PAGE騰訊公司檔案管理制度一、總則（一）目的為加強騰訊公司檔案管理，有效地保護和利用檔案，提高公司管理水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于騰訊公司總部及各分支機構，涵蓋公司各類文件、資料、記錄等檔案的管理。（三）檔案定義本制度所稱檔案是指公司在各項活動中形成的具有保存價值的各種形式的歷史記錄，包括但不限于紙質文件、電子文檔、圖表、聲像資料等。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性。2.分類管理原則：按照檔案的形成領域、內容性質等進行分類，便于管理和查找。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的泄露、損毀和丟失，對涉及公司機密的檔案嚴格保密。4.方便利用原則：建立科學合理的檔案管理體系，提高檔案利用效率，為公司各項工作提供有力支持。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理部門公司設立專門的檔案管理部門，負責公司檔案管理工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織實施和監(jiān)督指導。（二）檔案管理人員職責1.負責檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計工作。2.對檔案進行分類、編號、編目，建立健全檔案檢索體系。3.定期對檔案進行檢查、清點，確保檔案的安全和完整。4.按照規(guī)定提供檔案查閱、借閱服務，做好登記和跟蹤工作。5.負責檔案信息化建設，提高檔案管理的信息化水平。6.參與檔案鑒定、銷毀工作，提出處理意見。7.開展檔案管理業(yè)務培訓，提高公司員工的檔案管理意識和技能。（三）各部門兼職檔案員職責1.負責本部門文件資料的收集、整理和初步歸檔工作。2.配合檔案管理部門做好檔案的移交、借閱等相關工作。3.協(xié)助檔案管理部門開展檔案管理宣傳和培訓工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司在經營管理、業(yè)務活動、技術研發(fā)、行政管理等方面形成的文件、資料、記錄。2.公司對外簽訂的合同、協(xié)議、章程等文件。3.公司員工的人事檔案、培訓檔案、業(yè)績考核檔案等。4.公司獲得的榮譽證書、資質證書、專利證書等文件。5.公司舉辦或參與的各類活動的相關資料。6.其他具有保存價值的文件、資料。（二）收集要求1.各部門應及時將本部門形成的文件資料收集齊全，確保無遺漏。2.對收集的文件資料要進行認真核對，保證其真實性、準確性和完整性。3.對于重要文件資料，應采取備份等措施，防止丟失。（三）整理方法1.分類：按照檔案的性質、內容等進行分類，如行政管理類、業(yè)務管理類、技術研發(fā)類等。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案名稱、編號、日期、來源、保管期限等信息。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間1.各部門應在文件資料形成后的[X]個工作日內整理完畢，并移交檔案管理部門歸檔。2.對于重大項目、重要活動等形成的檔案，應在項目結束或活動完成后的[X]個工作日內歸檔。（二）歸檔流程1.各部門兼職檔案員將整理好的檔案移交檔案管理部門。2.檔案管理部門對移交的檔案進行審核，符合要求的予以接收，并辦理交接手續(xù)。3.檔案管理部門按照分類編號的方法對檔案進行上架存放。（三）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長期和短期。2.永久保管的檔案主要包括公司的重要規(guī)章制度、年度財務報告、重大合同協(xié)議等。3.長期保管的檔案保管期限為[X]年，主要包括一般性的業(yè)務文件、人事檔案等。4.短期保管的檔案保管期限為[X]年，主要包括臨時性的文件資料等。（四）保管要求1.檔案管理部門應設置專門的檔案庫房，保持庫房清潔、通風、防潮、防火、防盜等。2.檔案應分類存放，排列整齊，便于查找。3.對電子檔案要進行定期備份，存儲在安全可靠的介質上，并異地存放。4.定期對檔案進行清點、檢查，發(fā)現問題及時處理。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱權限1.公司員工因工作需要可查閱與其工作相關的檔案。2.查閱重要檔案需經部門負責人批準。3.外部單位查閱公司檔案需經公司主管領導批準，并辦理相關手續(xù)。（二）查閱流程1.查閱人填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的等。2.申請表經批準后，查閱人到檔案管理部門查閱檔案。3.檔案管理部門應安排專人協(xié)助查閱，查閱人不得擅自摘抄、復制、涂改檔案內容。（三）借閱權限1.借閱檔案需經部門負責人和檔案管理部門負責人批準。2.涉及公司機密的檔案一般不予借閱，確需借閱的，需經公司主管領導批準。（四）借閱流程1.借閱人填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱期限等。2.申請表經批準后，借閱人到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)，領取檔案。3.借閱人應妥善保管檔案，不得轉借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、污損。4.借閱期限屆滿，借閱人應按時歸還檔案，檔案管理部門應對歸還的檔案進行檢查。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門、相關業(yè)務部門和法務部門等人員組成，負責檔案鑒定工作。（二）鑒定標準1.根據檔案的保管期限、重要程度、現實利用價值等進行鑒定。2.對已超過保管期限且無保存價值的檔案進行鑒定銷毀。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對到期檔案進行清理，提出鑒定意見。2.檔案鑒定小組對檔案管理部門提出的鑒定意見進行審核。3.經鑒定小組審核同意銷毀的檔案，編制《檔案銷毀清單》。（四）銷毀方式1.對紙質檔案采用焚燒或粉碎等方式進行銷毀。2.對電子檔案采用格式化或刪除等方式進行銷毀，并確保無法恢復。（五）銷毀監(jiān)督檔案銷毀時，應至少有兩人在場監(jiān)督，并在《檔案銷毀清單》上簽字確認。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現檔案的數字化存儲、檢索、利用和管理。（二）數據錄入與維護1.檔案管理部門應及時將紙質檔案數字化，錄入檔案信息化管理系統(tǒng)。2.對檔案信息化管理系統(tǒng)中的數據進行定期維護，確保數據的準確性和完整性。（三）系統(tǒng)安全管理1.加強檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護，設置用戶權限，防止數據泄露。2.定期對系統(tǒng)進行備份，制定應急預案，確保系統(tǒng)故障時能夠及時恢復。（四）電子檔案管