PAGE房地產(chǎn)檔案庫房管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)房地產(chǎn)檔案庫房管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司房地產(chǎn)檔案庫房的管理工作，包括檔案的收集、整理、保管、查閱、銷毀等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：房地產(chǎn)檔案由公司檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.安全保密原則：采取有效措施，保障檔案的安全，防止檔案信息泄露。3.方便利用原則：在確保安全保密的前提下，為檔案利用提供便利，提高檔案的利用效率。二、檔案收集與整理（一）收集范圍1.房地產(chǎn)開發(fā)項(xiàng)目前期文件，如項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、土地出讓合同等。2.工程建設(shè)過程中的各類文件，包括規(guī)劃設(shè)計(jì)文件、施工圖紙、招投標(biāo)文件、工程合同等。3.房屋銷售與產(chǎn)權(quán)管理文件，如購房合同、產(chǎn)權(quán)證書、抵押登記文件等。4.物業(yè)管理相關(guān)文件，如物業(yè)服務(wù)合同、維修記錄、業(yè)主投訴處理文件等。5.其他與房地產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理有關(guān)的文件，如財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、法律文書等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案及時(shí)、準(zhǔn)確、完整地收集到檔案庫房。2.收集的檔案應(yīng)保持原件的完整性，如有破損、缺頁等情況，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或補(bǔ)充。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并與紙質(zhì)檔案相對(duì)應(yīng)。（三）整理方法1.按照檔案形成的時(shí)間順序、來源、內(nèi)容等進(jìn)行分類整理，確保檔案分類科學(xué)、便于查找。2.對(duì)每份檔案進(jìn)行編號(hào)、編目，編制檔案目錄索引，建立檔案檢索體系。3.對(duì)檔案進(jìn)行裝訂、裝盒，確保檔案整齊、美觀，便于保管和查閱。三、檔案保管（一）庫房建設(shè)與設(shè)施配備1.檔案庫房應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲、防盜的地點(diǎn)，確保檔案存放環(huán)境安全。2.庫房?jī)?nèi)應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲藥品、防盜門窗等。3.檔案架、柜應(yīng)堅(jiān)固耐用，符合檔案存放要求，便于檔案的分類存放和查找。（二）檔案存放1.按照檔案類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，確保檔案存放有序。2.對(duì)重要檔案和珍貴檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、加密保管等。3.檔案存放應(yīng)遵循便于查找、便于利用的原則，避免頻繁移動(dòng)檔案。（三）庫房管理1.檔案庫房應(yīng)實(shí)行專人管理，管理人員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識(shí)和技能，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)流程。2.庫房管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量完好。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。3.保持庫房清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃、消毒，防止灰塵、霉菌等對(duì)檔案造成損害。4.嚴(yán)格控制庫房溫度、濕度，溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持在45%60%之間。四、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱檔案應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，方可到檔案庫房查閱。2.涉及公司機(jī)密的檔案，查閱人應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批，并在檔案管理人員的陪同下查閱。3.外部單位查閱檔案應(yīng)持有單位介紹信，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)公司檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可查閱。查閱重要檔案或涉及公司重大利益的檔案，應(yīng)經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）查閱程序1.查閱人憑審批后的《檔案查閱申請(qǐng)表》到檔案庫房辦理查閱手續(xù)，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)表提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。2.查閱人應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出庫房。如需復(fù)印或摘抄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并在復(fù)印件或摘抄件上加蓋檔案管理部門印章。3.查閱完畢后，查閱人應(yīng)將檔案歸還檔案管理人員，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案數(shù)量和質(zhì)量，確保檔案完整無損。（三）利用管理1.鼓勵(lì)公司內(nèi)部人員充分利用檔案資源，為公司的決策、管理、業(yè)務(wù)開展等提供支持。2.檔案管理人員應(yīng)積極配合利用部門，及時(shí)提供所需檔案，并做好利用記錄。3.對(duì)于利用檔案過程中發(fā)現(xiàn)的問題或不足之處，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)反饋給相關(guān)部門，并提出改進(jìn)建議。五、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確保檔案的保存價(jià)值。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員、檔案管理人員等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.根據(jù)檔案的形成時(shí)間、內(nèi)容、來源、保管期限等因素，對(duì)檔案進(jìn)行綜合分析，判斷其保存價(jià)值。2.對(duì)于已超過保管期限且無保存價(jià)值的檔案，鑒定小組應(yīng)提出銷毀意見。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確需銷毀的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明檔案名稱、數(shù)量、銷毀原因等，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行。銷毀過程中應(yīng)確保檔案信息徹底銷毀，不得泄露。3.銷毀完畢后，應(yīng)填寫《檔案銷毀登記表》，注明銷毀日期、銷毀檔案名稱、數(shù)量等，并由銷毀人員和監(jiān)督人員簽字確認(rèn)。六、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.通過信息化手段，實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)檔案的數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。2.建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索、查詢和利用。（二）信息化管理措施1.配備必要的計(jì)算機(jī)設(shè)備、存儲(chǔ)設(shè)備、軟件系統(tǒng)等，確保檔案信息化管理工作的順利開展。2.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)。3.加強(qiáng)檔案信息化系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，防止檔案信息泄露和非法訪問。4.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，確保檔案數(shù)據(jù)的安全性和完整性。（三）信息化利用1.利用檔案信息化系統(tǒng)，為公司內(nèi)部人員提供便捷的檔案查閱和利用服務(wù)。2.通過檔案信息化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享和交流，提高公司的協(xié)同工作效率。七、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理部門負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善房地產(chǎn)檔案庫房管理制度，確保制度的有效執(zhí)行。2.組織檔案管理人員開展檔案管理工作，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估。3.協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，保障檔案管理工作的順利開展。4.負(fù)責(zé)與公司內(nèi)部各部門及外部單位的溝通協(xié)調(diào)，為檔案管理工作提供支持。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)房地產(chǎn)檔案的收集、整理、保管、查閱、銷毀等具體工作。2.嚴(yán)格遵守檔案庫房管理制度，確保檔案的安全和完整。3.積極開展檔案信息化管理工作，