PAGE幼兒園文書檔案制度培訓一、總則（一）目的為加強幼兒園文書檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于幼兒園各部門及全體教職工在工作中形成的各類文書檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：幼兒園文書檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，各部門不得自行分散保存。2.真實準確原則：檔案內(nèi)容必須真實反映幼兒園各項工作的實際情況，數(shù)據(jù)準確無誤。3.分類科學原則：按照檔案的形成規(guī)律和特點，進行科學分類，便于管理和查找。4.安全保密原則：確保檔案的安全，防止檔案的丟失、損壞和泄密。二、檔案管理職責（一）綜合檔案室職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定幼兒園文書檔案管理制度并組織實施。2.負責接收、收集、整理、保管幼兒園各部門形成的文書檔案，確保檔案的齊全完整。3.對檔案進行分類、編號、編目等整理工作，建立健全檔案檢索工具，方便檔案的查閱利用。4.定期對檔案進行鑒定，對已失去保存價值的檔案，按照規(guī)定進行銷毀。5.負責檔案的統(tǒng)計工作，及時準確地填報檔案統(tǒng)計報表。6.做好檔案的安全保密工作，采取必要的防護措施，防止檔案的損壞、丟失和泄密。7.積極開展檔案的開發(fā)利用工作，為幼兒園的各項工作提供檔案信息服務。（二）各部門職責1.負責本部門文書材料的收集、整理和歸檔工作，確保材料的齊全完整，并定期移交綜合檔案室。2.明確一名兼職檔案員，負責本部門檔案工作的日常管理，督促本部門人員及時將辦理完畢的文件材料交兼職檔案員整理歸檔。3.配合綜合檔案室做好檔案的查閱利用工作，按照規(guī)定提供相關檔案資料。（三）檔案管理人員職責1.熱愛檔案工作，忠于職守，嚴格遵守檔案工作紀律和各項規(guī)章制度。2.認真學習檔案業(yè)務知識，不斷提高業(yè)務水平，熟練掌握檔案管理的技能和方法。3.負責檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱利用等，確保檔案工作的正常開展。4.嚴格執(zhí)行檔案安全保密制度，保守檔案機密，維護檔案的安全。5.積極參與檔案的開發(fā)利用工作，為幼兒園的發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級機關下發(fā)的與幼兒園工作有關的文件、指示、通知等。2.幼兒園制定的各種規(guī)章制度、工作計劃、總結、報告、會議記錄、統(tǒng)計報表等。3.幼兒園與外單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書等文件材料。4.幼兒園在教學、科研、管理等工作中形成的數(shù)據(jù)、圖表、教案、課件、論文等材料。5.幼兒園各類活動的方案、通知、照片、錄像等資料。6.教職工的個人檔案材料，包括履歷、考核、獎懲、職稱評定等材料。7.其他與幼兒園工作有關的具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應及時將本部門形成的文件材料收集齊全，按照規(guī)定進行整理，定期移交綜合檔案室。2.對于重要文件和緊急文件，應及時送交綜合檔案室登記保管，不得積壓或擅自處理。3.收集的文件材料應保持其真實性、完整性和原始性，不得隨意涂改、偽造或損毀。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成來源、時間、內(nèi)容等因素，將檔案分為黨群工作類、行政管理類、教學管理類、學生管理類、后勤管理類等大類，每大類下再根據(jù)具體情況分為若干小類。2.編號：對每一份檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于管理和查找。編號方法可采用年度類別順序號的形式，如2023XM001，表示2023年行政管理類第1份檔案。3.編目：編制檔案目錄，目錄應包括檔案編號、題名、日期來源、保管期限等內(nèi)容，以便于查閱和統(tǒng)計。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂時，應拆除金屬物，采用線裝或膠裝的方式，確保檔案整齊牢固。四、檔案的保管（一）保管場所1.綜合檔案室應設置專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案庫房應保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.檔案應按照分類編號順序排列上架存放，便于查找和管理。2.對電子檔案應進行備份，備份存儲介質(zhì)應妥善保管，定期進行檢查和更新，防止數(shù)據(jù)丟失。3.對于珍貴檔案和易損檔案，應采取特殊的保護措施，如復制、裱糊等，確保檔案的安全保存。（三）檔案的清點與檢查1.定期對檔案進行清點，每年至少進行一次全面清點，確保檔案的數(shù)量與目錄相符。2.對檔案的保管狀況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。檢查內(nèi)容包括檔案的完好程度、存儲環(huán)境、防蟲防霉等情況。3.做好檔案清點和檢查記錄，對發(fā)現(xiàn)的問題和處理情況進行詳細記載。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權限1.幼兒園內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容和期限，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到綜合檔案室查閱。2.外單位人員查閱檔案，需持有單位介紹信，注明查閱目的和內(nèi)容，經(jīng)幼兒園分管領導批準后，方可查閱。查閱重要檔案需經(jīng)園長批準。3.涉及個人隱私的檔案，未經(jīng)本人同意，不得查閱。（二）查閱程序1.查閱人員到綜合檔案室查閱檔案時，應先在《檔案查閱登記簿》上登記，填寫查閱日期、查閱人姓名、單位、查閱內(nèi)容等信息。2.檔案管理人員根據(jù)查閱申請，提供相應的檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督，確保檔案的安全和完整。查閱人員不得擅自將檔案帶出檔案室。3.查閱人員如需復印、摘錄檔案內(nèi)容，應經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。復印、摘錄的檔案材料應與原件核對無誤，并注明出處。（三）利用反饋1.鼓勵檔案利用者對檔案利用情況進行反饋，提出意見和建議，以便不斷改進檔案工作。2.綜合檔案室應及時收集檔案利用反饋信息，對利用效果進行分析總結，為檔案的進一步開發(fā)利用提供參考依據(jù)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)國家有關檔案保管期限的規(guī)定，結合幼兒園的實際情況，對檔案進行科學合理的鑒定。2.鑒定工作應堅持全面審查、準確判定、慎重處理的原則，確保檔案的鑒定結果客觀公正。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合檔案室負責人、各部門兼職檔案員及相關業(yè)務人員組成。鑒定小組負責對檔案進行定期鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.檔案鑒定小組根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素，對檔案的保存價值進行評估，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期（16年至50年）、短期（15年以下）三種。2.對已到保管期限的檔案，鑒定小組應進行逐卷審查，對仍有保存價值的檔案，應重新確定保管期限；對確無保存價值的檔案，應提出銷毀意見。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，編制《檔案銷毀清冊》，詳細列出擬銷毀檔案的編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)幼兒園分管領導審核，園長批準后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應指定專人負責，在指定地點進行，采用焚燒或粉碎等方式進行銷毀，并做好銷毀記錄。銷毀記錄應包括銷毀日期、銷毀檔案名稱、數(shù)量、銷毀方式等內(nèi)容，由監(jiān)銷人員簽字確認。七、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計工作1.綜合檔案室應建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。2.檔案統(tǒng)計報表應按照國家有關規(guī)定和要求及時準確填報，上報上級主管部門和檔案行政管理部門。3.定期對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行分析，為檔案管理決策提供依據(jù)。（二）移交工作1.幼兒園工作人員因工作調(diào)動、離職等原因，應將本人保管的檔案材料及時移交綜合檔案室。2.幼