PAGE水利局工作檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)水利局工作檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，為水利局各項(xiàng)工作提供有力的支持和保障，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于水利局機(jī)關(guān)各科室、直屬事業(yè)單位及下屬各基層單位在工作中形成的各類(lèi)檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：水利局檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專(zhuān)門(mén)的檔案管理機(jī)構(gòu)或指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作。2.真實(shí)完整原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映水利局各項(xiàng)工作的歷史過(guò)程和實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和完整性。3.科學(xué)分類(lèi)原則：按照檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)，便于檔案的管理和查找利用。4.安全保密原則：加強(qiáng)檔案的安全保護(hù)措施，確保檔案的安全，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理機(jī)構(gòu)水利局設(shè)立檔案管理科，作為全局檔案管理的專(zhuān)門(mén)機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)和指導(dǎo)全局檔案工作。（二）職責(zé)1.制定檔案管理制度：根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合水利局實(shí)際情況，制定和完善檔案管理制度、工作流程和操作規(guī)范。2.檔案收集與整理：組織開(kāi)展檔案收集工作，指導(dǎo)各科室、單位做好檔案的整理、分類(lèi)和歸檔工作，確保檔案的齊全、完整和規(guī)范。3.檔案保管與保護(hù)：負(fù)責(zé)檔案的保管工作，提供安全、適宜的保管環(huán)境，采取有效的保護(hù)措施，防止檔案損壞、丟失和變質(zhì)。4.檔案利用與服務(wù)：建立檔案查閱利用制度，為水利局內(nèi)部各部門(mén)及外部相關(guān)單位提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，充分發(fā)揮檔案的作用。5.檔案信息化建設(shè)：推進(jìn)檔案信息化管理，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索和利用，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。6.檔案鑒定與銷(xiāo)毀：定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r(jià)值的檔案進(jìn)行銷(xiāo)毀處理。7.培訓(xùn)與指導(dǎo)：組織開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高全局檔案管理人員及相關(guān)工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力，指導(dǎo)各科室、單位做好檔案管理工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.行政管理類(lèi)：包括水利局制定的各類(lèi)規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、會(huì)議記錄、紀(jì)要、文件、通知、函件等。2.業(yè)務(wù)工作類(lèi)：涉及水資源管理、水利工程建設(shè)與管理、防汛抗旱、水土保持、農(nóng)村水利等業(yè)務(wù)工作形成的各類(lèi)文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、合同、協(xié)議等。3.人事勞資類(lèi)：干部職工的人事檔案、工資福利、考核獎(jiǎng)懲、培訓(xùn)記錄等相關(guān)材料。4.財(cái)務(wù)審計(jì)類(lèi)：財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、會(huì)計(jì)憑證、賬簿等財(cái)務(wù)資料。5.聲像實(shí)物類(lèi)：反映水利局工作活動(dòng)的照片、錄音、錄像、光盤(pán)、獎(jiǎng)杯、證書(shū)、印章等實(shí)物檔案。（二）收集要求1.各科室、單位應(yīng)明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案收集工作，按照檔案形成規(guī)律和時(shí)間要求，及時(shí)收集整理本科室、單位的各類(lèi)檔案材料，確保檔案的齊全、完整。2.對(duì)于重要會(huì)議、重大活動(dòng)、重點(diǎn)項(xiàng)目形成的檔案，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或項(xiàng)目完成后及時(shí)歸檔，確保檔案的時(shí)效性。3.檔案收集過(guò)程中，要嚴(yán)格審核檔案材料的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性，對(duì)不符合要求的檔案材料應(yīng)及時(shí)補(bǔ)充或修正。（三）整理方法1.分類(lèi)：按照檔案的性質(zhì)和內(nèi)容，將收集到的檔案材料分為行政管理、業(yè)務(wù)工作、人事勞資、財(cái)務(wù)審計(jì)、聲像實(shí)物等類(lèi)別。2.編號(hào)：對(duì)每一類(lèi)檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查找。3.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案材料進(jìn)行整理裝訂，確保裝訂牢固、整齊美觀，便于長(zhǎng)期保存。4.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等內(nèi)容，以便快速檢索和查閱檔案。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案管理科應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.庫(kù)房應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲(chóng)藥等。（二）保管要求1.檔案應(yīng)按照分類(lèi)編號(hào)順序存放，排列整齊，便于查找。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，確保檔案的安全和完整。3.做好檔案庫(kù)房的溫濕度控制工作，保持庫(kù)房?jī)?nèi)溫度在14℃24℃之間，相對(duì)濕度在45%60%之間。4.對(duì)磁性載體檔案，應(yīng)定期進(jìn)行檢查、復(fù)制，防止信息丟失。（三）檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)1.按照國(guó)家有關(guān)檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對(duì)重要檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)。2.數(shù)字化檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保檔案數(shù)據(jù)的安全。3.加強(qiáng)對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的管理和維護(hù)，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)更新和檢查，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。五、檔案的利用與服務(wù)（一）利用范圍1.水利局內(nèi)部各科室、單位因工作需要查閱檔案的，可按照規(guī)定程序辦理查閱手續(xù)。2.外部單位因工作需要查閱水利局檔案的，應(yīng)出具單位介紹信，經(jīng)檔案管理科負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。（二）利用方式1.查閱：查閱者可在檔案管理科指定的場(chǎng)所查閱檔案，查閱時(shí)應(yīng)保持安靜，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等內(nèi)容，經(jīng)檔案管理科負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。3.出具證明：根據(jù)查閱者的需要，檔案管理科可出具檔案證明材料，證明材料應(yīng)加蓋水利局檔案管理專(zhuān)用章。（三）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案查閱、借閱等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括利用者姓名、單位、利用時(shí)間、利用目的、檔案名稱、數(shù)量、歸還時(shí)間等。2.定期對(duì)檔案利用登記情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。六、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理科負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)科室負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合水利局工作實(shí)際，確定檔案的保管期限，保管期限分為永久、長(zhǎng)期（[X]年）和短期（[X]年）。2.對(duì)已超過(guò)保管期限的檔案，由鑒定工作小組進(jìn)行鑒定，確定是否仍具有保存價(jià)值。（三）銷(xiāo)毀程序1.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，由檔案管理科編制檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，清冊(cè)應(yīng)注明檔案名稱、編號(hào)、日期、保管期限、銷(xiāo)毀原因等內(nèi)容。2.檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)經(jīng)水利局分管領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。3.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，監(jiān)銷(xiāo)人應(yīng)在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。銷(xiāo)毀過(guò)程中，應(yīng)確保檔案信息徹底銷(xiāo)毀，防止檔案信息泄露。4.銷(xiāo)毀后的檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)應(yīng)永久保存。七、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理科負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案管理科的全面工作，制定檔案工作計(jì)劃和目標(biāo)，組織實(shí)施檔案管理制度和工作流程。2.統(tǒng)籌協(xié)調(diào)和指導(dǎo)全局檔案工作，定期召開(kāi)檔案工作會(huì)議，研究解決檔案管理工作中存在的問(wèn)題。3.審核檔案管理科的各項(xiàng)工作文件和報(bào)告，向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案管理工作情況。4.組織開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。5.負(fù)責(zé)與上級(jí)檔案管理部門(mén)及其他相關(guān)單位的溝通協(xié)調(diào)，爭(zhēng)取對(duì)水利局檔案管理工作的支持和指導(dǎo)。（二）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，遵守水利局檔案管理制度和工作流程。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等日常工作，確保檔案的齊全、完整、規(guī)范和安全。3.做好檔案庫(kù)房的管理工作，定期檢查檔案保管情況，及時(shí)處理發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題。4.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)工作，建立和維護(hù)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，為檔案利用提供便捷服務(wù)。5.協(xié)助檔