PAGE檔案館檔案管理編目制度一、總則（一）目的為了加強本檔案館檔案管理編目工作的規(guī)范化、標準化和科學化，提高檔案管理水平和利用效率，充分發(fā)揮檔案的作用，依據國家有關法律法規(guī)和檔案行業(yè)標準，結合本檔案館實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本檔案館各類檔案的編目工作，包括文書檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案等。（三）基本原則1.真實性原則：編目應如實反映檔案的內容和特征，確保檔案信息的真實性和準確性。2.系統(tǒng)性原則：按照檔案形成的規(guī)律和特點，對檔案進行科學分類、編號和排列，保持檔案之間的有機聯(lián)系。3.實用性原則：編目應便于檔案的管理、檢索和利用，滿足實際工作需要。4.規(guī)范性原則：嚴格遵循國家有關檔案編目工作的法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保編目工作的規(guī)范化和標準化。二、檔案分類（一）分類依據根據檔案的來源、內容和形式等特征，結合本檔案館的實際情況，采用年度機構（問題）保管期限分類法。（二）分類方法1.年度分類：將檔案按其形成年度進行劃分，不同年度的檔案分別歸類。2.機構（問題）分類：在年度分類的基礎上，按檔案形成的機構或問題進行分類。對于文書檔案，可按內設機構或職能問題進行分類；對于科技檔案，可按項目、專業(yè)等進行分類。3.保管期限分類：根據檔案的保存價值，將檔案劃分為永久、長期、短期三種保管期限。（三）分類編號1.編號規(guī)則：采用阿拉伯數(shù)字進行編號，編號應簡潔明了，便于記憶和使用。2.編號方法：年度編號采用公元紀年，如“2023”表示2023年形成的檔案；機構（問題）編號根據本檔案館的機構設置或問題分類情況進行編制，用兩位數(shù)字表示，如“01”表示辦公室，“02”表示業(yè)務一科等；保管期限編號分別為“01”表示永久，“02”表示長期，“03”表示短期。3.組合編號：將年度、機構（問題）、保管期限編號組合起來，形成檔案的分類編號。例如，“20230101”表示2023年辦公室形成的永久保管的檔案。三、檔案著錄（一）著錄項目檔案著錄應包括以下項目：檔號、題名、責任者、日期、保管期限、密級、文號、主題詞、附注等。（二）著錄要求1.檔號：按照本制度規(guī)定的分類編號方法填寫，確保檔號唯一、準確。2.題名：應準確反映檔案的主要內容，一般應與檔案原件題名一致。如原件題名不規(guī)范或不能準確反映檔案內容，應根據檔案內容重新擬寫題名，并在附注中注明原題名。3.責任者：填寫檔案的形成者或主要承辦者，應使用全稱或通用簡稱。4.日期：填寫檔案形成的年、月、日，日期應準確無誤。5.保管期限：按照本制度規(guī)定的保管期限劃分標準填寫。6.密級：根據檔案的保密程度填寫絕密、機密、秘密等。7.文號：填寫檔案的發(fā)文字號，應準確完整。8.主題詞：應選用能準確反映檔案主題內容的規(guī)范化詞匯，一般不超過5個。9.附注：填寫檔案著錄中需要補充說明的事項，如檔案的特殊載體形式、相關的參考資料等。（三）著錄格式著錄格式應符合國家有關檔案著錄規(guī)則的要求，采用表格形式進行填寫，具體格式如下：|著錄項目|內容|||||檔號|||題名|||責任者|||日期|||保管期限|||密級|||文號|||主題詞|||附注||四、檔案編目流程（一）收集整理1.檔案管理人員應及時收集各類檔案，對收集到的檔案進行初步整理，包括剔除重復、無效的文件，對破損、褪色的文件進行修復等。2.按照檔案分類方法，對整理后的檔案進行分類，確定檔案的類別歸屬。（二）著錄標引1.根據檔案著錄要求，對每份檔案進行著錄，填寫著錄項目內容。2.對檔案進行主題標引，選用準確的主題詞，確保主題詞能夠準確反映檔案的主題內容。（三）編號排架1.根據檔案分類編號規(guī)則，為每份檔案編制分類編號，并將編號填寫在檔案著錄卡片或電子著錄系統(tǒng)中。2.按照分類編號順序，對檔案進行排列上架，形成有序的檔案庫藏。（四）編目審核1.編目完成后，應由專人對編目內容進行審核，審核內容包括著錄項目的準確性、編號的規(guī)范性、排架的合理性等。2.審核人員如發(fā)現(xiàn)編目問題，應及時通知編目人員進行修改，確保編目質量。（五）數(shù)據錄入1.將審核通過的檔案編目信息錄入電子檔案管理系統(tǒng)，建立電子檔案目錄數(shù)據庫。2.數(shù)據錄入應準確無誤，確保電子目錄數(shù)據庫與紙質檔案目錄一致。五、檔案目錄編制（一）編制要求1.檔案目錄應按照檔案分類編號順序編制，包括案卷目錄、卷內文件目錄等。2.目錄編制應內容完整、準確，字跡清晰，格式規(guī)范。（二）案卷目錄編制1.編制內容：案卷目錄應包括案卷號、題名、年度、保管期限、密級、頁數(shù)、備注等項目。2.編制方法：按照檔案分類編號順序，依次填寫每個案卷的相關信息，形成案卷目錄。3.裝訂成冊：將編制好的案卷目錄打印裝訂成冊，一式多份，分別存放于檔案庫房、查閱利用部門等。（三）卷內文件目錄編制1.編制內容：卷內文件目錄應包括順序號、文號、責任者、題名、日期、頁號、備注等項目。2.編制方法：按照卷內文件排列順序，依次填寫每個文件的相關信息，形成卷內文件目錄。3.放置位置：卷內文件目錄應置于卷首，與卷內文件一同裝訂。六、檔案編目質量控制（一）建立質量控制體系1.成立檔案編目質量控制小組，負責對檔案編目工作進行全程監(jiān)督和檢查。2.制定檔案編目質量控制標準和考核辦法，明確編目工作的質量要求和考核指標。（二）加強培訓指導1.定期組織檔案編目人員參加業(yè)務培訓，提高編目人員的業(yè)務水平和綜合素質。2.在編目工作過程中，加強對編目人員的指導，及時解決編目過程中遇到的問題。（三）嚴格審核把關1.編目人員完成編目工作后，應進行自我審核，確保編目內容準確無誤。2.審核人員應按照質量控制標準對編目內容進行嚴格審核，發(fā)現(xiàn)問題及時反饋并督促整改。（四）定期檢查評估1.定期對檔案編目工作進行檢查評估，檢查編目質量控制體系的運行情況、編目人員的工作質量等。2.根據檢查評估結果，總結經驗教訓，及時調整和完善編目工作流程和質量控制措施。七、檔案編目安全管理（一）人員安全1.編目人員應嚴格遵守檔案管理工作紀律，保守檔案機密，不得泄露檔案信息。2.加強對編目人員的安全教育，提高安全意識，防止發(fā)生安全事故。（二）數(shù)據安全1.建立檔案編目數(shù)據備份制度，定期對電子檔案目錄數(shù)據庫進行備份，備份數(shù)據應異地存放。2.加強對電子檔案管理系統(tǒng)的安全防護，設置用戶權限，防止數(shù)據被非法篡改或刪除。（三）實體安全1.檔案編