PAGE檔案室科室工作人員制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)檔案室管理，確保檔案資料的完整、安全與有效利用，規(guī)范檔案室科室工作人員行為，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織檔案室科室全體工作人員。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)工作，確保檔案資料的齊全、完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)。2.建立健全檔案管理制度和工作流程，嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理的各項(xiàng)規(guī)定，保證檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。3.對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目，編制檢索工具，方便檔案的查詢和利用。4.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的日常管理，做好防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等工作，確保檔案的安全。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。6.積極開(kāi)展檔案利用工作，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供檔案信息支持，及時(shí)、準(zhǔn)確地提供所需檔案資料。7.參與公司/組織的檔案信息化建設(shè)，負(fù)責(zé)檔案數(shù)據(jù)的錄入、維護(hù)和管理，提高檔案管理的信息化水平。(二)其他科室人員涉及檔案管理職責(zé)1.各科室負(fù)責(zé)將本科室形成的文件材料進(jìn)行整理、分類，定期移交檔案室。2.在工作中形成的應(yīng)歸檔的文件材料，必須及時(shí)收集、整理，確保齊全、完整，并按照規(guī)定的時(shí)間和要求移交檔案室。3.借閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫借閱登記表，經(jīng)批準(zhǔn)后到檔案室查閱，不得擅自將檔案帶出檔案室或轉(zhuǎn)借他人。4.不得擅自銷毀、涂改、偽造檔案，不得泄露檔案機(jī)密。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式的歷史記錄。2.上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的與本公司/組織有關(guān)的文件、指示、規(guī)定等。3.本公司/組織對(duì)外簽訂的合同、協(xié)議、章程、計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文件材料。4.本公司/組織內(nèi)部形成的各種會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議、通知、通報(bào)等文件材料。5.本公司/組織的人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、設(shè)備檔案、基建檔案等專門檔案。6.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各科室應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全，不得缺頁(yè)、破損。3.對(duì)收集到的文件材料，應(yīng)按照檔案管理的要求進(jìn)行分類、整理，做到分類科學(xué)、條理清晰。（三）整理原則與方法1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.按照年度、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）、保管期限等進(jìn)行分類，編制分類方案。3.對(duì)每份文件進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)連續(xù)、唯一，便于查找和統(tǒng)計(jì)。4.編制文件目錄，目錄應(yīng)包括文件編號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁(yè)號(hào)等內(nèi)容，確保目錄準(zhǔn)確、清晰。5.對(duì)重要文件應(yīng)進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于翻閱和保存。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間1.文書(shū)檔案應(yīng)在次年上半年完成歸檔工作。2.專門檔案應(yīng)根據(jù)其形成特點(diǎn)和管理要求，及時(shí)歸檔。（二）歸檔程序1.檔案管理人員對(duì)收集、整理好的文件材料進(jìn)行檢查，確保符合歸檔要求。2.將文件材料按照分類方案進(jìn)行排列，裝入檔案盒，并在檔案盒上填寫相關(guān)信息。3.編制檔案目錄，將檔案目錄錄入計(jì)算機(jī)，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。4.將檔案盒存入檔案庫(kù)房，并按照檔案存放位置進(jìn)行上架排列。（三）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映本公司/組織主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)本公司/組織、國(guó)家和社會(huì)具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.定期保管：分為30年、10年。凡是反映本公司/組織一般工作活動(dòng)，在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，列為定期保管。（四）保管要求1.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。2.檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜架上，排列整齊，便于查找。3.對(duì)珍貴檔案和易損檔案，應(yīng)采取特殊的保護(hù)措施，如復(fù)制備份、使用保護(hù)套等。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。5.做好檔案庫(kù)房的安全防范工作，配備必要的消防、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全。五、檔案借閱與利用（一）借閱范圍1.本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案。2.外單位因工作需要查閱與本公司/組織相關(guān)的檔案，須經(jīng)本公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）借閱審批1.本公司/組織內(nèi)部人員借閱檔案，應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，注明借閱目的、借閱期限等，經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案室辦理借閱手續(xù)。2.外單位借閱檔案，應(yīng)出具單位介紹信，注明借閱目的、借閱范圍等，經(jīng)本公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到檔案室辦理借閱手續(xù)。（三）借閱期限1.一般檔案的借閱期限不得超過(guò)[X]個(gè)工作日。2.特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（四）借閱規(guī)定1.借閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)按照借閱申請(qǐng)表的內(nèi)容進(jìn)行核對(duì)，無(wú)誤后將檔案交給借閱人，并做好借閱登記。2.借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自涂改、偽造、轉(zhuǎn)借、復(fù)印檔案，不得在檔案上圈劃、批注、污損。3.借閱人如需摘錄、復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并在指定地點(diǎn)進(jìn)行。摘錄、復(fù)制的檔案材料應(yīng)注明出處，并加蓋檔案室印章。4.借閱人歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并追究借閱人的責(zé)任。（五）利用服務(wù)1.檔案管理人員應(yīng)積極主動(dòng)地為公司/組織的各項(xiàng)工作提供檔案信息服務(wù)，及時(shí)、準(zhǔn)確地提供所需檔案資料。2.根據(jù)公司/組織的工作需要，檔案管理人員可對(duì)檔案進(jìn)行整理、編研，形成專題資料，為公司/組織的決策提供參考依據(jù)。3.定期向公司/組織領(lǐng)導(dǎo)和各科室通報(bào)檔案管理工作情況，征求對(duì)檔案工作的意見(jiàn)和建議，不斷改進(jìn)檔案管理工作。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)科室人員和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實(shí)施。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限劃分標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司/組織的實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.對(duì)已超過(guò)保管期限的檔案，應(yīng)重點(diǎn)審查其是否仍具有查考利用價(jià)值。（三）鑒定程序1.檔案鑒定工作小組定期對(duì)檔案進(jìn)行全面審查鑒定，逐卷逐件地分析檔案的價(jià)值。2.對(duì)擬銷毀的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊(cè)，注明檔案的名稱、文號(hào)、責(zé)任者、日期、保管期限等內(nèi)容。（四）銷毀審批銷毀清冊(cè)經(jīng)檔案鑒定工作小組組長(zhǎng)審核簽字后，報(bào)本公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（五）銷毀實(shí)施1.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行銷毀，銷毀時(shí)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。2.監(jiān)銷人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)銷毀檔案的內(nèi)容與銷毀清冊(cè)是否一致，確保銷毀工作的徹底性。3.銷毀工作結(jié)束后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字，并將銷毀清冊(cè)存檔。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供更加便捷、高效的檔案信息服務(wù)。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)據(jù)錄入：將紙質(zhì)檔案中的文件信息錄入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.檔案數(shù)字化加工：對(duì)重要檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，并進(jìn)行圖像處理、存儲(chǔ)等工作，形成電子檔案。3.檔案信息系統(tǒng)維護(hù)：定期對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。4.檔案信息安全管理：采取有效的安全防護(hù)措施，保障檔案信息的安全，防止信息泄露、篡改等情況發(fā)生。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息化管理系統(tǒng)的操作技能，嚴(yán)格按照系統(tǒng)操作規(guī)范進(jìn)行操作。2.錄入的檔案數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確、完整，與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。3.對(duì)數(shù)字化檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并定期進(jìn)行檢查和更新。4.加強(qiáng)檔案信息安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，對(duì)檔案信息進(jìn)行加密處理，防止信息泄露。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司/組織定期對(duì)檔案室科室的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案收集整理歸檔情況、檔案保管情況、檔案借閱利用情況等。2.監(jiān)督檢查可采取定期檢查與不定期抽查相結(jié)合的方式進(jìn)行，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立檔案管理工作考核評(píng)價(jià)制度，對(duì)檔案室科室工作人員的工作業(yè)績(jī)進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。2.考核評(píng)價(jià)內(nèi)容包括工作態(tài)度、工作能力、工作質(zhì)量、工作效率等方面，考核結(jié)果作為工作人員獎(jiǎng)懲、晉升、評(píng)