PAGE江蘇會計檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強江蘇地區(qū)會計檔案管理，規(guī)范會計檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等工作，提高會計檔案管理水平，有效保護和利用會計檔案，根據《中華人民共和國會計法》《中華人民共和國檔案法》《會計檔案管理辦法》等有關法律法規(guī)，結合江蘇實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于江蘇省行政區(qū)域內的國家機關、社會團體、企業(yè)、事業(yè)單位和其他組織（以下統稱單位）的會計檔案管理。（三）管理職責1.單位應當加強對會計檔案管理工作的領導，建立健全會計檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等管理制度，采取可靠的安全防護技術和措施，保證會計檔案的真實、完整、可用、安全。2.單位的檔案管理機構負責會計檔案工作的指導、監(jiān)督和檢查，會同會計管理機構對單位會計檔案工作進行年度檢查，確保單位會計檔案管理工作規(guī)范有序。3.單位的會計管理機構負責會計檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等工作，并指定專人負責會計檔案管理。會計檔案管理人員應當具備會計、檔案等專業(yè)知識，熟悉會計檔案管理業(yè)務，遵守職業(yè)道德。二、會計檔案的內容（一）會計憑證包括原始憑證、記賬憑證。原始憑證是在經濟業(yè)務發(fā)生時取得或填制的，用以記錄和證明經濟業(yè)務發(fā)生或完成情況的憑證；記賬憑證是會計人員根據審核無誤的原始憑證，按照經濟業(yè)務的內容加以歸類，并據以確定會計分錄后所填制的會計憑證。（二）會計賬簿包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片及其他輔助性賬簿?？傎~是根據總分類科目開設賬戶，用來登記全部經濟業(yè)務，進行總分類核算，提供總括核算資料的分類賬簿；明細賬是根據明細分類科目開設賬戶，用來登記某一類經濟業(yè)務，進行明細分類核算，提供明細核算資料的分類賬簿；日記賬是按照經濟業(yè)務發(fā)生或完成的時間先后順序逐日逐筆進行登記的賬簿；固定資產卡片是指登記固定資產各種資料的卡片，是固定資產進行明細分類核算的一種賬簿形式。（三）財務會計報告包括月度、季度、半年度、年度財務會計報告。月度、季度、半年度財務會計報告通常僅指會計報表，會計報表至少應當包括資產負債表和利潤表。國家統一的會計制度規(guī)定季度、月度財務會計報告需要編制會計報表附注的，從其規(guī)定。年度財務會計報告應當包括會計報表、會計報表附注和財務情況說明書。會計報表應當包括資產負債表、利潤表、現金流量表及相關附表。（四）其他會計資料包括銀行存款余額調節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。三、會計檔案的收集與整理（一）收集要求1.在會計年度終了后，會計管理機構應及時將本單位形成的會計檔案，按照歸檔范圍和歸檔要求，負責整理立卷，編制會計檔案保管清冊。2.當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可由單位會計管理機構臨時保管一年，再移交單位檔案管理機構保管。因工作需要確需推遲移交的，應當經單位檔案管理機構同意。單位會計管理機構臨時保管會計檔案最長不超過三年。臨時保管期間，會計檔案的保管應當符合國家檔案管理的有關規(guī)定，且出納人員不得兼管會計檔案。（二）整理方法1.會計憑證的整理分類：將記賬憑證按照收、付、轉的順序進行分類。編號：對每一類記賬憑證按照日期順序編號。粘貼附件：將原始憑證粘貼在記賬憑證后面，注意粘貼整齊、牢固，便于翻閱。裝訂：使用會計憑證裝訂機將整理好的記賬憑證和附件進行裝訂，在裝訂線處加蓋裝訂人員印章。編頁碼：對裝訂好的會計憑證編頁碼，確保頁碼連續(xù)、完整。2.會計賬簿的整理去除空白頁：將賬簿中的空白頁去除。編頁碼：對賬簿的每一頁編頁碼，確保頁碼連續(xù)、完整。加封面、封底：為賬簿加上封面和封底，封面注明賬簿名稱、單位名稱、年度、賬簿編號等信息。裝訂：使用線繩或裝訂機將賬簿裝訂牢固。3.財務會計報告的整理分類：按照月度、季度、半年度、年度將財務會計報告進行分類。編頁碼：對每一份財務會計報告的每一頁編頁碼，確保頁碼連續(xù)、完整。加封面：為財務會計報告加上封面，封面注明報告名稱、單位名稱、年度、報告期等信息。裝訂：使用線繩或裝訂機將財務會計報告裝訂牢固。4.其他會計資料的整理分類：將銀行存款余額調節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書等其他會計資料按照類別進行整理。編頁碼：對每一份其他會計資料的每一頁編頁碼，確保頁碼連續(xù)、完整。加封面：為其他會計資料加上封面，封面注明資料名稱、單位名稱、年度等信息。裝訂：使用線繩或裝訂機將其他會計資料裝訂牢固。四、會計檔案的保管（一）保管期限1.會計憑證保管期限為30年。2.會計賬簿保管期限為30年，其中固定資產卡片在固定資產報廢清理后保管5年。3.財務會計報告保管期限為：月度、季度、半年度財務會計報告保管期限為10年；年度財務會計報告永久保管。4.其他會計資料保管期限為：銀行存款余額調節(jié)表、銀行對賬單保管期限為10年；納稅申報表保管期限為10年；會計檔案移交清冊保管期限為30年；會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書永久保管。（二）保管要求1.單位應當配備必要的會計檔案保管設備，如檔案柜、檔案室等，確保會計檔案存放安全、整齊、有序。2.檔案室應具備防火、防潮、防蟲、防鼠、防盜、防塵、防光、防有害氣體等條件，保證會計檔案的質量不受損壞。3.會計檔案應按照保管期限分類存放，同一保管期限的會計檔案應集中存放，便于查找和利用。4.單位應當定期對會計檔案進行檢查，發(fā)現問題及時處理。對破損、變質的會計檔案，應當及時進行修復或復制。五、會計檔案的利用（一）查閱與復制1.單位應當建立健全會計檔案查閱、復制登記制度，嚴格按照規(guī)定辦理查閱、復制手續(xù)。2.單位內部人員查閱會計檔案，應當經會計管理機構負責人批準；單位外部人員查閱會計檔案，應當經單位負責人批準。查閱會計檔案時，應當有專人負責陪同，查閱人員不得在會計檔案上涂畫、標記、拆封和抽換。3.單位因工作需要復制會計檔案的，應當經會計管理機構負責人批準，并在規(guī)定的時間內歸還。復制的會計檔案應當與原件一致，并由專人負責登記。（二）借閱1.單位內部人員借閱會計檔案，應當經會計管理機構負責人批準，并辦理借閱手續(xù)。借閱期限不得超過規(guī)定期限，借閱人員應當妥善保管會計檔案，不得轉借他人。2.單位外部人員借閱會計檔案，應當經單位負責人批準，并辦理借閱手續(xù)。借閱期限不得超過規(guī)定期限，借閱人員應當按照規(guī)定的用途使用會計檔案，不得擅自復制、摘錄、傳播會計檔案內容。六、會計檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.單位應當定期對已到保管期限的會計檔案進行鑒定，并形成會計檔案鑒定意見書。2.會計檔案鑒定工作應當由單位檔案管理機構牽頭，組織單位會計、審計、紀檢監(jiān)察等機構或人員共同進行。3.會計檔案鑒定時，應當對會計檔案的保管期限、內容完整性、準確性等進行全面審查，確定會計檔案是否仍需繼續(xù)保存。（二）銷毀1.經鑒定可以銷毀的會計檔案，應當按照規(guī)定程序進行銷毀。2.單位檔案管理機構編制會計檔案銷毀清冊，列明擬銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度、檔案編號、應保管期限、已保管期限和銷毀時間等內容。3.單位負責人、檔案管理機構負責人、會計管理機構負責人、檔案管理機構經辦人、會計管理機構經辦人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。4.單位檔案管理機構負責組織會計檔案銷毀工作，并與會計管理機構共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在會計檔案銷毀前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容進行清點核對；在會計檔案銷毀后，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名或蓋章。5.保管期滿但未結清的債權債務會計憑證和涉及其他未了事項的會計憑證不得銷毀，紙質會計檔案應當單獨抽出立卷，電子會計檔案單獨