PAGE社區(qū)養(yǎng)老檔案管理制度一、總則（一）目的為加強社區(qū)養(yǎng)老檔案管理，規(guī)范檔案收集、整理、保管、利用等工作流程，確保社區(qū)養(yǎng)老服務(wù)工作的順利開展，保障老年人合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本社區(qū)內(nèi)開展養(yǎng)老服務(wù)相關(guān)工作所形成的各類檔案，包括但不限于老年人基本信息檔案、服務(wù)記錄檔案、健康檔案、財務(wù)檔案等。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實反映社區(qū)養(yǎng)老服務(wù)工作實際情況，確保信息準確無誤。2.完整性原則：全面收集與養(yǎng)老服務(wù)相關(guān)的各類資料，保證檔案資料的完整性。3.保密性原則：嚴格保護老年人個人隱私和檔案信息安全，防止信息泄露。4.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標準和規(guī)范進行檔案管理，確保檔案質(zhì)量。（四）管理職責1.社區(qū)養(yǎng)老服務(wù)中心負責制定和完善社區(qū)養(yǎng)老檔案管理制度，并組織實施。指導(dǎo)和監(jiān)督各部門檔案管理工作，確保檔案管理工作規(guī)范有序。負責檔案的集中收集、整理、保管和利用，定期對檔案進行清查和統(tǒng)計。2.各部門負責本部門在養(yǎng)老服務(wù)工作中形成檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案資料的及時、準確和完整。配合社區(qū)養(yǎng)老服務(wù)中心做好檔案管理相關(guān)工作，接受檔案管理工作的指導(dǎo)和監(jiān)督。3.檔案管理人員負責檔案的具體管理工作，包括檔案的分類、編號、裝訂、上架等。做好檔案的安全保管工作，定期檢查檔案保管情況，防止檔案損壞、丟失和泄密。按照規(guī)定為檔案利用者提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，并做好登記工作。二、檔案收集（一）收集范圍1.老年人基本信息檔案：包括老年人姓名、性別、年齡、身份證號碼、家庭住址、聯(lián)系方式、健康狀況、興趣愛好等。2.服務(wù)記錄檔案：涵蓋各類養(yǎng)老服務(wù)項目的服務(wù)記錄，如生活照料服務(wù)記錄、醫(yī)療保健服務(wù)記錄、文化娛樂服務(wù)記錄等。3.健康檔案：包含老年人的健康體檢報告、疾病診斷記錄、治療方案、康復(fù)記錄等。4.財務(wù)檔案：涉及養(yǎng)老服務(wù)經(jīng)費的收支憑證、賬目報表、審計報告等。5.其他相關(guān)檔案：如志愿者服務(wù)記錄、社區(qū)活動記錄、投訴處理記錄等與社區(qū)養(yǎng)老服務(wù)有關(guān)的各類檔案。（二）收集要求1.及時收集：各部門在工作過程中應(yīng)及時將形成的檔案資料移交至社區(qū)養(yǎng)老服務(wù)中心檔案管理人員，確保檔案資料的時效性。2.準確完整：檔案資料應(yīng)內(nèi)容真實、準確，字跡清晰，簽字蓋章齊全，確保檔案的完整性。3.分類整理：移交的檔案資料應(yīng)按照檔案分類標準進行初步分類，便于后續(xù)整理工作。（三）收集渠道1.服務(wù)過程中直接產(chǎn)生：各部門在為老年人提供服務(wù)時，由服務(wù)人員直接記錄相關(guān)信息形成檔案。2.老年人主動提供：鼓勵老年人及其家屬主動向社區(qū)養(yǎng)老服務(wù)中心提供個人信息、健康狀況等相關(guān)資料。3.外部機構(gòu)提供：如醫(yī)療機構(gòu)提供的健康體檢報告、政府部門提供的相關(guān)政策文件等。三、檔案整理（一）整理原則遵循檔案形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）整理步驟1.分類：按照檔案類別將收集到的檔案資料分為老年人基本信息檔案、服務(wù)記錄檔案、健康檔案、財務(wù)檔案、其他相關(guān)檔案等大類。2.編號：為每一類檔案編制唯一的編號，編號應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于檔案的查找和管理。3.編目：對每一份檔案資料編制目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、來源等信息，確保目錄清晰準確。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案資料進行裝訂，確保檔案整齊牢固，便于保存。5.上架：將整理好的檔案按照編號順序上架存放，便于檔案的保管和查閱。（三）整理要求1.保持文件原貌：整理檔案時應(yīng)保持文件的原始面貌，不得隨意涂改、損壞文件。2.規(guī)范整理方法：嚴格按照檔案整理標準和規(guī)范進行操作，確保整理質(zhì)量。3.定期復(fù)查：檔案管理人員應(yīng)定期對整理好的檔案進行復(fù)查，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正。四、檔案保管（一）保管場所1.設(shè)置專門的檔案庫房：檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能，確保檔案安全。2.配備必要的設(shè)施設(shè)備：如檔案架、檔案柜、溫濕度計、滅火器、防蟲藥品等。（二）保管要求1.分類存放：按照檔案類別和編號順序?qū)n案分類存放在檔案架或檔案柜中，便于查找和管理。2.標識清晰：在檔案架和檔案柜上標明檔案類別、編號范圍等信息，方便檔案管理人員快速定位檔案。3.定期檢查：檔案管理人員應(yīng)定期對檔案保管情況進行檢查，重點檢查檔案是否有損壞、丟失、霉變等情況，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施處理。4.溫濕度控制：檔案庫房應(yīng)保持適宜的溫濕度，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。5.安全管理：加強檔案庫房的安全管理，嚴禁無關(guān)人員進入檔案庫房，做好防火、防盜、防蟲等工作。（三）電子檔案保管1.存儲介質(zhì)：電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，如硬盤、光盤等，并定期進行備份。2.數(shù)據(jù)安全：采取必要的數(shù)據(jù)安全措施，如設(shè)置密碼、安裝殺毒軟件等，防止電子檔案數(shù)據(jù)丟失、損壞和泄露。3.定期維護：定期對電子檔案進行維護，檢查數(shù)據(jù)的完整性和可讀性，確保電子檔案的正常使用。五、檔案利用（一）利用原則1.合法合規(guī)原則：檔案利用應(yīng)符合國家法律法規(guī)和相關(guān)政策要求，不得損害老年人合法權(quán)益和社區(qū)養(yǎng)老服務(wù)中心利益。2.目的明確原則：檔案利用應(yīng)具有明確的目的，僅限于為社區(qū)養(yǎng)老服務(wù)工作提供參考和依據(jù)。3.審批登記原則：檔案利用須經(jīng)審批，并進行詳細登記，確保檔案使用安全。（二）利用范圍1.內(nèi)部查閱：社區(qū)養(yǎng)老服務(wù)中心工作人員因工作需要查閱檔案，了解老年人基本情況、服務(wù)歷史等信息，以便更好地為老年人提供服務(wù)。2.外部查閱：因司法機關(guān)、政府部門等依法履行職責需要查閱檔案的，經(jīng)社區(qū)養(yǎng)老服務(wù)中心負責人批準后，按照規(guī)定提供查閱服務(wù)。3.其他利用：如開展養(yǎng)老服務(wù)研究、統(tǒng)計分析等工作需要利用檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用流程1.申請：檔案利用者填寫檔案利用申請表，注明利用目的、檔案名稱、利用期限等信息。2.審批：申請表經(jīng)所在部門負責人審核后，報社區(qū)養(yǎng)老服務(wù)中心負責人審批。3.登記：檔案管理人員根據(jù)審批結(jié)果，對檔案利用情況進行詳細登記，包括利用者姓名、單位、利用目的、檔案名稱、利用日期、歸還日期等。4.查閱：檔案管理人員按照登記內(nèi)容為檔案利用者提供檔案查閱服務(wù)，并在查閱過程中進行現(xiàn)場監(jiān)督。5.歸還：檔案利用者查閱完畢后，應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理人員，并辦理歸還手續(xù)。（四）利用要求1.查閱限制：檔案利用者應(yīng)按照規(guī)定的范圍查閱檔案，不得擅自摘抄、復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。2.保護檔案：在查閱檔案過程中，檔案利用者應(yīng)愛護檔案，不得損壞、涂改、標記檔案。3.遵守保密規(guī)定：檔案利用者應(yīng)對查閱過程中知悉的檔案內(nèi)容嚴格保密，不得泄露給無關(guān)人員。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則定期對檔案進行鑒定，確保檔案的保存價值，剔除無保存價值的檔案。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由社區(qū)養(yǎng)老服務(wù)中心負責人、各部門負責人和檔案管理人員組成，負責檔案鑒定工作。（三）鑒定標準根據(jù)檔案的形成時間、內(nèi)容重要性、歷史價值等因素，綜合判斷檔案的保存價值。對已過保管期限、確無保存價值的檔案進行鑒定。（四）鑒定程序1.初步篩選：檔案管理人員對到期檔案進行初步篩選，列出擬鑒定檔案清單。2.小組審查：檔案鑒定小組對擬鑒定檔案進行審查，根據(jù)鑒定標準確定檔案的存毀。3.形成鑒定報告：檔案鑒定小組對鑒定結(jié)果進行匯總，形成檔案鑒定報告，報社區(qū)養(yǎng)老服務(wù)中心負責人審批。（五）銷毀程序1.編制銷毀清單：對經(jīng)批準銷毀的檔案，編制銷毀清單，注明檔案名稱、編號、數(shù)量等信息。2.審批備案：銷毀清單經(jīng)社區(qū)養(yǎng)老服務(wù)中心負責人審批后，報上級主管部門備案。3.實施銷毀：選擇安全可靠的方式對檔案進行銷毀，如焚燒、粉碎等，并做好銷毀記錄。4.監(jiān)銷：銷