PAGE借用檔案部公章制度一、總則（一）目的為加強公司檔案部公章的管理，規(guī)范公章借用行為，確保公章使用的合法性、嚴肅性和安全性，維護公司的正常運營秩序，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各部門、分支機構以及全體員工借用檔案部公章的相關事宜。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：公章借用必須嚴格遵守國家法律法規(guī)和公司的各項規(guī)章制度。2.審批規(guī)范原則：建立嚴格的借用審批流程，確保公章借用用途合法、合理、必要。3.安全保密原則：借用人員應妥善保管公章，確保公章安全，防止公章被盜用、冒用或濫用，對涉及的公司機密信息嚴格保密。4.限時歸還原則：借用公章應在規(guī)定時間內歸還，不得拖延。二、公章概述（一）公章定義檔案部公章是公司在檔案管理等相關業(yè)務活動中具有法律效力的印章，代表公司檔案部的意志和權力。（二）公章樣式[詳細描述公章的樣式，包括形狀、尺寸、材質、圖案、文字等具體特征]（三）公章用途1.用于檔案管理工作中涉及的文件簽署、證明開具等相關業(yè)務，如檔案借閱證明、檔案移交證明等。2.經(jīng)公司批準的其他與檔案管理相關的合法用途。三、借用流程（一）申請1.借用部門或個人需填寫《檔案部公章借用申請表》（以下簡稱“申請表”），詳細說明借用公章的用途、使用期限、使用范圍等信息。2.申請表應經(jīng)借用部門負責人簽字確認，并加蓋部門公章（如適用）。（二）審批1.將申請表提交至檔案部負責人。檔案部負責人對借用申請進行初步審核，重點審查借用用途的合法性、合理性以及是否符合公司相關規(guī)定。對于常規(guī)的檔案管理業(yè)務借用申請，檔案部負責人應在[X]個工作日內完成審核。對于涉及重要事項或特殊情況的借用申請，檔案部負責人應及時與相關部門溝通協(xié)調，并在[X]個工作日內給出審核意見。2.若申請通過檔案部負責人審核，申請表將提交至公司分管領導審批。公司分管領導根據(jù)公司整體情況和業(yè)務需求，對借用申請進行最終審批。公司分管領導應在收到申請表后的[X]個工作日內完成審批。如遇特殊情況無法及時審批，應向借用部門或個人說明原因。（三）領取1.借用申請經(jīng)公司分管領導批準后通知借用部門或個人。借用人員憑批準后的申請表到檔案部領取公章。2.檔案部工作人員與借用人員共同核對公章的完好情況，并在《檔案部公章借用登記薄》（以下簡稱“登記薄”）上進行詳細登記，包括借用時間、歸還時間、借用人員姓名、借用用途等信息。雙方在登記薄上簽字確認。（四）使用1.借用人員必須嚴格按照申請表中注明的用途、使用期限和使用范圍使用公章。不得擅自更改公章用途，不得將公章轉借他人。2.使用公章時，應確保蓋章文件內容真實、合法、有效。借用人員應對蓋章后的文件負責，如因蓋章文件引發(fā)的法律糾紛或其他問題，借用人員應承擔相應責任。3.在蓋章過程中，借用人員應注意公章的正確使用方法，避免損壞公章。如發(fā)現(xiàn)公章有損壞情況，應及時向檔案部報告。（五）歸還1.借用人員應在規(guī)定的歸還時間內將公章歸還至檔案部。歸還時，檔案部工作人員應與借用人員再次共同核對公章的完好情況，并在登記薄上記錄歸還時間。2.如借用人員未能按時歸還公章，應提前向檔案部說明原因并申請延期。未經(jīng)批準逾期未歸還的，檔案部將視情節(jié)輕重給予相應處理。四、使用規(guī)范（一）蓋章文件要求1.借用公章所蓋文件必須是經(jīng)過正常審批流程且符合公司業(yè)務規(guī)定的正式文件。2.文件內容應清晰、準確、完整，不得有涂改、模糊等情況。對于重要文件，應在蓋章前進行再次審核。（二）蓋章位置要求1.公章應蓋在文件規(guī)定的蓋章位置，確保印章清晰、端正，與文件內容協(xié)調一致。2.原則上，公章不得蓋在空白紙張或未填寫完整的文件上。如特殊情況需要先蓋章的，必須經(jīng)檔案部負責人批準，并對蓋章后的文件進行嚴格監(jiān)管。（三）蓋章數(shù)量要求1.根據(jù)文件實際需要確定蓋章數(shù)量，不得多蓋或重復蓋章。2.如需在多頁文件上蓋章，應確保每頁文件都加蓋清晰、完整的公章，或采取騎縫蓋章等有效方式，防止文件被替換或篡改。五、保管與監(jiān)督（一）保管責任1.檔案部負責公章的日常保管工作，應指定專人負責保管公章，并確保保管環(huán)境安全、可靠。2.公章保管人員應嚴格遵守公章保管制度，不得擅自將公章帶出檔案部辦公區(qū)域。如因工作需要帶出的，必須經(jīng)檔案部負責人批準，并辦理相關手續(xù)。（二）監(jiān)督檢查1.檔案部應定期對公章的保管和使用情況進行檢查，確保公章保管安全，使用規(guī)范。檢查內容包括登記薄記錄、公章完好情況、蓋章文件合規(guī)性等。2.公司內部審計部門或其他相關監(jiān)督部門有權對檔案部公章的管理情況進行不定期抽查，如發(fā)現(xiàn)問題，應及時責令整改。六、風險防范與責任追究（一）風險防范1.加強對借用人員的培訓和教育，提高其法律意識和責任意識，使其充分了解公章使用的風險和相關規(guī)定。2.建立公章使用風險預警機制，對可能存在風險的借用申請或使用行為進行提前識別和評估，并采取相應的防范措施。3.完善公章保管設施，配備必要的安全設備，如保險柜、監(jiān)控系統(tǒng)等，確保公章存放安全。（二）責任追究1.若借用人員違反本制度規(guī)定，擅自使用公章或因保管不善導致公章被盜用、冒用、丟失等情況，給公司造成損失的，借用人員應承擔相應的法律責任和經(jīng)濟賠償責任。2.對于因審核把關不嚴導致公章被違規(guī)借用的相關審批人員，公司將視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款等處理；如造成嚴重后果的，將依法依規(guī)追究其法律責任。3.檔案部公章保管人員如因工作失誤或違反保管制度，導致公章出現(xiàn)問題的，將按照公司相關規(guī)定進行嚴肅處理；如構成犯罪的，將移交司法機關依法追究刑事責任。七、附則（一）解釋權本制度由公司檔案部負責解釋。在執(zhí)行過程中，如遇本制度未涵蓋的情況或需要進一步明確的事項，由檔案部根據(jù)公司實際情況和相關法律法規(guī)進行解釋和處理。（二）修訂與補充1.本制度將根據(jù)國家法律法規(guī)、公司業(yè)務發(fā)展以及實際執(zhí)行情況適時進行修訂和補充。修訂和補充后的制度將及時通知公司各部門和全體員工。一般情況下，每年對制度進行一次全面審查，根據(jù)審查結果進行必要的修訂。如遇國家法律法規(guī)調整、公司重大業(yè)務變革或其他特殊情況，將及時啟動制度修訂工作。