移交工作情況，接受公司領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)督和指導(dǎo)。（二）檢查內(nèi)容1.檢查人事檔案移交制度方案的執(zhí)行情況，包括移交流程是否規(guī)范、手續(xù)是否齊全等。2.檢查人事檔案的整理質(zhì)量，檔案內(nèi)容是否完整、準(zhǔn)確，分類是否合理。3.檢查人事檔案的保管情況，保管場所是否安全、設(shè)施是否完善，查閱借閱登記是否規(guī)范。4.檢查檔案移交過程中相關(guān)文件、記錄的保存情況，是否按照規(guī)定進行歸檔。（三）問題處理1.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督小組應(yīng)及時下達整改通知，要求責(zé)任部門限期整改。2.責(zé)任部門應(yīng)針對問題制定詳細的整改措施，并在規(guī)定時間內(nèi)將整改情況書面報告監(jiān)督小組。3.對整改不力或拒不整改的部門，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，如通報批評、扣減績效分數(shù)等。六、人事檔案移交的保密規(guī)定（一）保密范圍人事檔案涉及員工的個人隱私信息、工作經(jīng)歷、薪資待遇、獎懲情況等敏感內(nèi)容，均屬于保密范圍。（二）保密措施1.參與人事檔案移交工作的所有人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。2.在檔案移交過程中，嚴(yán)格控制接觸檔案的人員范圍，僅限于必要的工作人員。對涉及機密的檔案材料，應(yīng)采取加密存儲、專人傳遞等方式進行處理。3.檔案保管場所應(yīng)具備保密條件，設(shè)置門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等，防止無關(guān)人員進入。4.禁止在非保密場所談?wù)撊耸聶n案內(nèi)容，禁止通過互聯(lián)網(wǎng)、電子郵件等非加密方式傳遞人事檔案信息。（三）違規(guī)處理1.如發(fā)現(xiàn)有人違反人事檔案移交保密規(guī)定，泄露檔案信息，公司將視情節(jié)輕重給予嚴(yán)肅處理，包括警告、罰款、解除勞動合同等。2.因違反保密規(guī)定給公司或員工造成損失的，責(zé)任人