PAGE團(tuán)員檔案管理與使用制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織團(tuán)員檔案的科學(xué)管理，規(guī)范團(tuán)員檔案的收集、整理、保管、使用等工作流程，確保團(tuán)員檔案的真實(shí)性、完整性和安全性，充分發(fā)揮團(tuán)員檔案在公司/組織團(tuán)建工作及團(tuán)員個(gè)人發(fā)展中的重要作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有團(tuán)員的檔案管理與使用。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：團(tuán)員檔案應(yīng)如實(shí)反映團(tuán)員個(gè)人的基本情況、團(tuán)內(nèi)經(jīng)歷、獎(jiǎng)懲情況等信息，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：全面收集團(tuán)員在各個(gè)階段形成的各類(lèi)材料，保證檔案材料齊全完整，不遺漏重要信息。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案保密的法律法規(guī)，對(duì)團(tuán)員檔案中的個(gè)人隱私信息予以保密，防止檔案信息泄露。4.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范對(duì)團(tuán)員檔案進(jìn)行整理、分類(lèi)、編號(hào)和裝訂，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。二、檔案管理職責(zé)分工（一）團(tuán)委職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善團(tuán)員檔案管理與使用制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。2.指導(dǎo)和檢查各團(tuán)支部的團(tuán)員檔案管理工作，對(duì)存在的問(wèn)題提出整改意見(jiàn)。3.負(fù)責(zé)團(tuán)員檔案的集中保管和定期清查，確保檔案的安全與完整。4.根據(jù)工作需要，審核和批準(zhǔn)團(tuán)員檔案的查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞等申請(qǐng)。（二）團(tuán)支部職責(zé)1.負(fù)責(zé)本支部團(tuán)員檔案的日常收集、整理和初步審核工作，確保檔案材料的及時(shí)、準(zhǔn)確和完整。2.協(xié)助團(tuán)委做好團(tuán)員檔案的清查和核對(duì)工作，配合完成檔案管理中的各項(xiàng)臨時(shí)性任務(wù)。3.根據(jù)團(tuán)支部工作需要，向團(tuán)委提出團(tuán)員檔案查閱、借閱等申請(qǐng)，并負(fù)責(zé)歸還和反饋檔案使用情況。（三）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，保守檔案機(jī)密。2.負(fù)責(zé)團(tuán)員檔案的具體整理、分類(lèi)、編號(hào)、裝訂、上架等日常管理工作，確保檔案存放有序，便于查找和利用。3.做好檔案的安全保管工作，定期檢查檔案保管情況，防止檔案損壞、丟失和霉變等情況發(fā)生。4.按照規(guī)定辦理團(tuán)員檔案的查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞等手續(xù)，及時(shí)登記和更新檔案管理信息。三、檔案內(nèi)容（一）入團(tuán)材料1.入團(tuán)志愿書(shū)：記錄團(tuán)員入團(tuán)時(shí)的基本情況、對(duì)團(tuán)的認(rèn)識(shí)、入團(tuán)動(dòng)機(jī)以及個(gè)人經(jīng)歷等信息，由團(tuán)員本人填寫(xiě)，經(jīng)團(tuán)支部大會(huì)討論通過(guò)和上級(jí)團(tuán)委批準(zhǔn)。2.入團(tuán)申請(qǐng)書(shū)：團(tuán)員向團(tuán)組織表達(dá)加入團(tuán)組織愿望的書(shū)面材料，應(yīng)包含個(gè)人基本信息、對(duì)團(tuán)的認(rèn)識(shí)、入團(tuán)決心等內(nèi)容。3.團(tuán)組織考察意見(jiàn)：團(tuán)支部在團(tuán)員入團(tuán)過(guò)程中對(duì)其進(jìn)行考察的記錄，包括政治素質(zhì)、思想表現(xiàn)、工作學(xué)習(xí)情況等方面的評(píng)價(jià)。（二）團(tuán)內(nèi)職務(wù)變動(dòng)材料1.團(tuán)干部任免文件：記錄團(tuán)員在團(tuán)內(nèi)擔(dān)任職務(wù)的任免情況，包括職務(wù)名稱(chēng)、任職時(shí)間、免職時(shí)間等信息。2.團(tuán)干部工作簡(jiǎn)歷：詳細(xì)記錄團(tuán)員在擔(dān)任團(tuán)干部期間的工作職責(zé)、工作成果、工作經(jīng)歷等情況，可作為團(tuán)員團(tuán)內(nèi)工作表現(xiàn)的重要參考。（三）團(tuán)內(nèi)獎(jiǎng)勵(lì)材料1.榮譽(yù)證書(shū)：團(tuán)員獲得的各類(lèi)團(tuán)內(nèi)榮譽(yù)證書(shū)，如優(yōu)秀團(tuán)員稱(chēng)號(hào)、團(tuán)內(nèi)表彰獎(jiǎng)勵(lì)證書(shū)等，應(yīng)附簡(jiǎn)要事跡說(shuō)明。2.表彰決定：上級(jí)團(tuán)組織對(duì)團(tuán)員進(jìn)行表彰的正式文件，包括表彰原因、表彰時(shí)間、表彰對(duì)象等信息。（四）團(tuán)內(nèi)處分材料1.處分決定：上級(jí)團(tuán)組織對(duì)團(tuán)員違反團(tuán)章或團(tuán)內(nèi)紀(jì)律給予處分的正式文件，應(yīng)詳細(xì)說(shuō)明處分原因、處分種類(lèi)、處分時(shí)間等信息。2.檢討書(shū)：團(tuán)員對(duì)所犯錯(cuò)誤的認(rèn)識(shí)和檢討材料，應(yīng)包含錯(cuò)誤事實(shí)、原因分析、改正措施等內(nèi)容。3.復(fù)查決定：如果團(tuán)員對(duì)處分不服提出申訴，經(jīng)復(fù)查后作出的復(fù)查決定文件。（五）其他材料1.團(tuán)員年度團(tuán)籍注冊(cè)登記表：記錄團(tuán)員每年團(tuán)籍注冊(cè)情況，包括團(tuán)員基本信息、團(tuán)費(fèi)繳納情況、參加團(tuán)組織活動(dòng)情況等。2.團(tuán)組織關(guān)系介紹信：團(tuán)員因工作調(diào)動(dòng)、升學(xué)等原因需要轉(zhuǎn)接團(tuán)組織關(guān)系時(shí)，由原團(tuán)組織開(kāi)具的介紹信，應(yīng)注明團(tuán)員基本信息、轉(zhuǎn)出原因、接收?qǐng)F(tuán)組織等內(nèi)容。3.其他與團(tuán)員個(gè)人相關(guān)的重要材料：如團(tuán)員在團(tuán)內(nèi)的重要活動(dòng)記錄、培訓(xùn)結(jié)業(yè)證書(shū)、社會(huì)實(shí)踐報(bào)告等，能夠反映團(tuán)員綜合素質(zhì)和發(fā)展情況的材料。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.團(tuán)支部應(yīng)定期收集本支部團(tuán)員的各類(lèi)檔案材料，確保材料的及時(shí)、完整。一般每學(xué)期末進(jìn)行一次集中收集，特殊情況可隨時(shí)收集。2.檔案材料應(yīng)真實(shí)、有效，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案內(nèi)容。對(duì)于不符合要求的材料，應(yīng)及時(shí)退回并要求重新提供。3.收集的檔案材料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得隨意涂改、損壞或丟失。如有破損或字跡不清的材料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。（二）整理方法1.分類(lèi)：按照入團(tuán)材料、團(tuán)內(nèi)職務(wù)變動(dòng)材料、團(tuán)內(nèi)獎(jiǎng)勵(lì)材料、團(tuán)內(nèi)處分材料、其他材料等類(lèi)別對(duì)團(tuán)員檔案進(jìn)行分類(lèi)。2.排序：在每一類(lèi)檔案材料中，按照時(shí)間順序或重要程度進(jìn)行排序，確保檔案材料的邏輯性和連貫性。3.編號(hào)：為每一份檔案材料編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)體現(xiàn)檔案類(lèi)別、年份、順序號(hào)等信息，便于檔案的管理和查詢(xún)。例如，入團(tuán)志愿書(shū)的編號(hào)格式為：入團(tuán)[年份][順序號(hào)]。4.裝訂：將每份檔案材料按照編號(hào)順序依次裝訂成冊(cè)，采用左側(cè)裝訂方式，確保裝訂牢固、整齊美觀。對(duì)于紙張較多的材料，可采用三孔一線裝訂法；對(duì)于紙張較少的材料，可采用膠水粘貼或騎馬釘裝訂法。5.裝盒：將裝訂成冊(cè)的團(tuán)員檔案裝入專(zhuān)用檔案盒，并在檔案盒封面標(biāo)明團(tuán)支部名稱(chēng)、團(tuán)員姓名、檔案類(lèi)別等信息，便于快速查找和識(shí)別。五、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專(zhuān)門(mén)的團(tuán)員檔案保管室，保管室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等安全設(shè)施，確保檔案存放環(huán)境安全可靠。2.檔案保管室應(yīng)配備必要的檔案柜、檔案架等存儲(chǔ)設(shè)備，按照檔案類(lèi)別和團(tuán)支部順序進(jìn)行排列，便于檔案的存放和管理。（二）保管期限1.團(tuán)員檔案的保管期限為永久。對(duì)于一些時(shí)效性較強(qiáng)的材料，如團(tuán)員年度團(tuán)籍注冊(cè)登記表等，可在保管一定期限后進(jìn)行定期銷(xiāo)毀，但應(yīng)嚴(yán)格履行審批手續(xù)。2.在保管期限內(nèi)，應(yīng)確保團(tuán)員檔案的完整性和安全性，不得擅自銷(xiāo)毀或丟棄任何檔案材料。（三）定期清查1.團(tuán)委每年組織一次團(tuán)員檔案的全面清查工作，對(duì)檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管情況等進(jìn)行詳細(xì)檢查，確保檔案信息準(zhǔn)確無(wú)誤，檔案實(shí)體安全完好。2.清查工作應(yīng)形成書(shū)面報(bào)告，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行整改，并將清查結(jié)果上報(bào)上級(jí)團(tuán)組織備案。六、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.團(tuán)委工作人員因工作需要可查閱團(tuán)員檔案，但必須嚴(yán)格遵守檔案查閱規(guī)定，確保檔案信息不被泄露。2.團(tuán)支部書(shū)記因工作需要可查閱本支部團(tuán)員檔案，但僅限于了解團(tuán)員基本情況和團(tuán)內(nèi)工作相關(guān)信息，不得擅自查閱涉及團(tuán)員個(gè)人隱私的內(nèi)容。3.其他人員因特殊原因需要查閱團(tuán)員檔案的，必須經(jīng)團(tuán)委書(shū)記批準(zhǔn)，并在檔案管理人員的陪同下進(jìn)行查閱。（二）查閱程序1.查閱人員填寫(xiě)《團(tuán)員檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱原因、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，并簽字確認(rèn)。2.將申請(qǐng)表提交給團(tuán)委書(shū)記進(jìn)行審批，經(jīng)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行查閱。3.檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)表的要求，提供相應(yīng)的團(tuán)員檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督，確保查閱人員遵守檔案查閱規(guī)定。4.查閱人員查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員，并在《團(tuán)員檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)查閱情況。（三）借閱權(quán)限1.因工作需要借閱團(tuán)員檔案的，必須經(jīng)團(tuán)委書(shū)記批準(zhǔn)，并嚴(yán)格履行借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限的，應(yīng)提前向團(tuán)委書(shū)記說(shuō)明并辦理續(xù)借手續(xù)。2.借閱人員僅限于團(tuán)委工作人員、團(tuán)支部書(shū)記以及經(jīng)批準(zhǔn)的其他人員，不得將檔案轉(zhuǎn)借他人。（四）借閱程序1.借閱人員填寫(xiě)《團(tuán)員檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱原因、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息，并簽字確認(rèn)。2.將申請(qǐng)表提交給團(tuán)委書(shū)記進(jìn)行審批，經(jīng)批準(zhǔn)后方可辦理借閱手續(xù)。3.檔案管理人員與借閱人員當(dāng)面清點(diǎn)檔案數(shù)量和內(nèi)容，雙方在《團(tuán)員檔案借閱登記表》上簽字確認(rèn)后，將檔案交給借閱人員。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得擅自涂改、損壞、丟失或轉(zhuǎn)借他人。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理人員，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。5.借閱人員在借閱期限屆滿(mǎn)后，應(yīng)按時(shí)歸還檔案。檔案管理人員對(duì)歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或缺失情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并追究借閱人員的責(zé)任。七、檔案轉(zhuǎn)遞（一）轉(zhuǎn)遞條件1.團(tuán)員因工作調(diào)動(dòng)、升學(xué)、參軍等原因需要轉(zhuǎn)出團(tuán)組織關(guān)系的，應(yīng)及時(shí)辦理團(tuán)員檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)。2.團(tuán)員檔案轉(zhuǎn)遞應(yīng)嚴(yán)格按照?qǐng)F(tuán)組織關(guān)系轉(zhuǎn)接的要求進(jìn)行，確保檔案與團(tuán)員組織關(guān)系同步轉(zhuǎn)移。（二）轉(zhuǎn)遞程序1.團(tuán)員向原團(tuán)支部提出檔案轉(zhuǎn)遞申請(qǐng)，并填寫(xiě)《團(tuán)員檔案轉(zhuǎn)遞申請(qǐng)表》，注明轉(zhuǎn)遞原因、接收?qǐng)F(tuán)組織名稱(chēng)、聯(lián)系方式等信息。2.原團(tuán)支部對(duì)團(tuán)員檔案進(jìn)行審核，確認(rèn)檔案材料齊全、完整后，在申請(qǐng)表上簽署意見(jiàn)并加蓋團(tuán)支部公章。3.將申請(qǐng)表及團(tuán)員檔案一并提交給團(tuán)委，團(tuán)委對(duì)檔案進(jìn)行再次審核，審核通過(guò)后開(kāi)具《團(tuán)員檔案轉(zhuǎn)遞介紹信》。4.檔案管理人員按照轉(zhuǎn)遞介紹信的要求，將團(tuán)員檔案密封包裝，并在封口處加蓋團(tuán)委公章。5.通過(guò)機(jī)要交通、專(zhuān)人送取或掛號(hào)郵寄等方式將團(tuán)員檔案轉(zhuǎn)遞給接收?qǐng)F(tuán)組織，并及時(shí)跟蹤檔案轉(zhuǎn)遞情況，確保檔案安全送達(dá)。6.接收?qǐng)F(tuán)組織收到團(tuán)員檔案后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行核對(duì)和簽收，并在《團(tuán)員檔案轉(zhuǎn)遞回執(zhí)》上簽字蓋章后寄回原團(tuán)組織。原團(tuán)組織收到回執(zhí)后，應(yīng)將其存檔備案。八、檔案信息化管理（一）建立團(tuán)員檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)1.利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，建立團(tuán)員檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，將團(tuán)員檔案中的各類(lèi)信息進(jìn)行電子化存儲(chǔ)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享和高效利用。2.團(tuán)員檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)包含團(tuán)員基本信息、入團(tuán)材料、團(tuán)內(nèi)職務(wù)變動(dòng)材料、團(tuán)內(nèi)獎(jiǎng)勵(lì)材料、團(tuán)內(nèi)處分材料、其他材料等內(nèi)容，并確保信息的準(zhǔn)確性和完整性。（二）檔案信息錄入與維護(hù)1.檔案管理人員負(fù)責(zé)將紙質(zhì)團(tuán)員檔案中的信息準(zhǔn)確錄入到信息數(shù)據(jù)庫(kù)中，錄入過(guò)程中應(yīng)認(rèn)真核對(duì)信息內(nèi)容，確保錄入信息與紙質(zhì)檔案一致。2.定期對(duì)團(tuán)員檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行維護(hù)和更新，及時(shí)錄入新產(chǎn)生的檔案材料信息，刪除已過(guò)期或無(wú)效的信息，確保數(shù)據(jù)庫(kù)信息的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。（三）信息查詢(xún)與利用1.授權(quán)人員可通過(guò)網(wǎng)絡(luò)終端查詢(xún)團(tuán)員檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)中的相關(guān)信息，查詢(xún)結(jié)果應(yīng)嚴(yán)格保密，不得隨意泄露給無(wú)關(guān)人員。2.利用團(tuán)員檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)提供的數(shù)據(jù)分析功能，為公司/組織的團(tuán)建工作提供決策支持，如團(tuán)員隊(duì)伍結(jié)構(gòu)分析、團(tuán)內(nèi)活動(dòng)效果評(píng)估等。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.建立健全團(tuán)員檔案管理監(jiān)督機(jī)制，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作各個(gè)環(huán)節(jié)的監(jiān)督檢查，確保檔案管理工作規(guī)范有序進(jìn)行。2.團(tuán)委定期對(duì)各團(tuán)支部的團(tuán)員檔案管理工作進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改，并將檢查結(jié)果納入團(tuán)支部工作考核內(nèi)容。（二）考核辦法1.制定團(tuán)員檔案管理工作考核辦法，明確考核指標(biāo)、考核標(biāo)準(zhǔn)和考核方式，對(duì)檔案管理工作成績(jī)突出的團(tuán)支部和個(gè)人給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)工作不力的進(jìn)行批評(píng)教育和責(zé)任追究。2.考核指標(biāo)主要包括檔案收集的及時(shí)性和完整性、檔案整理的規(guī)范性、檔案保管的安全性、檔案查閱與借閱的合規(guī)性、檔案轉(zhuǎn)遞的準(zhǔn)確性等