PAGE學(xué)校檔案室安全責(zé)任制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)學(xué)校檔案室安全管理，確保檔案資料的完整與安全，維護(hù)學(xué)校正常的教學(xué)、科研和管理秩序，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本校實(shí)際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校檔案室及全體涉及檔案管理、使用、保管的工作人員。（三）基本原則1.安全第一原則：始終將檔案安全置于首位，預(yù)防為主，確保檔案不受損壞、丟失、泄露等威脅。2.依法管理原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，依法依規(guī)開展檔案安全管理工作。3.責(zé)任明確原則：明確各崗位人員在檔案安全管理中的職責(zé)，做到責(zé)任到人。4.科學(xué)管理原則：運(yùn)用科學(xué)的管理方法和技術(shù)手段，提高檔案安全管理水平。二、檔案管理部門及人員職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案安全管理制度，組織實(shí)施并監(jiān)督檢查。2.做好檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作，確保檔案的質(zhì)量和安全。3.定期對(duì)檔案保管狀況進(jìn)行檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并排除安全隱患。4.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的日常管理，包括溫濕度控制、防火、防盜、防蟲、防潮、防塵、防光、防污染等工作。5.組織開展檔案安全宣傳教育和培訓(xùn)工作，提高全體人員的安全意識(shí)和技能。（二）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案安全管理制度，認(rèn)真履行崗位職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的整理、編目、上架等日常工作，確保檔案存放有序、查找方便。3.做好檔案庫(kù)房的日常巡查，記錄溫濕度、設(shè)備運(yùn)行等情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并處理。4.協(xié)助做好檔案的利用服務(wù)工作，嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱、借閱登記制度，確保檔案使用安全。5.參加檔案安全培訓(xùn)和教育活動(dòng)，不斷提高自身安全管理水平。（三）各部門兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、初步分類工作，定期移交檔案室。2.協(xié)助檔案室做好檔案的清查、核對(duì)等工作，確保本部門檔案的完整與準(zhǔn)確。3.遵守檔案安全管理制度，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)借檔案。4.接受檔案室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，積極參加檔案安全培訓(xùn)和教育活動(dòng)。三、檔案收集與整理安全（一）收集要求1.各部門兼職檔案員應(yīng)及時(shí)收集本部門在工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，確保檔案的齊全完整。2.收集的檔案應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，不得偽造、篡改檔案內(nèi)容。3.對(duì)重要檔案或特殊載體檔案（如電子檔案、聲像檔案等），應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行收集，并確保其原始性和完整性。（二）整理要求1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類方案和編號(hào)規(guī)則對(duì)收集的檔案進(jìn)行整理，確保分類科學(xué)、編號(hào)唯一。2.整理檔案時(shí)應(yīng)保持文件材料的原有順序，不得隨意打亂或丟失。3.對(duì)破損或褪色的檔案應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的可讀性。4.電子檔案應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理和存儲(chǔ)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和安全性。四、檔案保管安全（一）庫(kù)房建設(shè)與布局1.檔案室應(yīng)選擇安全、干燥、通風(fēng)良好的房間作為庫(kù)房，遠(yuǎn)離火源、水源、污染源等。2.庫(kù)房應(yīng)具備防火、防盜、防蟲、防潮、防塵、防光、防污染等設(shè)施，如防火門、防盜門窗、防蟲藥品、除濕設(shè)備、窗簾燈具等。3.庫(kù)房應(yīng)合理布局，劃分檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等功能區(qū)域，確保工作流程順暢，互不干擾。（二）檔案存放1.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，上架排列整齊，便于查找和管理。2.不同載體的檔案應(yīng)分別存放，如紙質(zhì)檔案、電子檔案、聲像檔案等。3.對(duì)珍貴檔案或易損檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、復(fù)制備份等。（三）溫濕度控制1.庫(kù)房應(yīng)配備溫濕度監(jiān)測(cè)設(shè)備，實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)溫濕度變化情況。2.根據(jù)檔案保管要求，將庫(kù)房溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。3.當(dāng)溫濕度超出規(guī)定范圍時(shí)，應(yīng)及時(shí)采取相應(yīng)的調(diào)控措施，如通風(fēng)、除濕、加濕等。（四）設(shè)備管理1.定期對(duì)檔案保管設(shè)備進(jìn)行檢查、維護(hù)和保養(yǎng)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。主要設(shè)備包括空調(diào)、除濕機(jī)、消防設(shè)備、防盜報(bào)警設(shè)備等。2.建立設(shè)備使用記錄和維護(hù)檔案，記錄設(shè)備的運(yùn)行狀況、維護(hù)情況、維修時(shí)間等信息。3.對(duì)老化、損壞的設(shè)備應(yīng)及時(shí)進(jìn)行更新或維修，確保設(shè)備的安全性和可靠性。（五）安全檢查1.檔案室應(yīng)建立定期安全檢查制度，每周至少進(jìn)行一次庫(kù)房巡查，每月進(jìn)行一次全面檢查。2.安全檢查內(nèi)容包括檔案保管狀況、設(shè)備運(yùn)行情況、溫濕度控制情況、防火防盜措施落實(shí)情況等。3.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時(shí)記錄，并采取有效措施進(jìn)行整改，確保檔案安全。五、檔案利用安全（一）查閱登記1.凡因工作需要查閱檔案的人員，應(yīng)填寫《檔案查閱登記表》，注明查閱時(shí)間、查閱人姓名、所在部門、查閱內(nèi)容、查閱目的等信息。2.查閱登記表應(yīng)妥善保存，以備查詢。（二）查閱權(quán)限1.嚴(yán)格按照檔案保密規(guī)定和查閱范圍，確定查閱人員的權(quán)限。未經(jīng)批準(zhǔn)，非檔案管理人員不得擅自查閱檔案。2.涉及機(jī)密、絕密檔案的查閱，應(yīng)經(jīng)學(xué)校相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格按照規(guī)定程序進(jìn)行。（三）查閱場(chǎng)所1.檔案查閱應(yīng)在檔案室指定的查閱區(qū)域進(jìn)行，不得將檔案帶出查閱場(chǎng)所。2.查閱場(chǎng)所應(yīng)保持安靜、整潔，不得在查閱區(qū)域吸煙、飲食、亂扔雜物等。（四）借閱管理1.因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱時(shí)間、借閱人姓名、所在部門、借閱內(nèi)容、借閱期限等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.借閱檔案應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定期限歸還，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造、丟失檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案損壞或丟失，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案室，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（五）利用監(jiān)督1.檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案利用情況進(jìn)行監(jiān)督，確保利用過程符合規(guī)定要求。2.對(duì)利用過程中發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，應(yīng)及時(shí)制止并報(bào)告學(xué)校相關(guān)部門，依法依規(guī)進(jìn)行處理。六、檔案信息化安全（一）系統(tǒng)建設(shè)與維護(hù)1.檔案信息化系統(tǒng)應(yīng)符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和安全要求，具備數(shù)據(jù)備份、恢復(fù)、加密、訪問控制等功能。2.定期對(duì)檔案信息化系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性。3.建立系統(tǒng)安全審計(jì)機(jī)制，記錄和分析系統(tǒng)操作日志，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理異常情況。（二）數(shù)據(jù)管理1.對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)應(yīng)進(jìn)行分類存儲(chǔ)、備份管理，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。2.采用安全可靠的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)設(shè)備，定期對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并異地存放。3.加強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)訪問的權(quán)限管理，嚴(yán)格設(shè)定不同人員的數(shù)據(jù)訪問級(jí)別，防止數(shù)據(jù)泄露。（三）網(wǎng)絡(luò)安全1.檔案信息化系統(tǒng)應(yīng)與校園網(wǎng)物理隔離，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊。2.安裝防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)等網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)備，防范網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)。3.定期對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)備進(jìn)行檢查和更新，確保其有效性。（四）人員管理1.檔案信息化工作人員應(yīng)具備專業(yè)的計(jì)算機(jī)知識(shí)和技能，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)。2.加強(qiáng)對(duì)檔案信息化工作人員的安全培訓(xùn)和教育，提高其安全意識(shí)和操作水平。3.嚴(yán)格規(guī)范檔案信息化工作人員的操作行為，簽訂保密協(xié)議，防止因人員失誤或違規(guī)操作導(dǎo)致數(shù)據(jù)安全事故。七、檔案安全應(yīng)急處置（一）應(yīng)急預(yù)案制定與修訂1.檔案室應(yīng)制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處置的組織機(jī)構(gòu)、職責(zé)分工、應(yīng)急響應(yīng)程序、處置措施等內(nèi)容。2.定期對(duì)應(yīng)急預(yù)案進(jìn)行修訂和完善，確保其科學(xué)性、實(shí)用性和可操作性。3.應(yīng)急預(yù)案應(yīng)報(bào)學(xué)校相關(guān)部門備案，并組織相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)和演練。（二）應(yīng)急處置措施1.發(fā)生檔案安全事故（如火災(zāi)、水災(zāi)）時(shí)，應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，組織人員進(jìn)行搶險(xiǎn)救災(zāi)，保護(hù)檔案安全。2.對(duì)受損檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行搶救和修復(fù)，盡量減少損失。3.事故發(fā)生后，應(yīng)及時(shí)向上級(jí)主管部門報(bào)告，并配合有關(guān)部門進(jìn)行調(diào)查處理，查明事故原因，追究相關(guān)人員責(zé)任。（三）恢復(fù)與重建1.在檔案安全事故處理完畢后，應(yīng)及時(shí)組織檔案的恢復(fù)與重建工作。2.根據(jù)檔案受損情況，采取相應(yīng)的恢復(fù)措施，如數(shù)據(jù)恢復(fù)、檔案復(fù)制、重新整理等，確保檔案的完整性和可用性。3.對(duì)事故處理過程和恢復(fù)重建情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，形成檔案資料留存。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.學(xué)校相關(guān)部門應(yīng)定期對(duì)檔案室安全責(zé)任制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保制度落實(shí)到位。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括檔案管理部門及人員職責(zé)履行情況、檔案收集與整理安全、檔案保管安全、檔案利用安全、檔案信息化安全、檔案安全應(yīng)急處置等方面。3.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)問題的部門和個(gè)人，應(yīng)下達(dá)整改通知書，責(zé)令限期整改。（二）考核評(píng)價(jià)：1.建立檔案安全工作考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)檔案管理部門及人員的安全工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。2.考核評(píng)價(jià)內(nèi)容包括檔案安全制度建設(shè)、安全措施落實(shí)、檔案安全狀況、應(yīng)急處置能力等方面