PAGE行政復(fù)議檔案室制度規(guī)定一、總則（一）目的為加強(qiáng)行政復(fù)議檔案室的管理，規(guī)范行政復(fù)議檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保行政復(fù)議檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國行政復(fù)議法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本制度規(guī)定。（二）適用范圍本制度規(guī)定適用于本公司/組織行政復(fù)議案件辦理過程中形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則行政復(fù)議檔案室對(duì)行政復(fù)議檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映行政復(fù)議案件的辦理過程和結(jié)果，確保檔案信息的準(zhǔn)確性。3.安全保密原則加強(qiáng)檔案的安全防護(hù)措施，確保檔案的安全，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為行政復(fù)議工作及相關(guān)部門提供便捷的檔案服務(wù)。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和本公司/組織的檔案管理制度規(guī)定。2.負(fù)責(zé)行政復(fù)議檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)和鑒定銷毀等工作。3.建立健全檔案管理工作流程和業(yè)務(wù)規(guī)范，確保檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。4.負(fù)責(zé)檔案庫房的日常管理，做好防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等安全防護(hù)工作。5.開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案利用效率。6.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和全員檔案意識(shí)。（二）案件承辦部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門行政復(fù)議案件檔案材料的收集、整理和初步立卷工作，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)移交檔案室。2.按照檔案管理要求，規(guī)范制作和整理案件材料，確保檔案材料的質(zhì)量。3.配合檔案室做好檔案的查閱、借閱等利用工作，及時(shí)提供相關(guān)檔案資料。4.對(duì)本部門形成的檔案材料的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理崗位職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理工作紀(jì)律和操作規(guī)程。2.負(fù)責(zé)檔案的具體收集、整理、編目、上架、保管等日常工作，確保檔案管理工作的有序開展。3.做好檔案的查閱、借閱登記和歸還工作，對(duì)檔案利用情況進(jìn)行跟蹤和統(tǒng)計(jì)。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理檔案管理中存在的問題。5.協(xié)助開展檔案信息化建設(shè)工作，負(fù)責(zé)檔案數(shù)據(jù)的錄入、維護(hù)和管理。6.保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。三、檔案收集（一）收集范圍1.行政復(fù)議申請書及相關(guān)材料，包括申請人提交的申請書、證據(jù)材料、身份證明等。2.被申請人提交的答復(fù)書及相關(guān)證據(jù)材料。3.行政復(fù)議案件受理通知書、答復(fù)通知書、延期通知書等法律文書。4.行政復(fù)議聽證、調(diào)查、調(diào)解過程中形成的各類材料，如聽證筆錄、調(diào)查筆錄、調(diào)解協(xié)議等。5.行政復(fù)議決定書及送達(dá)回證。6.與行政復(fù)議案件有關(guān)的其他文件、資料，如上級(jí)批示、會(huì)議紀(jì)要等。（二）收集要求1.案件承辦部門應(yīng)在行政復(fù)議案件辦結(jié)后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將整理好的檔案材料移交檔案室。2.移交的檔案材料應(yīng)齊全完整、真實(shí)準(zhǔn)確，簽字蓋章手續(xù)完備。3.檔案材料應(yīng)按照形成的時(shí)間順序排列，保持材料之間的有機(jī)聯(lián)系。4.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲(chǔ)要求進(jìn)行收集，并確保電子文件的真實(shí)性和可讀性。四、檔案整理（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）整理方法1.分類按照行政復(fù)議案件的類別、年度等進(jìn)行分類。例如，可分為行政處罰類復(fù)議案件、行政許可類復(fù)議案件等，每類再按年度細(xì)分。2.組卷將同一案件的相關(guān)材料按照一定順序組合成卷。卷內(nèi)材料應(yīng)按照批復(fù)、請示、正文、附件、結(jié)論性材料等順序排列。3.編目編制卷內(nèi)文件目錄，包括順序號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁號(hào)等項(xiàng)目。同時(shí)，編制案卷目錄，包括案卷號(hào)、題名、年度、保管期限、頁數(shù)、備注等項(xiàng)目。（三）裝訂要求1.拆除卷內(nèi)文件上的金屬物，如訂書釘、大頭針等。2.破損的文件應(yīng)進(jìn)行修補(bǔ)，字跡模糊或易褪色的文件應(yīng)進(jìn)行復(fù)制。3.采用三孔一線的方法進(jìn)行裝訂，確保文件整齊牢固，便于翻閱。五、檔案保管（一）庫房建設(shè)1.檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備良好的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等條件。2.庫房應(yīng)安裝防火、防盜報(bào)警裝置，配備滅火設(shè)備和溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備。3.庫房應(yīng)劃分不同的功能區(qū)域，如檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等，確保檔案管理工作的有序開展。（二）檔案上架1.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限順序上架存放，便于查找和管理。2.上架的檔案應(yīng)排列整齊，標(biāo)識(shí)清晰，注明案卷號(hào)、題名、年度、保管期限等信息。（三）保管期限行政復(fù)議檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案包括：行政復(fù)議決定書及重要的法律文書、涉及重大案件的檔案材料等。2.長期保管的檔案保管期限為[X]年，包括一般行政復(fù)議案件的檔案材料等。3.短期保管的檔案保管期限為[X]年，包括一些臨時(shí)性、階段性的行政復(fù)議檔案材料等。（四）定期清查1.檔案室應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，每年至少進(jìn)行一次全面清查。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。3.清查結(jié)果應(yīng)形成書面報(bào)告，報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審閱。六、檔案利用（一）查閱規(guī)定1.本公司/組織內(nèi)部人員查閱行政復(fù)議檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容、范圍等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案室查閱。2.外單位人員查閱行政復(fù)議檔案，需持單位介紹信，注明查閱目的、內(nèi)容、范圍等，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。3.查閱檔案應(yīng)在檔案室指定的查閱區(qū)域進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案室管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）借閱規(guī)定1.因工作需要借閱行政復(fù)議檔案的，需填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、內(nèi)容、范圍、期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案室負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、污損，不得擅自復(fù)制、摘錄、拍照檔案內(nèi)容。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案室，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（三）利用登記檔案室應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人姓名、所在部門、查閱（借閱）內(nèi)容、期限等信息。登記記錄應(yīng)妥善保管，以備查詢。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成，負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際價(jià)值，按照國家有關(guān)規(guī)定和本公司/組織的檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行鑒定。對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定工作小組審核同意后，予以銷毀。（三）銷毀程序1.編制檔案銷毀清冊，注明檔案的名稱、案卷號(hào)、年度、保管期限、銷毀原因等信息。2.檔案銷毀清冊經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案室會(huì)同相關(guān)部門指定專人負(fù)責(zé)銷毀。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，確保檔案信息無法恢復(fù)，并在銷毀現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)銷，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。4.銷毀后的檔案銷毀清冊應(yīng)永久保存。八、檔案信息化管理（一）數(shù)字化建設(shè)1.逐步推進(jìn)行政復(fù)議檔案的數(shù)字化工作，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)和管理。2.數(shù)字化檔案應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等工作，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，圖像清晰、完整。（二）系統(tǒng)建設(shè)建立檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、編目、存儲(chǔ)、檢索、利用等功能的信息化管理。系統(tǒng)應(yīng)具備權(quán)限管理、數(shù)