PAGE檔案館辦公室制度一、總則（一）目的為加強本檔案館辦公室的規(guī)范化管理，提高工作效率，確保各項工作的順利開展，依據國家相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，結合本檔案館實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本檔案館辦公室全體工作人員。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)及檔案管理行業(yè)標準，確保各項工作合法合規(guī)。2.高效務實原則：以提高工作效率為核心，注重實際效果，簡化工作流程，減少不必要的環(huán)節(jié)。3.分工協(xié)作原則：明確各崗位職責，加強團隊協(xié)作，形成工作合力。4.保密安全原則：嚴格保護檔案信息安全，防止檔案資料泄露、丟失或損壞。二、崗位職責（一）辦公室主任職責1.全面負責辦公室的日常管理工作，制定工作計劃和目標，并組織實施。2.協(xié)調辦公室與其他部門之間的工作關系，確保各項工作的順利銜接。3.負責辦公室人員的工作安排、考核和培訓，提高團隊整體素質。4.審核重要文件和報告，對涉及檔案管理的重大事項提出決策建議。5.組織開展辦公室內部的溝通協(xié)調工作，及時解決工作中出現(xiàn)的問題。（二）檔案管理人員職責1.負責檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作，確保檔案資料的完整和安全。2.按照檔案管理的相關標準和規(guī)范，對檔案進行分類、編號、編目等處理，建立科學的檔案管理體系。3.定期對檔案進行清查和盤點，及時發(fā)現(xiàn)并處理檔案損壞、丟失等問題。4.為檔案利用者提供查閱、借閱等服務，做好登記和跟蹤管理工作。5.參與檔案信息化建設，負責檔案數(shù)據的錄入、維護和管理。（三）行政事務人員職責1.負責辦公室的行政管理工作，包括辦公用品采購、設備維護、環(huán)境衛(wèi)生等。2.安排會議、活動等相關事宜，做好會議記錄和活動總結。3.負責文件的收發(fā)、傳閱、歸檔和保管工作，確保文件傳遞的及時和準確。4.協(xié)助做好檔案管理的相關行政工作，如檔案庫房的安全管理等。5.完成領導交辦的其他行政事務性工作。（四）信息管理與技術支持人員職責1.負責檔案館信息化系統(tǒng)的建設、維護和管理，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。2.對檔案管理軟件進行操作培訓和技術指導，提高工作人員的信息化應用水平。3.負責檔案數(shù)據的備份和恢復工作，保障數(shù)據安全。4.參與檔案數(shù)字化工作，制定數(shù)字化方案并組織實施。5.跟蹤檔案管理領域的新技術、新方法，為檔案管理工作提供技術支持和創(chuàng)新建議。三、工作流程與規(guī)范（一）檔案收集1.明確檔案收集范圍，包括各類文件、資料、記錄等與本檔案館業(yè)務相關的信息。2.各部門應定期將應歸檔的文件資料移交至辦公室檔案管理人員，移交時需填寫《檔案移交清單》，雙方簽字確認。3.檔案管理人員對接收的檔案進行初步審核，檢查文件的完整性、準確性和規(guī)范性，對不符合要求的檔案及時與移交部門溝通并要求補充完善。（二）檔案整理1.按照檔案分類標準，對收集到的檔案進行分類整理。分類應科學合理，便于查找和利用。2.對每份檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于標識和管理。3.編制檔案目錄，目錄應包含檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，確保目錄與檔案內容準確對應。4.將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標注檔案類別、編號、起止日期等信息。（三）檔案歸檔1.根據檔案整理結果，將檔案按照類別和年度順序存入檔案庫房。2.在檔案庫房內設置檔案存放架，按照檔案類別和編號順序排列存放，確保檔案存放有序，便于查找。3.建立檔案存放位置索引，記錄檔案在庫房中的具體存放位置，方便快速定位檔案。（四）檔案保管1.檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全防護設施，確保檔案存放環(huán)境安全。2.定期對檔案庫房進行檢查和維護，檢查檔案的保管狀況，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、霉變等情況，應及時采取措施進行處理。3.嚴格控制檔案庫房的溫度和濕度，溫度應保持在適宜范圍內，濕度應根據不同檔案材質進行合理調節(jié)。4.對檔案管理人員進行安全保密教育，要求其嚴格遵守檔案保管制度，不得擅自泄露檔案信息。（五）檔案利用1.檔案利用者需填寫《檔案利用申請表》，注明利用目的、檔案名稱、編號等信息，經相關部門負責人審批后，方可到檔案管理人員處查閱或借閱檔案。2.檔案管理人員根據審批后的申請表，為利用者提供檔案查閱或借閱服務，并做好登記工作。登記內容包括利用者姓名、單位、利用時間、檔案名稱、編號等。3.查閱檔案應在檔案管理人員指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出查閱場所。如需復印或摘錄檔案內容，應經檔案管理人員同意，并按照規(guī)定進行操作。4.借閱檔案應嚴格按照規(guī)定的期限歸還，如需延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。檔案歸還時，檔案管理人員應認真檢查檔案的完整性和準確性，如發(fā)現(xiàn)問題，應及時與借閱者溝通解決。（六）檔案鑒定與銷毀1.定期對檔案進行鑒定，根據檔案的保管期限和現(xiàn)實利用價值，確定檔案的存毀。2.成立檔案鑒定小組，由辦公室主任擔任組長，檔案管理人員及相關業(yè)務部門人員為成員。鑒定小組應按照檔案鑒定標準，對檔案進行全面審查和評估，并形成鑒定意見。3.對已失去保存價值的檔案，填寫《檔案銷毀申請表》，經鑒定小組組長審核、單位負責人批準后，進行銷毀處理。4.檔案銷毀應采用安全可靠的方式，如焚燒、粉碎等，并指定專人負責監(jiān)督銷毀過程，確保檔案信息徹底銷毀。銷毀后，應在《檔案銷毀清冊》上記錄銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀時間等信息，由監(jiān)督人員和檔案管理人員簽字確認。四、文件管理制度（一）文件起草與審核1.各部門根據工作需要起草文件，文件內容應符合法律法規(guī)和本檔案館的實際情況，語言表達應準確、簡潔、規(guī)范。2.文件起草完成后，由起草部門負責人進行初審，重點審核文件內容的準確性、完整性和可行性。3.初審通過后的文件，提交辦公室進行審核。辦公室應從文件格式、行文規(guī)范、邏輯結構等方面進行審核，確保文件質量。審核通過后的文件，方可提交領導審批。（二）文件審批與簽發(fā)1.文件提交領導審批時，應按照本檔案館的文件審批流程進行，明確各級領導的審批權限。2.領導應認真審閱文件內容，對文件提出明確的審批意見。審批通過的文件，由領導簽字簽發(fā)；審批不通過的文件，應返回起草部門進行修改完善。（三）文件印發(fā)與存檔1.文件經領導簽發(fā)后，由辦公室負責印發(fā)。印發(fā)時應確保文件格式規(guī)范、印刷清晰，按照規(guī)定的范圍進行發(fā)放。2.文件印發(fā)后，辦公室應將文件的紙質版和電子版進行存檔。紙質版文件應按照檔案管理要求進行整理歸檔，電子版文件應存儲在指定的數(shù)據存儲設備中，并建立相應的索引和目錄，便于查找和利用。（四）文件傳閱與管理1.對于需要傳閱的文件，辦公室應按照規(guī)定的傳閱范圍和順序進行傳遞。傳閱過程中，應確保文件的安全和及時傳遞，不得延誤或丟失。2.文件傳閱時，傳閱人應在文件傳閱單上簽字，注明傳閱時間，以便跟蹤文件傳閱情況。3.傳閱完畢的文件，應由辦公室及時收回并進行整理歸檔，防止文件散失。五、會議管理制度（一）會議組織1.根據工作需要，由辦公室負責組織各類會議，包括定期工作會議、專題會議等。會議組織應提前制定會議計劃，明確會議主題、時間、地點、參會人員等信息。2.會議通知應提前發(fā)送給參會人員，通知內容應詳細準確，確保參會人員能夠按時參加會議。對于重要會議，應提前提醒參會人員做好準備工作。3.會議組織過程中，應安排專人負責會議記錄，記錄會議的主要內容、討論結果、決議事項等信息。會議記錄應真實、準確、完整，會后及時整理形成會議紀要。（二）會議主持與發(fā)言1.會議主持人應提前熟悉會議主題和議程，掌握會議進展情況，引導會議順利進行。主持人應鼓勵參會人員積極發(fā)言，充分發(fā)表意見和建議。2.參會人員應按時參加會議，遵守會議紀律，認真聽取他人發(fā)言，積極參與討論。發(fā)言時應圍繞會議主題，觀點明確，表達清晰，不得偏離主題或進行無關討論。（三）會議決議與執(zhí)行1.會議結束后，應及時整理會議決議事項，明確責任部門和責任人，規(guī)定完成時間和要求。會議紀要應經會議主持人審核后，發(fā)送給參會人員和相關部門。2.各責任部門應按照會議決議要求，認真組織實施，確保決議事項得到有效落實。辦公室應負責對會議決議的執(zhí)行情況進行跟蹤和檢查，及時向領導匯報執(zhí)行進展情況。六、印章管理制度（一）印章保管1.本檔案館設立專門的印章保管人員，負責印章的日常保管工作。印章保管人員應具備高度的責任心和保密意識，確保印章安全。2.印章應存放在安全可靠的保險柜或專門的印章保管箱中，實行雙人保管制度，即印章保管人員和監(jiān)印人員共同保管印章，確保印章使用時雙人在場。3.在印章保管期間，印章保管人員不得擅自將印章帶出保管場所，如需外出使用印章，應按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。（二）印章使用1.使用印章應填寫《印章使用申請表》，注明使用事由、印章名稱、使用部門、使用人等信息，經相關部門負責人審批后，方可到印章保管人員處蓋章。2.印章保管人員應認真審核《印章使用申請表》上的審批意見和相關信息，確認無誤后，按照規(guī)定的使用范圍和程序進行蓋章操作。蓋章時應確保印章清晰、端正，與文件內容相符。3.嚴禁在空白紙張、空白合同等文件上加蓋印章。如因工作需要確需提前蓋章的，應在蓋章后對文件內容進行嚴格審核，確保文件內容真實、合法、有效。（三）印章登記與備案1.印章保管人員應建立印章使用登記臺賬，詳細記錄印章使用的日期、事由、文件名稱、蓋章人等信息，確保印章使用記錄完整、可查。2.定期對印章使用情況進行統(tǒng)計和分析，發(fā)現(xiàn)異常情況應及時報告領導，并采取相應措施進行處理。3.按照規(guī)定，將本檔案館的重要印章向相關部門進行備案，備案內容包括印章名稱；式樣、啟用時間等信息。備案后，如印章發(fā)生變更或停用等情況，應及時辦理備案變更手續(xù)。七、保密制度（一）保密范圍1.本檔案館涉及的國家機密、商業(yè)秘密、個人隱私等信息均屬于保密范圍。具體包括檔案資料、文件、數(shù)據、業(yè)務信息、技術資料等。2.加強對檔案信息的保密管理，嚴格控制檔案的查閱、借閱范圍，防止檔案信息泄露。（二）保密措施1.對涉及保密信息的場所、設備等進行嚴格管理，設置必要的保密標識和防護設施，如門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設備等。2.對保密信息的存儲介質進行加密處理，確保數(shù)據安全。存儲介質應妥善保管，定期進行備份，防止數(shù)據丟失。3.加強對工作人員的保密教育和培訓，提高工作人員的保密意識和技能。工作人員應簽訂保密協(xié)議，明確保密責任和義務。4.在對外交流與合作中，嚴格遵守保密規(guī)定，不得擅自向外部機構或個人提供涉及保密信息的資料。如需提供，應按照規(guī)定進行審批，并采取必要的保密措施。（三）保密監(jiān)督與檢查1.成立保密工作領導小組，定期對本檔案館的保密工作進行監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)和解決保密工作中存在的問題。2.對違反保密制度的行為，應依法依規(guī)進行嚴肅處理，追究相關人員的責任。對造成嚴重后果的，應依法追究法律責任。八、財務管理制度（一）預算管理1.辦公室應根據本檔案館的年度工作計劃和業(yè)務需求，編制年度財務預算。預算內容應包括各項費用支出的明細、金額及預算依據。2.年度財務預算經本檔案館領導審核批準后，嚴格按照預算執(zhí)行。各項費用支出應嚴格控制在預算范圍內，如有特殊情況需要調整預算，應按照規(guī)定的程序進行審批。（二）費用報銷1.工作人員因工作需要發(fā)生的費用支出，應按照本檔案館的費用報銷制度進行報銷。報銷時應填寫《費用報銷單》，注明費用發(fā)生的時間、事由、金額等信息，并附上相關的發(fā)票、收據等憑證。2.費用報銷憑證應真實、合法、有效，符合國家財務法規(guī)和本檔案館的報銷規(guī)定。報銷憑證應經部門負責人審核簽字后，提交辦公室財務人員進行審核。3.財務人員應按照規(guī)定對報銷憑證進行審核，審核內容包括憑證的真實性、合法性、完整性以及費用支出是否符合預算和報銷標準等。審核通過后的報銷憑證，經領導審批后予以報銷。（三）資金管理1.加強對本檔案館資金的管理，確保資金安全。資金收支應嚴格按照財務制度進行操作，做到賬款相符、賬賬相符。2.定期對資金進行盤點和核對，及時發(fā)現(xiàn)和處理資金管理中存在的問題。對資金使用情況進行分析和評估，提高資金使用效益。（四）財務審計1.本檔案館應定期接受內部審計和外部審計，確保財務管理工作規(guī)范、合法。內部審計由本檔案館審計部門負責組織實施，外部審計可委托專業(yè)的審計機構進行。2.審計部門應按照審計程序和方法，對本檔案館的財務收支、預算執(zhí)行、資金管理等情況進行全面審計。審計結束后，應出具審計報告，對審計發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見和建議。3.各部門應積極配合審計工作，對審計提出的問題及時進行整改落實，加強財務管理，提高財務工作水平。九、附則