PAGE檔案信息管理制度及職責(zé)一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案信息管理，確保檔案信息的完整性、準(zhǔn)確性、安全性和可利用性，充分發(fā)揮檔案信息在公司各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案信息管理方面的活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案信息實行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部門負(fù)責(zé)歸口管理，確保檔案信息的系統(tǒng)性和完整性。2.真實準(zhǔn)確原則：檔案信息應(yīng)如實反映公司各項工作的實際情況，保證信息的真實性和準(zhǔn)確性。3.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司保密規(guī)定，確保檔案信息的安全，防止信息泄露。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案信息管理體系，便于檔案信息的查詢、借閱和利用，提高工作效率。二、檔案信息管理職責(zé)（一）綜合管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案信息管理的法律法規(guī)和公司相關(guān)制度，制定和完善公司檔案信息管理制度。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案信息的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計工作，建立健全檔案信息管理臺賬。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案信息管理工作，定期組織檔案信息管理培訓(xùn)和檢查。4.負(fù)責(zé)檔案信息的數(shù)字化建設(shè)，推進(jìn)檔案信息資源的共享和利用。5.按照規(guī)定做好檔案信息銷毀工作，確保檔案信息的安全。6.負(fù)責(zé)公司對外提供檔案信息服務(wù)的審核和協(xié)調(diào)工作。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門各類檔案信息的收集、整理和初步歸檔工作，確保檔案信息的真實、完整。2.按照公司檔案信息管理規(guī)定，定期將本部門的檔案信息移交至綜合管理部門。3.配合綜合管理部門做好檔案信息的查詢、借閱等利用工作，提供必要的協(xié)助。4.負(fù)責(zé)本部門檔案信息管理工作的日常監(jiān)督和檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。5.對本部門產(chǎn)生的電子檔案信息進(jìn)行規(guī)范管理，確保電子檔案信息的安全和有效存儲。（三）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案信息管理的各項規(guī)章制度，認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案信息的收集、整理、分類、編目、裝訂等具體工作，確保檔案信息的質(zhì)量。3.妥善保管檔案信息，做好檔案庫房的安全管理工作，防止檔案信息損壞、丟失和泄露。4.按照規(guī)定辦理檔案信息的查詢、借閱、歸還等手續(xù)，做好登記和統(tǒng)計工作。5.積極參與檔案信息的數(shù)字化建設(shè)，協(xié)助做好檔案信息的錄入、掃描等工作。三、檔案信息的收集與整理（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件材料，包括營業(yè)執(zhí)照、公司章程、股東會決議等。2.公司各類會議文件材料，如會議通知、議程、紀(jì)要、決議等。3.公司業(yè)務(wù)活動文件材料，包括合同協(xié)議、項目計劃、報告、報表等。4.公司人事檔案材料，如員工入職、離職、晉升、獎懲等相關(guān)文件。5.公司財務(wù)檔案材料,包括會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。6.公司行政事務(wù)文件材料，如辦公用品采購、固定資產(chǎn)管理、車輛管理等相關(guān)文件。7.公司技術(shù)研發(fā)檔案材料，如技術(shù)方案、實驗報告、專利證書等。8.公司對外宣傳檔案材料，如宣傳冊、海報、新聞報道等。9.其他與公司相關(guān)的具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案信息的收集工作，確保檔案信息及時、準(zhǔn)確、完整。2.收集的檔案信息應(yīng)保持原件的完整性，如有破損、缺失等情況，應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或補(bǔ)充。3.對于電子檔案信息，應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行收集和存儲，確保電子檔案信息的可讀性和可利用性。（三）整理方法1.檔案信息應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，一般分為文書檔案、科技檔案、人事檔案、財務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等類別。2.文書檔案應(yīng)按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）等進(jìn)行分類整理，編制檔案目錄。3.科技檔案應(yīng)按照項目、專業(yè)等進(jìn)行分類整理，建立項目檔案清單。4.人事檔案應(yīng)按照員工類別、檔案內(nèi)容等進(jìn)行分類整理，建立員工檔案索引。5.財務(wù)檔案應(yīng)按照會計年度、檔案類別等進(jìn)行分類整理，確保財務(wù)檔案的規(guī)范管理。6.業(yè)務(wù)檔案應(yīng)按照業(yè)務(wù)類型、時間順序等進(jìn)行分類整理，便于業(yè)務(wù)查詢和統(tǒng)計分析。四、檔案信息的歸檔與保管（一）歸檔時間1.文書檔案應(yīng)在次年上半年完成歸檔工作。2.科技檔案應(yīng)在項目結(jié)束后三個月內(nèi)完成歸檔工作。3.人事檔案應(yīng)在員工離職后一個月內(nèi)完成歸檔工作。4.財務(wù)檔案應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定的保管期限進(jìn)行歸檔，年度終了后，可暫由財務(wù)部門保管一年，期滿后移交綜合管理部門。5.業(yè)務(wù)檔案應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)特點和實際情況，及時進(jìn)行歸檔。（二）歸檔要求1.各部門應(yīng)按照檔案信息管理規(guī)定，將整理好的檔案信息移交至綜合管理部門進(jìn)行統(tǒng)一歸檔。2.移交的檔案信息應(yīng)編制移交清單，雙方簽字確認(rèn)，確保檔案信息的交接準(zhǔn)確無誤。3.綜合管理部門應(yīng)按照檔案信息的分類和編號規(guī)則，對歸檔的檔案信息進(jìn)行編號和上架存放，便于查找和管理。（三）保管期限1.檔案信息的保管期限分為永久、定期兩種。定期保管期限一般分為30年、10年。2.確定檔案信息保管期限的原則：對公司具有長遠(yuǎn)利用價值的檔案信息應(yīng)列為永久保管；對在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的數(shù)據(jù)應(yīng)列為定期保管。3.具體檔案信息保管期限按照國家有關(guān)規(guī)定和公司實際情況確定，詳見附件《檔案信息保管期限表》。（四）保管措施1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防磁等安全設(shè)施，確保檔案信息的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度、濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。同時，應(yīng)建立檔案存放位置索引，方便快速定位檔案。4.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。5.加強(qiáng)對電子檔案信息的存儲管理，定期進(jìn)行備份，確保電子檔案信息的安全和可恢復(fù)性。五、檔案信息的利用與借閱（一）利用原則1.在確保檔案信息安全保密的前提下，積極為公司各項工作提供檔案信息服務(wù)，提高檔案信息的利用效率。2.檔案信息利用應(yīng)遵循合法、合規(guī)、合理的原則，不得損害公司利益和他人合法權(quán)益。（二）利用方式1.查閱：公司內(nèi)部人員因工作需要可查閱檔案信息，查閱時應(yīng)填寫《檔案信息查閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到綜合管理部門查閱。2.借閱：因工作需要確需借閱檔案信息的，應(yīng)填寫《檔案信息借閱申請表》，注明借閱期限、用途等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、綜合管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。3.復(fù)制：根據(jù)利用需求，可對檔案信息進(jìn)行復(fù)制，但應(yīng)經(jīng)綜合管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并注明復(fù)制用途。（三）利用要求1.查閱、借閱檔案信息時，應(yīng)在指定地點進(jìn)行，不得擅自將檔案信息帶出公司或轉(zhuǎn)借他人。2.查閱、借閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案信息，不得在檔案信息上涂改亂畫、抽取、撤換、損壞檔案信息。3.借閱期限屆滿，借閱人員應(yīng)按時歸還檔案信息，如需延期借閱，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.檔案信息復(fù)制件應(yīng)與原件核對無誤，并加蓋綜合管理部門印章后方可使用。六、檔案信息的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.綜合管理部門應(yīng)定期對保管期滿的檔案信息進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，由綜合管理部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成。2.檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案信息的保管期限、重要程度、利用價值等因素，對檔案信息進(jìn)行全面審查，提出鑒定意見。3.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案信息，應(yīng)填寫《檔案信息銷毀申請表》，報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。（二）銷毀程序1.檔案信息銷毀前，應(yīng)編制銷毀清單，注明檔案信息的名稱、數(shù)量、保管期限等內(nèi)容。2.銷毀檔案信息時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀工作的徹底性和安全性。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清單上簽字確認(rèn)，并將銷毀清單存檔備查。七！檔案信息的統(tǒng)計與保密（一）統(tǒng)計工作1.綜合管理部門應(yīng)建立檔案信息統(tǒng)計制度，定期對檔案信息的收集、整理、歸檔、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計分析。2.檔案信息統(tǒng)計內(nèi)容應(yīng)包括檔案數(shù)量、種類、保管期限、利用情況等，并按照規(guī)定向上級主管部門報送相關(guān)統(tǒng)計報表。3.通過檔案信息統(tǒng)計分析，及時發(fā)現(xiàn)檔案信息管理工作中存在的問題，采取有效措施加以改進(jìn)，提高檔案信息管理水平。（二）保密工作1.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)和公司保密制度，加強(qiáng)檔案信息保密管理，防止檔案信息泄露。