PAGE人防辦檔案管理制度一、總則（一）目的為加強人防辦檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在人防工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于人防辦機關(guān)及所屬各單位的檔案管理工作。（三）檔案管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：人防辦檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標準化。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映人防工作的歷史和現(xiàn)狀，保證檔案內(nèi)容的真實性。3.完整性原則：全面收集、整理和保存人防工作中形成的各類檔案，確保檔案的完整性。4.保密性原則：嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案進行妥善保管，防止泄密。5.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，方便檔案的查閱和利用。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）檔案管理部門人防辦設(shè)立專門的檔案管理部門，負責全辦檔案的集中統(tǒng)一管理。（二）檔案管理人員職責1.負責檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。2.建立健全檔案管理制度，制定檔案管理工作流程，確保檔案管理工作規(guī)范有序。3.負責檔案的安全保管，定期對檔案進行檢查、核對，確保檔案的安全與完整。4.做好檔案的信息化管理工作，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用。5.積極開展檔案編研工作，編寫檔案參考資料，為領(lǐng)導(dǎo)決策和工作提供依據(jù)。6.負責對各部門檔案管理工作進行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案業(yè)務(wù)培訓，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。三、檔案的收集與歸檔（一）收集范圍1.上級機關(guān)下發(fā)的與人防工作有關(guān)的文件、指示、通知、通報等。2.人防辦形成的各類文件、報告、請示、批復(fù)、會議紀要、工作計劃、工作總結(jié)等。3.人防工程建設(shè)項目的立項、設(shè)計、施工、驗收等文件資料。4.人防通信、警報設(shè)施建設(shè)與管理的相關(guān)文件和資料。5.人防宣傳教育工作的文件、資料、圖片、影像等。6.人防科研、學術(shù)交流活動的文件、成果報告等。7.人防財務(wù)、審計、統(tǒng)計等方面的文件資料。8.人事檔案、機構(gòu)編制文件等。9.其他與人防工作有關(guān)的文件、資料。（二）歸檔要求1.各部門應(yīng)指定專人負責檔案的收集和整理工作，確保檔案資料的及時、準確收集。2.歸檔的文件資料應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。3.按照檔案分類方案，對收集的文件資料進行分類整理，同一事由的文件應(yīng)集中在一起。4.歸檔文件應(yīng)按年度、保管期限、機構(gòu)（問題）等進行排列，編制歸檔文件目錄。5.對重要的文件資料應(yīng)進行備份，以防丟失或損壞。（三）歸檔時間1.當年形成的文件資料，應(yīng)在次年上半年完成歸檔工作。2.重大活動、重要項目形成的文件資料，應(yīng)在活動結(jié)束或項目完成后及時歸檔。四、檔案的整理與分類（一）整理原則遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）分類方法1.文書檔案：按照年度機構(gòu)（問題）保管期限的方法進行分類。2.人防工程檔案：按照項目建設(shè)階段，分為立項、設(shè)計、施工、驗收等類別進行分類。3.人防通信警報檔案：按照設(shè)備型號、安裝地點、維護記錄等進行分類。（三）整理步驟1.裝訂：對歸檔文件進行裝訂，去除金屬物，保持文件的整齊美觀。2.編頁號：在文件的右上角或左上角編寫頁號，便于統(tǒng)計和查找。3.文件編目：填寫歸檔文件目錄，包括文號、責任者、題名、日期、頁數(shù)、保管期限等內(nèi)容。4.裝盒：將整理好的文件裝入檔案盒，并在盒脊上填寫相關(guān)信息。五、檔案的保管與保護（一）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）檔案裝具1.選用符合國家標準的檔案柜、檔案盒等裝具，確保檔案的安全存放。2.檔案柜應(yīng)排列整齊，便于通風和查找。（三）檔案保護措施1.定期對檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2.對破損、褪色的檔案進行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。3.做好防蟲、防霉、防火、防盜等工作，配備必要的消防器材和防盜設(shè)備，并定期進行檢查和維護。4.對電子檔案應(yīng)進行定期備份，存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。六、檔案的利用與借閱（一）利用原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)和檔案管理規(guī)定，確保檔案利用的合法性。2.服務(wù)大局原則：圍繞人防工作中心任務(wù)，積極主動提供檔案服務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)決策和工作開展提供支持。3.方便利用原則：簡化利用手續(xù)，提高利用效率，為利用者提供便捷的服務(wù)。（二）利用方式1.查閱：利用者可到檔案管理部門查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)提供必要的幫助和指導(dǎo)。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)部門負責人簽字同意后，方可借閱。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫復(fù)制申請表，經(jīng)檔案管理部門負責人批準后，方可復(fù)制。復(fù)制檔案應(yīng)保證內(nèi)容完整、清晰，不得篡改檔案內(nèi)容。（三）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱、復(fù)制等情況進行詳細登記。2.登記內(nèi)容包括利用者姓名、單位、利用時間、利用目的、檔案名稱、數(shù)量等。（四）歸還借閱的檔案應(yīng)按時歸還，檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進行認真檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，并追究借閱者的責任。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.全面審查原則：對檔案的內(nèi)容、來源、時間、保管期限等進行全面審查，確保鑒定結(jié)果的準確性。2.價值評估原則：根據(jù)檔案的歷史價值、現(xiàn)實價值和保存價值，綜合評估檔案的價值。3.集體鑒定原則：成立檔案鑒定小組，對檔案進行集體鑒定，確保鑒定結(jié)果的公正性。（二）鑒定標準1.保管期限已滿且無保存價值的檔案。2.重復(fù)、冗余的檔案。3.內(nèi)容虛假、無查考利用價值的檔案。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對檔案進行清理，提出需要鑒定的檔案清單。2.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)人員等組成。3.將需要鑒定的檔案提交鑒定小組，鑒定小組按照鑒定標準進行審查，提出鑒定意見。4.對鑒定為無保存價值的檔案，編制銷毀清冊，經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準后，予以銷毀。（四）銷毀1.檔案銷毀應(yīng)指定專人負責，在指定地點進行銷毀。2.銷毀檔案時，應(yīng)確保檔案內(nèi)容無法恢復(fù)，銷毀過程應(yīng)進行記錄。3.銷毀清冊應(yīng)永久保存，以備查考。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標1.建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索和利用。2.提高檔案管理工作效率，降低管理成本，提升檔案服務(wù)水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進行掃描，形成電子檔案，并進行圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等工作，建立檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案信息錄入：將檔案的基本信息、目錄信息等錄入檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索。3.檔案信息安全管理：采取數(shù)據(jù)加密、用戶認證、訪問控制等措施，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理流程1.檔案數(shù)字化流程：檔案整理掃描圖像處理數(shù)據(jù)掛接存儲驗收。2.檔案信息錄入流程：檔案編目信息錄入審核存儲。3.檔案信息利用流程：用戶登錄檢索檔案申請利用審批提供利