PAGE鹽城市財(cái)務(wù)檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)鹽城市財(cái)務(wù)檔案管理，確保財(cái)務(wù)檔案的真實(shí)、完整、安全和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本市實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于鹽城市行政區(qū)域內(nèi)各級(jí)各類國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位和其他組織（以下統(tǒng)稱單位）的財(cái)務(wù)檔案管理。（三）定義本制度所稱財(cái)務(wù)檔案，是指單位在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等財(cái)務(wù)活動(dòng)過(guò)程中形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料，包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告、其他會(huì)計(jì)資料等。（四）管理原則財(cái)務(wù)檔案管理應(yīng)遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，確保財(cái)務(wù)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。二、財(cái)務(wù)檔案的分類與編號(hào)（一）分類1.會(huì)計(jì)憑證：包括原始憑證和記賬憑證，按照業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)間順序按月裝訂成冊(cè)。2.會(huì)計(jì)賬簿：涵蓋總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告：包含月度、季度、半年度、年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告，以及相關(guān)附表、附注等。4.其他會(huì)計(jì)資料：如銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表、財(cái)務(wù)分析報(bào)告、審計(jì)報(bào)告、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)等。（二）編號(hào)1.財(cái)務(wù)檔案應(yīng)按照類別和年度進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)應(yīng)具有唯一性，便于查找和管理。2.會(huì)計(jì)憑證編號(hào)格式為：年度+月份+冊(cè)號(hào)，例如20XX年X月第X冊(cè)。3.會(huì)計(jì)賬簿編號(hào)格式為：年度+賬簿名稱代碼+冊(cè)號(hào)，如20XX年總賬第X冊(cè)。4.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告編號(hào)格式為：年度+報(bào)告類型代碼+期數(shù)，如20XX年年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告第X期。5.其他會(huì)計(jì)資料編號(hào)格式為：年度+資料類別代碼+順序號(hào)，如20XX年銀行存款余額調(diào)節(jié)表第X號(hào)。三、財(cái)務(wù)檔案的形成與收集（一）形成要求1.單位財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)按照國(guó)家統(tǒng)一的會(huì)計(jì)制度規(guī)定，及時(shí)、準(zhǔn)確地進(jìn)行會(huì)計(jì)核算，形成各類財(cái)務(wù)檔案。2.財(cái)務(wù)檔案應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、簽章齊全，采用鋼筆、碳素筆或電子設(shè)備打印等符合規(guī)定的方式記錄。（二）收集職責(zé)1.會(huì)計(jì)人員負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)檔案的日常收集、整理工作，確保各類財(cái)務(wù)資料及時(shí)、完整地歸集。2.財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)定期對(duì)財(cái)務(wù)檔案的收集情況進(jìn)行檢查和督促，保證檔案收集工作的順利進(jìn)行。（三）收集時(shí)間1.會(huì)計(jì)憑證應(yīng)在每月終了后15日內(nèi)裝訂成冊(cè)，并由裝訂人員在封面上簽名或蓋章。2.會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)在年度終了后30日內(nèi)整理歸檔。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告應(yīng)在年度終了后按規(guī)定期限編制完成，并及時(shí)報(bào)送相關(guān)部門(mén)和歸檔。4.其他會(huì)計(jì)資料應(yīng)在業(yè)務(wù)完成后及時(shí)收集歸檔。四、財(cái)務(wù)檔案的整理與裝訂（一）整理要求1.對(duì)收集到的財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行分類整理，剔除重復(fù)、無(wú)效的資料。2.按照檔案類別和編號(hào)順序排列，確保檔案資料的系統(tǒng)性和連貫性。3.對(duì)于破損、褪色的檔案資料，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，保持檔案的完整性。（二）裝訂要求1.會(huì)計(jì)憑證應(yīng)使用專用的憑證裝訂機(jī)進(jìn)行裝訂，確保裝訂牢固、整齊美觀。2.裝訂后的會(huì)計(jì)憑證應(yīng)加具封面和封底，封面應(yīng)注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起止日期、起止號(hào)碼、憑證張數(shù)等內(nèi)容。3.會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)采用活頁(yè)式或卡片式賬簿，在年度終了后，應(yīng)將賬頁(yè)裝訂成冊(cè)，并加裝封面和封底，注明賬簿名稱、年度、冊(cè)數(shù)等信息。4.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告應(yīng)按照規(guī)定的格式和順序進(jìn)行裝訂，加裝封面，注明單位名稱、年度、報(bào)告類型等內(nèi)容。五、財(cái)務(wù)檔案的保管（一）保管期限1.會(huì)計(jì)憑證保管期限為30年。原始憑證和記賬憑證作為記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生和完成情況的書(shū)面證明，是進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的重要依據(jù)，需長(zhǎng)期保存以滿足會(huì)計(jì)監(jiān)督、審計(jì)檢查等工作的需要。30年的保管期限是根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定確定的，確保在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)能夠查閱和追溯單位的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)。2.會(huì)計(jì)賬簿保管期限為30年。總賬、明細(xì)賬、日記賬等會(huì)計(jì)賬簿全面記錄了單位的財(cái)務(wù)收支和資產(chǎn)負(fù)債情況，是財(cái)務(wù)核算的核心資料。30年的保管期限有助于保證財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的連續(xù)性和完整性，為單位的財(cái)務(wù)管理和決策提供歷史參考。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告保管期限為：月度、季度、半年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告保管期限為10年；年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告永久保管。月度、季度、半年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告反映了單位一定時(shí)期內(nèi)的財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營(yíng)成果，10年的保管期限能夠滿足日常財(cái)務(wù)分析和短期決策的需要。年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告是單位年度財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營(yíng)成果的全面總結(jié)，對(duì)于單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展和宏觀經(jīng)濟(jì)決策具有重要意義，因此永久保管。4.其他會(huì)計(jì)資料保管期限：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單保管期限為10年；納稅申報(bào)表保管期限為10年；財(cái)務(wù)分析報(bào)告保管期限為5年；審計(jì)報(bào)告保管期限為永久；會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)保管期限為30年；會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)永久保管。銀行存款余額調(diào)節(jié)表和銀行對(duì)賬單用于核對(duì)銀行存款賬目，10年的保管期限可滿足與銀行往來(lái)業(yè)務(wù)的查詢和核對(duì)需求。納稅申報(bào)表是單位納稅情況的記錄，10年的保管期限便于稅務(wù)機(jī)關(guān)進(jìn)行稅務(wù)檢查和單位自身的稅務(wù)管理。財(cái)務(wù)分析報(bào)告是對(duì)單位財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營(yíng)成果的分析總結(jié)，5年的保管期限可滿足短期財(cái)務(wù)決策和分析的需要。審計(jì)報(bào)告是對(duì)單位財(cái)務(wù)報(bào)表等進(jìn)行審計(jì)后的結(jié)論性文件，對(duì)于單位的財(cái)務(wù)合規(guī)性和信譽(yù)具有重要影響，因此永久保管。會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)記錄了會(huì)計(jì)檔案的交接情況，30年期限有助于保證檔案交接的可追溯性。會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)和銷(xiāo)毀清冊(cè)是對(duì)會(huì)計(jì)檔案保管和處置情況的記錄，永久保管以確保檔案管理工作的規(guī)范性和完整性。（二）保管地點(diǎn)1.單位應(yīng)設(shè)置專門(mén)的財(cái)務(wù)檔案保管庫(kù)房，確保庫(kù)房安全、干燥、通風(fēng)，具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防鼠等條件。安全的保管庫(kù)房是保證財(cái)務(wù)檔案質(zhì)量的基礎(chǔ)，防火、防潮等措施可有效防止檔案資料受損。庫(kù)房的環(huán)境條件應(yīng)符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，以延長(zhǎng)檔案的使用壽命。2.財(cái)務(wù)檔案保管庫(kù)房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲(chóng)藥等。檔案架、檔案柜用于存放檔案，便于分類存放和查找。溫濕度計(jì)可實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)庫(kù)房環(huán)境，確保溫濕度符合要求。滅火器用于預(yù)防火災(zāi)，防蟲(chóng)藥可防止蟲(chóng)害對(duì)檔案的破壞。（三）保管要求1.財(cái)務(wù)檔案應(yīng)分類存放，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找和調(diào)閱。按照檔案類別和編號(hào)順序進(jìn)行存放，能夠快速準(zhǔn)確地定位所需檔案。清晰的標(biāo)識(shí)有助于提高檔案管理工作的效率。2.定期對(duì)財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行檢查和盤(pán)點(diǎn)，確保檔案的完整性和安全性。檢查檔案是否有損壞、丟失等情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理問(wèn)題。盤(pán)點(diǎn)可核實(shí)檔案數(shù)量和存放位置，保證賬實(shí)相符。3.對(duì)電子財(cái)務(wù)檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的安全性和可用性。電子財(cái)務(wù)檔案具有易修改、易丟失等特點(diǎn)，備份可防止數(shù)據(jù)丟失。定期的數(shù)據(jù)維護(hù)可保證電子檔案系統(tǒng)的正常運(yùn)行，如清理垃圾文件、查殺病毒等。六、財(cái)務(wù)檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.單位內(nèi)部人員查閱財(cái)務(wù)檔案，應(yīng)填寫(xiě)《財(cái)務(wù)檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、內(nèi)容范圍和查閱時(shí)間等，經(jīng)財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，在指定地點(diǎn)查閱。《財(cái)務(wù)檔案查閱申請(qǐng)表》可規(guī)范查閱流程，明確查閱信息，便于管理和監(jiān)督。財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人的批準(zhǔn)可確保查閱行為符合單位規(guī)定和財(cái)務(wù)管理要求。2.查閱財(cái)務(wù)檔案時(shí)，不得在檔案上涂畫(huà)、標(biāo)記、拆封和抽換，如需復(fù)印或摘錄，應(yīng)經(jīng)財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人同意，并登記備案。保護(hù)檔案的原始完整性是財(cái)務(wù)檔案管理的重要原則，涂畫(huà)、標(biāo)記等行為可能破壞檔案信息。復(fù)印或摘錄登記備案可記錄查閱行為和查閱內(nèi)容，便于追溯和管理。（二）借閱規(guī)定1.單位外部人員因工作需要借閱財(cái)務(wù)檔案，應(yīng)持有單位介紹信，填寫(xiě)《財(cái)務(wù)檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。單位介紹信和單位負(fù)責(zé)人的批準(zhǔn)可確保借閱行為的合法性和必要性?！敦?cái)務(wù)檔案借閱申請(qǐng)表》應(yīng)詳細(xì)記錄借閱人信息、借閱檔案內(nèi)容、借閱期限等。2.借閱財(cái)務(wù)檔案應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。規(guī)定借閱期限可保證檔案及時(shí)歸還，避免長(zhǎng)期占用影響其他人員查閱使用。續(xù)借手續(xù)可規(guī)范延期借閱行為，確保檔案管理的有序性。3.借閱人員應(yīng)對(duì)所借閱的財(cái)務(wù)檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借、丟失或擅自銷(xiāo)毀，如有違反，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。明確借閱人員的保管責(zé)任，可防止檔案丟失或損壞，保障檔案的安全性。七、財(cái)務(wù)檔案的移交與銷(xiāo)毀（一）移交1.單位因撤銷(xiāo)、合并、分立等原因終止的，在終止和辦理注銷(xiāo)登記手續(xù)之前形成的財(cái)務(wù)檔案，應(yīng)當(dāng)由終止單位的業(yè)務(wù)主管部門(mén)或財(cái)產(chǎn)所有者代管或移交有關(guān)檔案館代管。業(yè)務(wù)主管部門(mén)或財(cái)產(chǎn)所有者代管或移交檔案館代管，可保證財(cái)務(wù)檔案的連續(xù)性和安全性，防止檔案散失。2.單位之間交接財(cái)務(wù)檔案時(shí)，交接雙方應(yīng)當(dāng)辦理會(huì)計(jì)檔案交接手續(xù)。交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)所列內(nèi)容逐項(xiàng)交接，并由交接雙方的單位負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)交。交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)上簽名或蓋章。規(guī)范的交接手續(xù)可確保財(cái)務(wù)檔案交接過(guò)程的清晰和準(zhǔn)確，監(jiān)交人可保證交接行為的公正性和合法性。（二）銷(xiāo)毀1.財(cái)務(wù)檔案保管期滿需要銷(xiāo)毀時(shí)，由本單位檔案機(jī)構(gòu)會(huì)同財(cái)務(wù)部門(mén)提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，編制會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，列明銷(xiāo)毀檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷(xiāo)毀時(shí)間等內(nèi)容。檔案機(jī)構(gòu)和財(cái)務(wù)部門(mén)共同提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，可保證銷(xiāo)毀決策的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)詳細(xì)記錄銷(xiāo)毀檔案信息，便于審核和監(jiān)督。2.單位負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽署意見(jiàn)。單位負(fù)責(zé)人的簽署意見(jiàn)可明確其對(duì)銷(xiāo)毀行為的責(zé)任，保證銷(xiāo)毀工作依法依規(guī)進(jìn)行。3.銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由檔案機(jī)構(gòu)和財(cái)務(wù)部門(mén)共同派員監(jiān)銷(xiāo)。國(guó)家機(jī)關(guān)銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由同級(jí)財(cái)政部門(mén)、審計(jì)部門(mén)派員參加監(jiān)銷(xiāo)。財(cái)政部門(mén)銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由同級(jí)審計(jì)部門(mén)派員參加監(jiān)銷(xiāo)。共同派員監(jiān)銷(xiāo)可確保銷(xiāo)毀過(guò)