PAGE關(guān)于制造業(yè)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司制造業(yè)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的有效利用，為公司生產(chǎn)經(jīng)營、技術(shù)研發(fā)、管理決策等提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各下屬制造企業(yè)、車間、部門等涉及制造業(yè)相關(guān)業(yè)務(wù)活動所形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司設(shè)立專門的檔案管理部門，對制造業(yè)檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實性原則檔案內(nèi)容應(yīng)真實反映公司制造業(yè)活動的實際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則全面收集、整理制造業(yè)活動中形成的各類檔案，保證檔案的完整性，避免遺漏重要信息。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案進(jìn)行保密管理，防止信息泄露。5.便于利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、借閱和使用，提高檔案利用效率，滿足公司各項工作需求。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門公司設(shè)立檔案管理部，作為公司制造業(yè)檔案管理的歸口部門，負(fù)責(zé)制定檔案管理制度、規(guī)劃檔案管理工作、組織檔案的收集整理、保管利用等工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.檔案管理員負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、分類、編目、裝訂等工作。對檔案進(jìn)行安全保管，定期檢查檔案保管狀況，確保檔案安全。辦理檔案的查閱、借閱、歸還等手續(xù)，做好記錄。協(xié)助各部門做好檔案的整理歸檔工作，提供業(yè)務(wù)指導(dǎo)。2.部門兼職檔案員負(fù)責(zé)本部門制造業(yè)檔案的收集、整理和初步分類工作，定期移交檔案管理部門。配合檔案管理部門開展檔案清查、統(tǒng)計等工作，及時反饋本部門檔案管理情況。三、檔案的分類與編號（一）分類標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)制造業(yè)檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等，將檔案分為以下幾大類：1.產(chǎn)品研發(fā)檔案產(chǎn)品設(shè)計圖紙、技術(shù)文件、研發(fā)項目文檔等。包括新產(chǎn)品研發(fā)過程中的立項報告、可行性研究報告、設(shè)計計算書、試驗報告等。2.生產(chǎn)工藝檔案生產(chǎn)工藝流程、操作規(guī)程、工藝卡片等。涵蓋原材料加工、零部件制造、產(chǎn)品裝配等各個環(huán)節(jié)的工藝文件。3.設(shè)備管理檔案設(shè)備臺賬、設(shè)備檔案卡片、設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)記錄、設(shè)備操作規(guī)程等。記錄設(shè)備的購置、安裝、調(diào)試、運行、維修、改造等全過程信息。4.質(zhì)量管理檔案質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)文件、檢驗記錄、質(zhì)量控制圖表、不合格品處理記錄等。涉及產(chǎn)品質(zhì)量檢驗、質(zhì)量控制、質(zhì)量改進(jìn)等方面的檔案。5.物資采購檔案采購合同、供應(yīng)商檔案、物資驗收記錄等。包括原材料、零部件、設(shè)備等采購業(yè)務(wù)形成的各類檔案。6.銷售與售后服務(wù)檔案銷售合同、客戶檔案、售后服務(wù)記錄等。記錄產(chǎn)品銷售及售后服務(wù)過程中的相關(guān)信息。7.人力資源檔案員工檔案、培訓(xùn)記錄、績效考核檔案等。與公司制造業(yè)員工相關(guān)的人事檔案及培訓(xùn)、考核等資料。8.財務(wù)管理檔案成本核算資料、財務(wù)報表、固定資產(chǎn)臺賬等。涉及制造業(yè)成本核算、財務(wù)收支等方面的檔案。（二）編號規(guī)則為便于檔案的標(biāo)識和管理，對各類檔案進(jìn)行統(tǒng)一編號。編號采用“大類代碼分類代碼流水號”的結(jié)構(gòu)。1.大類代碼用一位大寫字母表示，如“P”表示產(chǎn)品研發(fā)檔案，“C”表示生產(chǎn)工藝檔案等。2.分類代碼根據(jù)各類檔案的具體分類情況，用兩位數(shù)字表示，如“P01”表示產(chǎn)品設(shè)計圖紙，“C02”表示零部件制造工藝等。3.流水號按照檔案形成時間順序，用四位數(shù)字表示，如“P010001”表示第一份產(chǎn)品設(shè)計圖紙。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍各部門應(yīng)按照檔案管理要求，及時收集本部門在制造業(yè)活動中形成的各類文件材料，包括紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、數(shù)據(jù)等。（二）收集要求1.明確文件材料的形成部門和責(zé)任人，確保文件材料及時、完整地收集。2.對收集的文件材料進(jìn)行初步審核，剔除重復(fù)、無效的文件。3.對于重要文件材料，應(yīng)及時備份，防止丟失。（三）整理方法1.分類整理按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集的文件材料進(jìn)行分類，同類文件集中在一起。2.編號編目對每一份檔案進(jìn)行編號，并編制檔案目錄，注明檔案的編號、名稱、日期、來源等信息。3.裝訂成冊對于紙質(zhì)檔案，按照一定順序進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。五、檔案的保管（一）保管場所公司設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保檔案安全存放。（二）保管要求1.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找。2.定期對檔案進(jìn)行盤點，核對檔案數(shù)量和保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.做好檔案庫房的清潔衛(wèi)生工作，保持適宜的溫度、濕度環(huán)境。4.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，采用安全可靠的存儲介質(zhì)，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。（三）檔案的安全保護(hù)1.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案安全保護(hù)的法律法規(guī)，制定檔案安全管理制度。2.加強(qiáng)檔案庫房的安全防范措施，安裝防盜、防火、防潮、防蟲等設(shè)施。3.對涉及公司機(jī)密的檔案，嚴(yán)格限制查閱和使用范圍，采取加密存儲、專人保管等措施。六、檔案的利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.涉及公司機(jī)密的檔案，需經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批后方可查閱。3.外部單位因工作需要查閱檔案，須持有單位介紹信，并經(jīng)公司相關(guān)部門負(fù)責(zé)人和主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱。（二）借閱手續(xù)1.借閱檔案應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱期限等信息。2.經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，辦理借閱手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞檔案。如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱期滿，借閱人員應(yīng)按時歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案的完整性和準(zhǔn)確性。（三）檔案的復(fù)制1.因工作需要復(fù)制檔案，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請表》，注明復(fù)制檔案的名稱、編號、用途等信息。2.經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，由檔案管理人員進(jìn)行復(fù)制。3.復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門的印章，并注明“復(fù)制件”字樣。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則根據(jù)檔案的保存價值和保管期限，定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作。（三）鑒定方法1.對檔案的內(nèi)容、來源、時間等進(jìn)行綜合分析，判斷檔案的保存價值。2.根據(jù)檔案保管期限表，確定檔案的保管期限是否已滿。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，編制《檔案銷毀清單》，注明檔案的名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀清單》經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理部門組織實施銷毀。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清單》上簽字確認(rèn)，并將《檔案銷毀清單》存檔。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立公司制造業(yè)檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化存儲、檢索、利用等功能，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。（二）信息化管理流程1.檔案數(shù)字化對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理等數(shù)字化轉(zhuǎn)換，形成電子檔案。2.數(shù)據(jù)錄入將檔案的基本信息、目錄信息等錄入檔案信息化管理系統(tǒng)。3.系統(tǒng)管理對檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行日常維護(hù)、數(shù)據(jù)備份、安全管理等工作。4.信息檢索與利用通過檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的快速檢索和在線查閱、借閱等功能。（三）安全保障措施1.加強(qiáng)檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限管理，防止數(shù)據(jù)泄