PAGE二手房資料檔案制度范本一、總則（一）目的為加強公司二手房業(yè)務資料檔案的管理，確保資料檔案的完整性、準確性和安全性，便于查詢、利用和維護，依據(jù)國家相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部涉及二手房交易的各類資料檔案管理，包括但不限于房源信息、客戶資料、交易合同、產權證書、評估報告等相關文件及資料。（三）基本原則1.真實性原則：資料檔案應如實反映二手房交易的實際情況，確保信息真實可靠。2.完整性原則：涵蓋二手房交易全過程的各類資料，保證檔案資料的全面性。3.準確性原則：資料內容準確無誤，數(shù)據(jù)記錄清晰，避免錯誤或歧義。4.安全性原則：采取有效措施保障資料檔案的安全，防止丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。5.規(guī)范性原則：嚴格按照規(guī)定的格式、流程和標準進行資料的收集、整理、歸檔和保管。二、資料檔案的分類與編號（一）分類1.房源檔案：包括房屋基本信息（地址、面積、戶型等）、產權狀況、掛牌價格、委托代理協(xié)議等。2.客戶檔案：客戶個人信息（姓名、身份證號、聯(lián)系方式等）、購房需求、看房記錄、交易意向等。3.交易合同檔案：二手房買賣合同、居間合同、補充協(xié)議等各類交易合同文本。4.產權檔案：房屋產權證書、產權變更記錄、抵押登記等相關產權文件。5.評估檔案：房屋評估報告、評估機構資質證明等評估相關資料。6.其他檔案：如交易過程中的稅費清單、公證文件、律師意見書等其他與二手房交易相關的資料。（二）編號1.采用統(tǒng)一的編號規(guī)則，確保每份資料檔案具有唯一標識。編號格式為：年份+業(yè)務類型代碼+流水號。2.年份：四位數(shù)字表示資料檔案形成的年份，如“2023”。3.業(yè)務類型代碼：根據(jù)資料檔案的分類設置相應代碼，房源檔案為“FY”，客戶檔案為“KH”，交易合同檔案為“HT”，產權檔案為“CQ”，評估檔案為“PG”，其他檔案為“QT”。4.流水號：按照資料檔案形成的先后順序依次編排，從“0001”開始遞增。例如，2023年形成的第一份房源檔案編號為“2023FY0001”。三、資料檔案的收集與整理（一）收集1.業(yè)務部門在二手房交易過程中，應及時收集相關資料，確保資料的完整性和及時性。2.資料收集人員應明確資料的收集范圍和要求，對收集到的資料進行初步審核，確保資料真實、有效、完整。3.對于客戶提交的資料，應要求客戶簽字確認提交資料的真實性和完整性，并注明提交日期。（二）整理1.收集到的資料應按照分類標準進行整理，確保同一類資料集中存放。2.對每份資料進行核對，檢查資料是否齊全、準確，如有缺失或錯誤應及時補充或更正。3.對資料進行編號，并在每份資料上加蓋編號章，確保編號清晰、可識別。4.按照資料的重要性和關聯(lián)性進行排序，便于后續(xù)的查閱和管理。四、資料檔案的歸檔與保管（一）歸檔1.整理好的資料檔案應及時歸檔，歸檔人員應填寫《資料檔案歸檔登記表》，詳細記錄資料檔案的編號、名稱、數(shù)量、歸檔日期等信息。2.資料檔案應存放在專門的檔案柜或檔案室中，按照分類順序依次排列，便于查找和管理。3.對于電子資料檔案，應進行備份存儲，并建立電子檔案索引，確保電子檔案的可檢索性。（二）保管1.檔案室應具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設施，確保資料檔案的安全保管。2.定期對資料檔案進行檢查和維護，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，如資料損壞、字跡模糊等應及時修復或更換。3.嚴格限制非檔案管理人員進入檔案室，確需查閱資料檔案的，應辦理借閱手續(xù)，并在規(guī)定時間內歸還。4.對于重要的資料檔案，應采取加密存儲、異地備份等措施，防止因自然災害、人為破壞等原因導致資料丟失。五、資料檔案的查閱與借閱（一）查閱1.公司內部人員因工作需要查閱資料檔案的，應填寫《資料檔案查閱申請表》并提交部門負責人審批。2.申請表應注明查閱的資料檔案編號、名稱、查閱目的等信息。3.經審批同意后，可以在檔案室查閱資料檔案，但不得擅自復印、拍照、涂改或帶出檔案室。4.查閱人員應在查閱登記表上簽字，記錄查閱時間、查閱內容等信息。（二）借閱1.因特殊原因需要借閱資料檔案的，應填寫《資料檔案借閱申請表》并提交部門負責人審核，經公司分管領導批準后方可借閱。2.申請表應注明借閱的資料檔案編號、名稱、借閱期限、借閱用途等信息。3.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應妥善保管借閱的資料檔案，不得轉借他人，不得擅自更改、涂抹、污損資料檔案內容。5.借閱期滿后，借閱人員應及時歸還資料檔案，并在歸還登記表上簽字確認。六、資料檔案的保密與安全（一）保密1.資料檔案管理人員應對資料檔案的內容嚴格保密，不得向無關人員泄露。2.涉及客戶隱私的資料檔案，應采取特殊的保密措施，防止客戶信息泄露。3.在資料檔案的查閱、借閱過程中，查閱人員和借閱人員應遵守保密規(guī)定，不得擅自傳播資料檔案內容。（二）安全1.加強檔案室的安全管理，安裝監(jiān)控設備，確保檔案室的安全防范無死角。2.定期對檔案室的安全設施進行檢查和維護，確保防火、防潮、防蟲、防盜等設施正常運行。3.對電子資料檔案的存儲設備進行定期維護和檢查，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。4.如發(fā)生資料檔案丟失、損壞、泄露等安全事故，應立即采取措施進行處理，并及時向上級報告。七、資料檔案的銷毀（一）銷毀條件1.資料檔案已超過保管期限，且確無繼續(xù)保存價值。2.資料檔案因自然災害、人為破壞等原因導致無法使用，且無備份。（二）銷毀程序1.由資料檔案管理人員提出銷毀申請，填寫《資料檔案銷毀申請表》，注明銷毀資料檔案的編號、名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.申請表經部門負責人審核，公司分管領導批準后，方可進行銷毀。3.銷毀資料檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀過程的真實性和徹底性。4.監(jiān)銷人員應在銷毀記錄上簽字，記錄銷毀時間、銷毀方式、銷毀數(shù)量等信息。5.銷毀后的資料檔案應進行登記備案，以備查詢。八、資料檔案管理人員職責（一）檔案管理職責1.負責資料檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱等日常管理工作。2.嚴格遵守資料檔案管理制度，確保資料檔案的安全和完整。3.定期對資料檔案進行盤點和清查，及時發(fā)現(xiàn)和處理問題。（二）業(yè)務指導職責1.為公司內部人員提供資料檔案管理方面的業(yè)務指導和培訓。2.協(xié)助業(yè)務部門規(guī)范資料檔案的收集和整理工作，提高資料檔案的質量。（三）監(jiān)督檢查職責1.對公司各部門資料檔案管理情況進行監(jiān)督