PAGE_檔案三合一制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本檔案三合一制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)及所屬單位在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種門(mén)類(lèi)和載體的檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。公司檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則。檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)工作活動(dòng)的真實(shí)情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則。全面收集、整理公司在不同階段、不同業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類(lèi)檔案，確保檔案的齊全完整。4.保密性原則。嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止失密、泄密。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司各類(lèi)檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、利用等工作。3.指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查公司各部門(mén)及所屬單位的檔案工作，開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和咨詢服務(wù)。4.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。5.參與公司重大活動(dòng)、重要項(xiàng)目的檔案管理工作，確保檔案資料的完整歸檔。（二）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)在工作活動(dòng)中形成的各類(lèi)文件材料的收集、整理和初步立卷，并定期向檔案管理部門(mén)移交。2.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案工作的日常管理，配合檔案管理部門(mén)做好檔案的整理、歸檔和利用等工作。3.遵守公司檔案管理制度，嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理的各項(xiàng)規(guī)定，確保本部門(mén)檔案的安全和完整。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行崗位職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理工作紀(jì)律，保守檔案機(jī)密。2.熟練掌握檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)和技能，負(fù)責(zé)檔案的具體管理工作，包括檔案的整理、編目、上架、保管、借閱登記等。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，確保檔案的賬物相符。對(duì)破損、褪色、變質(zhì)的檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。4.積極開(kāi)展檔案信息化工作，錄入和維護(hù)檔案信息，為檔案利用提供準(zhǔn)確、便捷的服務(wù)。5.參與檔案的鑒定、銷(xiāo)毀等工作，提出合理建議。三、檔案收集（一）收集范圍1.公司黨群工作類(lèi)檔案，包括黨組織建設(shè)、宣傳教育、紀(jì)檢監(jiān)察、工會(huì)工作、共青團(tuán)工作等方面形成的文件材料。2.行政管理類(lèi)檔案，包括公司行政事務(wù)管理、人力資源管理、財(cái)務(wù)管理、審計(jì)工作、法務(wù)工作等方面形成的文件材料。3.經(jīng)營(yíng)管理類(lèi)檔案，包括市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)、生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理、物資采購(gòu)、設(shè)備管理、技術(shù)研發(fā)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等方面形成的文件材料。4.基本建設(shè)類(lèi)檔案，包括公司新建、改建、擴(kuò)建項(xiàng)目的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收等過(guò)程中形成的文件材料。5.科研項(xiàng)目類(lèi)檔案，包括公司承擔(dān)的科研項(xiàng)目在立項(xiàng)、研究、驗(yàn)收等階段形成的文件材料。6.產(chǎn)品生產(chǎn)類(lèi)檔案，包括產(chǎn)品設(shè)計(jì)、生產(chǎn)工藝、質(zhì)量控制、包裝運(yùn)輸?shù)确矫嫘纬傻奈募牧稀?.外事工作類(lèi)檔案，包括公司對(duì)外交往、合作項(xiàng)目等活動(dòng)中形成的文件材料。8.其他類(lèi)檔案，包括公司獲得的榮譽(yù)證書(shū)、資質(zhì)證明、合同協(xié)議、會(huì)議記錄、重要信函等具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)按照檔案收集范圍，及時(shí)、全面地收集本部門(mén)工作活動(dòng)中形成的各類(lèi)文件材料，確保檔案的齊全完整。2.對(duì)重要文件材料應(yīng)進(jìn)行原件收集，如確實(shí)無(wú)法收集原件的，應(yīng)收集具有同等效力的復(fù)印件，并注明原件保存地點(diǎn)。3.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、格式規(guī)范、簽署完備，載體應(yīng)符合耐久性要求，能夠長(zhǎng)期保存。4.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行收集和整理，確保文件的可讀性和完整性。（三）收集時(shí)間1.各部門(mén)應(yīng)在每年[具體時(shí)間]前，將上一年度形成的文件材料整理完畢，并移交檔案管理部門(mén)。2.對(duì)于重大活動(dòng)、重要項(xiàng)目等形成的檔案，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或項(xiàng)目完成后[規(guī)定時(shí)間]內(nèi)及時(shí)收集歸檔。四、檔案整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。2.區(qū)分不同價(jià)值，將檔案分為永久、長(zhǎng)期、短期三種保管期限，進(jìn)行分類(lèi)整理。3.按照檔案的門(mén)類(lèi)、載體形式等進(jìn)行分類(lèi)，便于管理和檢索。（二）整理方法1.文書(shū)檔案整理按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）進(jìn)行分類(lèi)。對(duì)每份文件進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫(xiě)文件目錄。裝訂成冊(cè)，去除金屬物，采用三孔一線或縫紉機(jī)裝訂。編制案卷目錄，填寫(xiě)案卷封面、卷內(nèi)備考表等。2.科技檔案整理按照項(xiàng)目、專(zhuān)業(yè)進(jìn)行分類(lèi)，如工程項(xiàng)目可分為前期文件、設(shè)計(jì)文件、施工文件、竣工驗(yàn)收文件等。對(duì)每個(gè)項(xiàng)目的文件進(jìn)行編號(hào)、編目，建立項(xiàng)目檔案目錄。圖紙應(yīng)折疊成A4幅面，圖簽欄外露，進(jìn)行編號(hào)、標(biāo)注。編制項(xiàng)目檔案總目錄，填寫(xiě)項(xiàng)目檔案封面、卷內(nèi)備考表等。3.會(huì)計(jì)檔案整理按照會(huì)計(jì)年度、保管期限進(jìn)行分類(lèi)，如憑證、賬簿、報(bào)表等。對(duì)會(huì)計(jì)憑證進(jìn)行裝訂，加具封面、封底，填寫(xiě)憑證封面內(nèi)容。對(duì)賬簿、報(bào)表等進(jìn)行整理、編目，填寫(xiě)檔案目錄。編制會(huì)計(jì)檔案總目錄，填寫(xiě)會(huì)計(jì)檔案封面、卷內(nèi)備考表等。4.電子檔案整理按照年度、保管期限、門(mén)類(lèi)進(jìn)行分類(lèi)，建立電子檔案文件夾結(jié)構(gòu)。對(duì)電子文件進(jìn)行命名、編號(hào)，確保文件名規(guī)范、準(zhǔn)確反映文件內(nèi)容。按照檔案整理要求，對(duì)電子文件進(jìn)行元數(shù)據(jù)采集和整理，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)安全。（三）整理質(zhì)量要求1.整理后的檔案應(yīng)分類(lèi)準(zhǔn)確、組卷合理、排列有序、編號(hào)規(guī)范、編目清晰。2.檔案的裝訂應(yīng)牢固、整齊，不得壓字、掉頁(yè)。3.電子檔案的整理應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)電子文件管理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性和可讀性。五、檔案鑒定（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，各相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理人員為成員。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)公司檔案進(jìn)行定期鑒定，提出檔案的存毀意見(jiàn)。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際情況，確定檔案的保管期限。2.對(duì)已過(guò)保管期限的檔案，從檔案的內(nèi)容、價(jià)值、歷史意義等方面進(jìn)行綜合分析，判斷其是否仍具有保存價(jià)值。3.對(duì)于涉及公司機(jī)密、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、重要?dú)v史事件等檔案，應(yīng)適當(dāng)延長(zhǎng)保管期限。（三）鑒定程序1.檔案管理部門(mén)定期對(duì)庫(kù)存檔案進(jìn)行清查，列出已過(guò)保管期限的檔案清單。2.將檔案清單提交檔案鑒定工作小組，由鑒定工作小組組織相關(guān)人員對(duì)檔案進(jìn)行逐卷鑒定。3.鑒定工作小組根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)每卷檔案提出存毀意見(jiàn)，并填寫(xiě)檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)。4.檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后，作為檔案存毀的依據(jù)。六、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.公司設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.檔案庫(kù)房應(yīng)安裝溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、消防設(shè)備、防盜報(bào)警設(shè)備等，確保檔案安全。3.檔案庫(kù)房應(yīng)劃分不同的區(qū)域，分別存放不同門(mén)類(lèi)、不同保管期限的檔案，便于管理和查找。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用密集架或檔案柜進(jìn)行存放，排列整齊，便于存取。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專(zhuān)用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。3.對(duì)特殊載體檔案，如照片、錄像帶、錄音帶等，應(yīng)按照其保存要求進(jìn)行保管，防止損壞。（三）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，查看檔案是否有破損、褪色、霉變等情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。2.對(duì)檔案的溫濕度進(jìn)行監(jiān)測(cè)和調(diào)控，保持庫(kù)房溫濕度適宜。一般溫度控制在14℃24℃，相對(duì)濕度控制在45%60%。3.做好檔案庫(kù)房的清潔衛(wèi)生工作，定期打掃、消毒，防止灰塵、害蟲(chóng)等對(duì)檔案的侵害。4.對(duì)檔案的出入庫(kù)進(jìn)行嚴(yán)格登記，記錄檔案的名稱、數(shù)量、出入庫(kù)時(shí)間、借閱人等信息，確保檔案的安全。七、檔案統(tǒng)計(jì)（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案的數(shù)量統(tǒng)計(jì)，包括各類(lèi)檔案的總數(shù)、年度新增檔案數(shù)量、不同保管期限檔案數(shù)量等。2.檔案的整理情況統(tǒng)計(jì)，如整理完成的檔案數(shù)量、整理時(shí)間等。3.檔案的利用情況統(tǒng)計(jì)，包括借閱檔案的人次、卷次、利用目的等。4.檔案的鑒定銷(xiāo)毀情況統(tǒng)計(jì)，如鑒定檔案數(shù)量、銷(xiāo)毀檔案數(shù)量、銷(xiāo)毀時(shí)間等。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，定期對(duì)檔案的相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄和匯總。2.利用檔案管理軟件，對(duì)檔案信息進(jìn)行實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)和分析，生成各類(lèi)統(tǒng)計(jì)報(bào)表。3.檔案管理人員應(yīng)及時(shí)更新統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，確保統(tǒng)計(jì)信息的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。（三）統(tǒng)計(jì)報(bào)表1.每月編制檔案月報(bào)表，反映當(dāng)月檔案的收集、整理、利用等情況。2.每年編制檔案年度報(bào)表，全面總結(jié)年度檔案工作情況，包括檔案數(shù)量變化、整理成果、利用效果、鑒定銷(xiāo)毀情況等。3.統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)報(bào)送檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、公司分管領(lǐng)導(dǎo)，并作為檔案工作考核的依據(jù)之一。八、檔案檢索（一）檢索工具1.編制紙質(zhì)檔案檢索工具，如案卷目錄、全宗指南、文號(hào)索引、人名索引等，方便檔案的查找和利用。2.建立電子檔案檢索系統(tǒng)，利用檔案管理軟件的檢索功能，實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案的快速檢索。檢索系統(tǒng)應(yīng)具備多種檢索方式，如按關(guān)鍵詞、題名、日期、文號(hào)等進(jìn)行檢索。（二）檢索要求1.檢索工具應(yīng)編制準(zhǔn)確、規(guī)范，便于使用人員查找檔案。2.電子檔案檢索系統(tǒng)應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)和更新，確保檢索信息的準(zhǔn)確性和完整性。3.檔案管理人員應(yīng)熟悉檢索工具和檢索系統(tǒng)的使用方法，為利用人員提供高效的檢索服務(wù)。九、檔案利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門(mén)因工作需要查閱檔案的，可按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)。2.外單位因工作需要查閱公司檔案的，應(yīng)經(jīng)公司相關(guān)部門(mén)批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。3.涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行利用，限制查閱范圍和使用方式。（二）利用手續(xù)1.公司內(nèi)部人員借閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱時(shí)間、利用目的等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門(mén)辦理借閱手續(xù)。2.外單位人員查閱檔案，應(yīng)提交查閱申請(qǐng)函，注明查閱單位名稱、查閱人姓名、查閱檔案的名稱和內(nèi)容、查閱目的等，經(jīng)公司相關(guān)部門(mén)審核批準(zhǔn)后，到檔案管理部門(mén)辦理查閱手續(xù)。查閱申請(qǐng)函應(yīng)加蓋查閱單位公章。3.檔案管理部門(mén)對(duì)借閱或查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，符合規(guī)定的，發(fā)放檔案借閱證或查閱介紹信，并登記借閱或查閱檔案的相關(guān)信息。4.借閱人員應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間歸還檔案，如需延期歸還，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案是否完好無(wú)損。（三）利用方式1.檔案查閱一般應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的場(chǎng)所進(jìn)行，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。2.對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案，借閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自復(fù)制、傳播、泄露檔案內(nèi)容。如需特殊利用方式，應(yīng)經(jīng)公司保密部門(mén)批準(zhǔn)。十、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化采集、存儲(chǔ)、管理、檢索和利用，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。2.實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，為公司各部門(mén)提供便捷高效的檔案信息服務(wù)，支持公司的決策和業(yè)務(wù)開(kāi)展。3.加強(qiáng)檔案信息安全管理，確保檔案信息在傳輸、存儲(chǔ)和利用過(guò)程中的安全可靠。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化加工對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，形成電子圖像文件。掃描分辨率應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，確保圖像清晰可讀。對(duì)掃描后的電子圖像文件進(jìn)行圖像處理，包括去污、裁剪、糾偏等，提高圖像質(zhì)量。對(duì)電子圖像文件進(jìn)行數(shù)據(jù)掛接，建立電子檔案與紙質(zhì)檔案的對(duì)應(yīng)關(guān)系，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化整合。2.檔案信息化管理系統(tǒng)建設(shè)選用合適的檔案管理軟件，搭建檔案信息化管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。在檔案信息化管理系統(tǒng)中建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，存儲(chǔ)檔案的元數(shù)據(jù)和全文信息，實(shí)現(xiàn)檔案信息的集中管理和共享。開(kāi)發(fā)檔案信息化管理系統(tǒng)的功能模塊，如檔案錄入、審核、借閱管理、權(quán)限控制、統(tǒng)計(jì)分析等，滿足檔案管理工作的實(shí)際需求。3.檔案信息安全保障體系建設(shè)建立檔案信息安全管理制度，明確檔案信息安全管理職責(zé)和工作流程。采取技術(shù)措施保障檔案信息安全，如防火墻、入侵檢測(cè)、加密存儲(chǔ)、身份認(rèn)證等，防止檔案信息被非法獲取、篡改或泄露。定期對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行安全評(píng)估和漏洞掃描，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。加強(qiáng)檔案管理人員的信息安全培訓(xùn)，提高安全意識(shí)和操作技能。（三）建設(shè)步驟1.規(guī)劃階段對(duì)公司檔案信息化建設(shè)進(jìn)行全面規(guī)劃，明確建設(shè)目標(biāo)、任務(wù)、步驟和保障措施。開(kāi)展檔案信息化建設(shè)需求調(diào)研，了解公司各部門(mén)對(duì)檔案信息化管理的需求和期望。制定檔案信息化建設(shè)方案，確定建設(shè)內(nèi)容、技術(shù)選型、實(shí)施進(jìn)度等。2.實(shí)施階段按照檔案信息化建設(shè)方案，組織開(kāi)展檔案數(shù)字化加工工作，確保數(shù)字化加工質(zhì)量和進(jìn)度。進(jìn)行檔案信息化管理系統(tǒng)的選型和采購(gòu)，組織系統(tǒng)安裝調(diào)試和功能開(kāi)發(fā)。建立