PAGE人才檔案室工作制度范本一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司人才檔案室的規(guī)范化管理，確保檔案資料的安全、完整與有效利用，充分發(fā)揮人才檔案在公司人力資源管理中的重要作用，特制定本工作制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有員工的人事檔案管理，包括但不限于員工個(gè)人基本信息、工作經(jīng)歷、培訓(xùn)記錄、考核評(píng)價(jià)、獎(jiǎng)懲情況等各類檔案資料。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須如實(shí)反映員工的真實(shí)情況，確保信息的真實(shí)性和可靠性。2.完整性原則：全面收集員工相關(guān)檔案資料，保證檔案內(nèi)容的完整性，避免重要信息缺失。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)，對(duì)涉及員工個(gè)人隱私的檔案信息予以保密，防止信息泄露。4.規(guī)范性原則：檔案管理工作應(yīng)遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保檔案整理、保管、查閱等工作有序進(jìn)行。二、檔案管理職責(zé)（一）人力資源部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善人才檔案室的各項(xiàng)工作制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.組織開展員工檔案的收集、整理、歸檔、保管和查閱等日常管理工作。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和核對(duì)，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。4.根據(jù)公司發(fā)展和管理需要，及時(shí)更新和補(bǔ)充員工檔案內(nèi)容。5.負(fù)責(zé)向公司內(nèi)部相關(guān)部門提供檔案查閱服務(wù)，并對(duì)查閱情況進(jìn)行登記和記錄。6.對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高其業(yè)務(wù)水平和工作能力。（二）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案管理工作制度，認(rèn)真履行崗位職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的具體整理、分類、編號(hào)編目、裝訂、上架等工作，確保檔案排列有序、便于查找。3.做好檔案的安全保管工作，定期檢查檔案保管情況，防止檔案損壞、丟失、霉變等情況發(fā)生。4.按照規(guī)定的程序和要求，為公司內(nèi)部人員提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好相關(guān)記錄。5.對(duì)檔案管理過程中發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)向人力資源部門匯報(bào)，并提出改進(jìn)建議。6.保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。（三）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門員工檔案資料的收集、整理，并及時(shí)移交至人力資源部門。2.在檔案管理工作中，積極配合人力資源部門，提供必要的協(xié)助和支持。3.按照規(guī)定的程序和要求，申請(qǐng)查閱本部門員工檔案，確保查閱目的正當(dāng)、合理。三、檔案收集與整理（一）檔案收集1.員工入職時(shí)，所在部門應(yīng)及時(shí)收集其個(gè)人檔案資料，包括但不限于身份證、學(xué)歷證書、學(xué)位證書、資格證書、勞動(dòng)合同、入職登記表等原件及復(fù)印件。2.員工在工作期間產(chǎn)生的各類檔案資料，如培訓(xùn)記錄、考核評(píng)價(jià)、獎(jiǎng)懲情況、崗位變動(dòng)記錄等，由相關(guān)部門及時(shí)整理并移交至人力資源部門。人力資源部門應(yīng)定期對(duì)各部門檔案移交情況進(jìn)行檢查和督促。3.員工離職時(shí)，所在部門應(yīng)在離職手續(xù)辦理完畢后，將其個(gè)人檔案資料整理齊全，移交至人力資源部門存檔。（二）檔案整理1.人力資源部門收到檔案資料后，應(yīng)按照檔案內(nèi)容的性質(zhì)和類別進(jìn)行分類整理。一般可分為個(gè)人基本信息類、工作經(jīng)歷類、培訓(xùn)記錄類、考核評(píng)價(jià)類、獎(jiǎng)懲情況類等。2.對(duì)每份檔案資料進(jìn)行編號(hào)編目，確保檔案編號(hào)的唯一性和系統(tǒng)性。編號(hào)編目應(yīng)遵循便于管理和查找的原則，可采用數(shù)字編碼或字母與數(shù)字相結(jié)合的方式。3.對(duì)檔案資料進(jìn)行裝訂，去除不必要的金屬物，確保檔案整齊、牢固。裝訂順序應(yīng)按照檔案內(nèi)容的重要性和邏輯性進(jìn)行排列，一般為封面、目錄、正文、封底。4.建立檔案目錄清單，詳細(xì)記錄每份檔案的編號(hào)、名稱、日期、來源等信息，以便于查閱和管理。檔案目錄清單應(yīng)定期更新，確保與檔案實(shí)際情況一致。四、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的人才檔案室，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保檔案保管環(huán)境安全、適宜。2.檔案室應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)控制在適宜范圍內(nèi)。（二）檔案存放1.按照檔案類別和編號(hào)順序，將檔案整齊存放在檔案柜中。每個(gè)檔案柜應(yīng)標(biāo)明存放檔案的類別和范圍，便于查找。2.對(duì)重要檔案和機(jī)密檔案應(yīng)采取單獨(dú)存放、加密保管等措施，確保檔案安全。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行盤點(diǎn)和清查，核對(duì)檔案數(shù)量、編號(hào)、內(nèi)容等是否一致，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。（三）檔案安全保護(hù)1.建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案保管場(chǎng)所的安全防范措施，防止檔案被盜、被搶、被篡改等情況發(fā)生。2.配備必要的安全監(jiān)控設(shè)備，對(duì)檔案室進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，確保檔案保管環(huán)境安全。3.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的安全教育，提高其安全意識(shí)和防范能力，防止因人為疏忽導(dǎo)致檔案安全事故發(fā)生。4.定期對(duì)檔案保管設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行，滿足檔案保管要求。5.按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，做好檔案的防火、防潮、防蟲、防盜等工作，確保檔案安全。五、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至人力資源部門。2.人力資源部門對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過后，為查閱人員提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱日期、查閱人員姓名、所在部門、查閱內(nèi)容、查閱目的等信息。3.一般情況下，員工本人可查閱自己的檔案資料。其他人員查閱檔案需經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并嚴(yán)格按照規(guī)定的查閱范圍和程序進(jìn)行查閱。4.涉及員工個(gè)人隱私或公司機(jī)密的檔案資料，未經(jīng)員工本人同意或公司授權(quán)，不得查閱。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至人力資源部門。2.人力資源部門對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過后，為借閱人員辦理檔案借閱手續(xù)，并收取一定的借閱押金。借閱押金應(yīng)在檔案歸還后如數(shù)退還。3.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限的，應(yīng)提前向人力資源部門申請(qǐng)并說明理由。4.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印、泄露檔案內(nèi)容。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)向人力資源部門報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。5.檔案借閱期滿后，借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案。人力資源部門對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有問題，應(yīng)及時(shí)與借閱人員溝通并處理。六、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司人才檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案資料的電子化存儲(chǔ)、檢索、統(tǒng)計(jì)分析等功能，提高檔案管理工作效率和服務(wù)質(zhì)量。2.通過信息化手段，加強(qiáng)對(duì)檔案信息的安全管理，確保檔案信息的保密性、完整性和可用性。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.人力資源部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)檔案信息化管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)錄入工作，確保錄入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。數(shù)據(jù)錄入應(yīng)嚴(yán)格按照檔案內(nèi)容和系統(tǒng)要求進(jìn)行，不得隨意修改或遺漏。2.定期對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，及時(shí)錄入新產(chǎn)生的檔案資料，刪除已失效或不再需要的檔案信息，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)與實(shí)際檔案情況一致。3.建立數(shù)據(jù)備份制度，定期對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。備份數(shù)據(jù)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和恢復(fù)測(cè)試，確保數(shù)據(jù)的可恢復(fù)性。（三）信息安全管理1.加強(qiáng)對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限管理，嚴(yán)格控制不同人員對(duì)系統(tǒng)的訪問權(quán)限。對(duì)系統(tǒng)管理員、數(shù)據(jù)錄入員、查閱人員等不同角色設(shè)置相應(yīng)的操作權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的人員訪問系統(tǒng)。2.安裝防火墻、殺毒軟件等安全防護(hù)軟件，定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行病毒查殺和安全漏洞掃描，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理安全隱患。3.對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行加密處理，確保數(shù)據(jù)在傳輸和存儲(chǔ)過程中的安全性。4.制定系統(tǒng)安全應(yīng)急預(yù)案，定期進(jìn)行應(yīng)急演練，確保在系統(tǒng)發(fā)生故障或遭受攻擊時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)數(shù)據(jù)，保障檔案管理工作的正常開展。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，根據(jù)檔案的保存價(jià)值和現(xiàn)實(shí)利用需求，確定檔案的存毀。2.檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、嚴(yán)格保密的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性。（二）鑒定組織與程序1.成立檔案鑒定工作小組，由人力資源部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，檔案管理人員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等為成員。2.檔案鑒定工作小組定期對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)檔案的形成時(shí)間、內(nèi)容性質(zhì)、保存價(jià)值等因素，確定檔案的存毀。3.對(duì)擬銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清單》，詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、名稱、日期、來源等信息?！稒n案銷毀清單》應(yīng)經(jīng)檔案鑒定工作小組組長(zhǎng)審核簽字后生效。4.在銷毀檔案前，應(yīng)再次對(duì)《檔案銷毀清單》進(jìn)行核對(duì)，確保銷毀檔案的準(zhǔn)確性。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督，并在《檔案銷毀清單》上簽字確認(rèn)。（三）銷毀方式1.對(duì)紙質(zhì)檔案的銷毀，可采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行。銷毀過程應(yīng)確保檔案信息無法恢復(fù)，防止信息