PAGE中學(xué)檔案數(shù)字化管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)中學(xué)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平，確保檔案信息的真實性、完整性和安全性，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及教育行業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本校實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本校各部門在檔案形成、整理、數(shù)字化處理、存儲、利用等過程中的管理活動。（三）基本原則1.真實性原則：檔案數(shù)字化應(yīng)確保原始檔案信息的真實可靠，不得篡改、偽造檔案內(nèi)容。2.完整性原則：全面涵蓋學(xué)校各類檔案，保證數(shù)字化檔案與原始檔案一致，不遺漏重要信息。3.安全性原則：采取有效措施保障檔案數(shù)字化信息的存儲、傳輸安全，防止信息泄露、丟失或被非法獲取。4.便捷性原則：通過數(shù)字化手段提高檔案查詢、利用的便捷性，為學(xué)校教學(xué)、管理等工作提供高效服務(wù)。二、檔案數(shù)字化管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門1.負(fù)責(zé)制定檔案數(shù)字化工作計劃和實施方案。2.組織檔案數(shù)字化項目的實施，包括檔案整理、掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等工作。3.對數(shù)字化檔案進(jìn)行質(zhì)量檢查和驗收，確保檔案數(shù)字化成果符合要求。4.建立和維護(hù)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，負(fù)責(zé)檔案數(shù)據(jù)的存儲、備份和安全管理。5.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門檔案數(shù)字化工作，提供業(yè)務(wù)培訓(xùn)和技術(shù)支持。（二）各部門1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交，確保檔案齊全、完整、準(zhǔn)確。2.配合檔案管理部門開展檔案數(shù)字化工作，提供必要的協(xié)助和支持。3.按照檔案管理規(guī)定，正確使用數(shù)字化檔案，不得擅自更改、刪除或泄露檔案信息。（三）信息技術(shù)部門1.提供檔案數(shù)字化所需的硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)，保障系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。2.負(fù)責(zé)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，防止檔案數(shù)字化過程中的網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。3.協(xié)助檔案管理部門進(jìn)行數(shù)字化設(shè)備的維護(hù)和管理，確保設(shè)備正常使用。三、檔案數(shù)字化流程（一）檔案收集與整理1.各部門按照檔案管理要求，定期收集本部門形成的各類檔案，進(jìn)行初步整理，確保檔案分類清晰、編號準(zhǔn)確、目錄完整。2.檔案管理部門對接收的檔案進(jìn)行審核，對不符合要求的檔案退回原部門補(bǔ)充完善。（二）檔案數(shù)字化前處理1.對紙質(zhì)檔案進(jìn)行去污、修復(fù)等預(yù)處理，確保掃描圖像清晰可讀。2.按照檔案分類方案和編號規(guī)則，對檔案進(jìn)行重新編號和編目，建立準(zhǔn)確的檔案索引。（三）檔案掃描1.根據(jù)檔案內(nèi)容和保存價值，確定掃描分辨率、色彩模式等參數(shù)。一般檔案采用黑白二值模式掃描，重要文件、圖片等可采用彩色模式掃描。2.掃描過程中要保證圖像清晰、完整，避免出現(xiàn)漏掃、重掃、偏斜等現(xiàn)象。對超大尺寸檔案可采用分幅掃描，拼接后確保圖像完整。3.掃描完成后，對圖像進(jìn)行命名，命名規(guī)則應(yīng)體現(xiàn)檔案類別、年度、編號等關(guān)鍵信息，便于識別和管理。（四）圖像處理1.對掃描圖像進(jìn)行去污、糾偏、裁剪、去黑邊等處理，提高圖像質(zhì)量。2.對圖像進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，統(tǒng)一存儲為通用的圖像格式，如TIFF或PDF，確保圖像在不同設(shè)備和軟件上能夠正常顯示和使用。（五）數(shù)據(jù)掛接與存儲1.將處理后的圖像數(shù)據(jù)與對應(yīng)的檔案目錄信息進(jìn)行掛接，建立準(zhǔn)確的電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.采用安全可靠的存儲設(shè)備和存儲方式，對數(shù)字化檔案進(jìn)行備份存儲。存儲設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)安全。3.建立檔案數(shù)字化存儲的索引目錄，方便快速檢索和查詢檔案信息。（六）檔案數(shù)字化驗收1.檔案管理部門組織相關(guān)人員對檔案數(shù)字化成果進(jìn)行驗收，驗收內(nèi)容包括檔案整理質(zhì)量、掃描圖像質(zhì)量、數(shù)據(jù)掛接準(zhǔn)確性、存儲安全性等。2.驗收合格的檔案數(shù)字化項目，辦理驗收手續(xù)，將數(shù)字化檔案正式納入檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行管理。對驗收不合格的項目，責(zé)令相關(guān)部門限期整改，直至驗收合格。四、檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)（一）系統(tǒng)功能要求1.檔案錄入與編輯：能夠方便地錄入檔案基本信息、目錄信息，對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行修改、刪除等操作。2.圖像管理：支持對掃描圖像進(jìn)行上傳、存儲、查看、下載等管理，具備圖像放大、縮小、旋轉(zhuǎn)等功能。3.檢索查詢：提供多種檢索方式，如按檔案類別、年度、編號、關(guān)鍵詞等進(jìn)行快速檢索，能夠準(zhǔn)確定位所需檔案信息。4.權(quán)限管理：設(shè)置不同的用戶角色和權(quán)限，確保只有授權(quán)人員能夠訪問和操作相關(guān)檔案數(shù)據(jù)，保障檔案信息安全。5.數(shù)據(jù)統(tǒng)計與分析：能夠?qū)n案數(shù)字化數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計分析，如檔案數(shù)量統(tǒng)計、利用情況分析等，為學(xué)校檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。（二）系統(tǒng)安全保障1.采用防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)措施，防止外部非法網(wǎng)絡(luò)訪問。2.設(shè)置用戶登錄認(rèn)證機(jī)制，采用強(qiáng)密碼策略，定期更換密碼。3.對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行定期備份，備份數(shù)據(jù)存儲在異地，防止因本地災(zāi)害等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。4.建立系統(tǒng)安全審計機(jī)制，記錄和監(jiān)控用戶操作行為，及時發(fā)現(xiàn)和處理異常情況。（三）系統(tǒng)維護(hù)與升級1.信息技術(shù)部門負(fù)責(zé)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的日常維護(hù)，及時處理系統(tǒng)故障和問題，確保系統(tǒng)正常運行。2.根據(jù)學(xué)校檔案管理需求和信息技術(shù)發(fā)展，定期對系統(tǒng)進(jìn)行升級，優(yōu)化系統(tǒng)功能，提高系統(tǒng)性能。五、檔案數(shù)字化存儲與保管（一）存儲設(shè)備選擇1.選用質(zhì)量可靠、性能穩(wěn)定的存儲設(shè)備，如磁盤陣列、磁帶庫等，滿足檔案數(shù)據(jù)長期存儲的要求。2.存儲設(shè)備應(yīng)具備冗余設(shè)計，防止因單個設(shè)備故障導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。（二）存儲環(huán)境要求1.檔案數(shù)字化存儲場所應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度適宜，防止檔案數(shù)據(jù)因環(huán)境因素受損。2.存儲場所應(yīng)配備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案數(shù)據(jù)安全。（三）數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)1.制定數(shù)據(jù)備份策略，定期對檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)進(jìn)行全量備份和增量備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的物理位置，如異地存儲或云存儲。2.定期進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)演練，確保在數(shù)據(jù)出現(xiàn)問題時能夠及時恢復(fù)，保證檔案信息的連續(xù)性和可用性。（四）檔案保管期限與銷毀1.根據(jù)國家檔案保管期限規(guī)定，確定各類檔案的保管期限。對超過保管期限的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行鑒定和銷毀。2.檔案銷毀前，應(yīng)編制銷毀清冊，經(jīng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。銷毀清冊應(yīng)永久保存。六、檔案數(shù)字化利用與保密（一）檔案利用權(quán)限規(guī)定1.本校教職工因工作需要可申請查閱、借閱數(shù)字化檔案，需填寫申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理相關(guān)手續(xù)。2.外單位人員查閱本校數(shù)字化檔案，需持有單位介紹信，經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱過程中應(yīng)在檔案管理部門指定地點進(jìn)行，不得擅自復(fù)制、拍照或傳播檔案內(nèi)容。（二）檔案利用登記與跟蹤1.建立檔案利用登記制度，對檔案查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用時間、利用人、檔案名稱、利用目的等信息。2.對借閱的檔案進(jìn)行跟蹤管理，及時催還到期檔案，確保檔案按時歸還。對逾期未還的檔案，應(yīng)及時催問并記錄相關(guān)情況。（三）檔案保密措施1.加強(qiáng)對檔案數(shù)字化工作人員的保密教育，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任。2.對涉及國家機(jī)密、學(xué)校敏感信息的檔案，應(yīng)采取加密存儲、專人管理等特殊保密措施，防止信息泄露。3.在檔案利用過程中，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得將檔案信息泄露給無關(guān)人員。七、檔案數(shù)字化工作監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機(jī)制1.學(xué)校成立檔案數(shù)字化工作監(jiān)督小組，定期對檔案數(shù)字化工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保各項工作符合制度要求。2.監(jiān)督小組應(yīng)檢查檔案數(shù)字化工作流程執(zhí)行情況、檔案質(zhì)量、系統(tǒng)運行情況、安全保密措施落實情況等。（二）問題整改與反饋1.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時下達(dá)整改通知書，責(zé)令相關(guān)部