PAGE檔案管理查閱制度及流程一、總則（一）目的為了加強公司檔案管理，規(guī)范檔案查閱行為，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本制度及流程。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案查閱工作中的相關活動。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家有關檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標準，確保檔案查閱工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：保障檔案的安全，防止檔案信息泄露、篡改或丟失，維護公司的商業(yè)秘密和重要信息安全。3.服務工作原則：以服務公司各項工作為出發(fā)點，為需要查閱檔案的部門和人員提供準確、及時的檔案信息支持。二、檔案管理職責分工（一）檔案管理部門職責1.負責公司各類檔案的集中統(tǒng)一管理，建立健全檔案管理制度和工作流程。2.對檔案進行分類、整理、編目、裝訂、上架等基礎工作，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。3.負責檔案查閱的接待、登記、審核、調閱等具體操作，按照規(guī)定為查閱人員提供檔案服務。4.定期對檔案進行清查、盤點，確保檔案數(shù)量準確、質量完好，并及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案管理中存在的問題。5.開展檔案信息化建設，逐步實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，提高檔案查閱效率和利用水平。（二）檔案形成部門職責1.負責本部門各類檔案的收集、整理、歸檔工作，確保檔案資料的真實、準確、完整，并按時移交至檔案管理部門。2.協(xié)助檔案管理部門做好檔案查閱相關工作，提供必要的檔案信息背景和解釋說明。3.對本部門形成的檔案在查閱過程中發(fā)現(xiàn)的問題及時反饋給檔案管理部門，并配合進行整改。（三）查閱人員職責1.查閱人員必須遵守本制度及相關規(guī)定，按照規(guī)定的程序和要求進行檔案查閱。2.查閱檔案時應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損、抽取、撤換、拆散或轉借他人。3.查閱結束后，應及時將檔案歸還檔案管理部門，并辦理相關歸還手續(xù)。4.對查閱過程中知悉的公司商業(yè)秘密和檔案信息嚴格保密，不得擅自傳播或用于非工作目的。三、檔案分類與編號（一）檔案分類1.行政檔案：包括公司設立、變更、注銷等相關文件，股東會、董事會、監(jiān)事會會議記錄，公司章程，行政公文，人事檔案，印章管理檔案等。2.財務檔案：涵蓋會計憑證、會計賬簿、財務報表、審計報告、稅務資料等。3.業(yè)務檔案：根據(jù)公司業(yè)務類型分為市場營銷檔案、生產管理檔案、質量管理檔案、采購供應檔案、客戶服務檔案等，具體包括各類業(yè)務合同、訂單、項目文檔、市場調研報告、生產計劃與記錄、質量檢驗報告、采購合同與發(fā)票、客戶投訴與處理記錄等。4.技術檔案：涉及公司的技術研發(fā)、產品設計、工藝流程、技術標準等方面的文件，如研發(fā)項目文檔、技術圖紙、專利文件、技術方案、技術總結等。5.其他檔案：包括公司各類榮譽證書、資質證書、對外宣傳資料、重要活動記錄等不屬于上述分類的檔案。（二）檔案編號1.為便于檔案的管理和查找，對每類檔案進行編號。編號采用數(shù)字與字母相結合的方式，確保編號的唯一性和系統(tǒng)性。2.編號規(guī)則示例：行政檔案編號為XZ0010001，其中“XZ”代表行政檔案類別，“001”為行政檔案下的一級分類代碼（如“001”代表人資管理類，“002”代表行政管理類等），“0001”為該具體檔案在一級分類下的順序號。其他各類檔案編號規(guī)則類推。3.在檔案整理過程中，按照編號規(guī)則對檔案進行標注，并建立相應的索引目錄，方便快速定位和查找檔案。四、檔案查閱范圍與權限（一）查閱范圍1.公司員工因工作需要，在其職責范圍內可查閱相關檔案。2.外部單位因業(yè)務合作、審計、法律事務等正當理由，經公司批準后可查閱相關檔案。（二）查閱權限1.普通員工：查閱與其工作直接相關的檔案資料，如業(yè)務部門員工查閱業(yè)務合同、生產部門員工查閱生產記錄等。如需查閱其他部門或涉及公司重要機密的檔案，需經所在部門負責人及檔案管理部門負責人批準。2.部門負責人：可查閱本部門及相關業(yè)務范圍內的檔案資料，對涉及公司整體運營、重要決策等檔案的查閱，需經公司分管領導批準。3.公司高層管理人員：根據(jù)工作需要，可查閱公司各類檔案資料，但涉及公司核心機密的檔案查閱，需經董事長批準。4.外部單位查閱權限：外部單位查閱公司檔案，需提交正式的查閱申請函，說明查閱目的、范圍和期限等內容。經公司總經理審批同意后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，并對查閱過程進行監(jiān)督。查閱范圍原則上限定在與申請事項直接相關的檔案資料，涉及公司核心機密的檔案不予提供查閱。五、檔案查閱流程（一）內部查閱流程1.查閱申請查閱人員填寫《檔案查閱申請表》，詳細注明查閱檔案的類別、編號、查閱目的、預計查閱時間等信息。將申請表提交至所在部門負責人審核，部門負責人根據(jù)工作實際情況，對查閱申請的必要性和合規(guī)性進行審查，簽署審核意見。2.申請審批如查閱申請涉及跨部門或重要檔案，需提交至檔案管理部門負責人進行二次審核。檔案管理部門負責人從檔案管理規(guī)定和安全保密角度出發(fā)，對申請進行把關，確保查閱申請符合要求。對于涉及公司核心機密或重大決策的檔案查閱申請，還需經公司分管領導或總經理批準。審批通過后，在申請表上簽署審批意見。3.查閱登記查閱人員持經審批通過的《檔案查閱申請表》到檔案管理部門進行查閱登記。檔案管理人員按照申請表內容，詳細記錄查閱人員姓名、部門、查閱檔案名稱及編號、查閱時間、預計歸還時間等信息。4.檔案調閱檔案管理人員根據(jù)查閱登記信息，在檔案庫房中查找相應檔案，并將檔案調至專門的查閱區(qū)域。對于電子檔案，通過公司檔案管理系統(tǒng)進行檢索和調閱，并提供必要的技術支持。5.查閱過程查閱人員在查閱區(qū)域內進行檔案查閱，查閱過程中應保持安靜，不得大聲喧嘩或影響其他人員工作。如需復印、拍照或摘錄檔案內容，應提前向檔案管理人員提出申請，經批準后按照規(guī)定的方式進行操作。復印、拍照的檔案資料應注明用途，并由檔案管理人員進行登記備案。摘錄檔案內容需使用統(tǒng)一的紙張，摘錄內容應準確無誤，并經檔案管理人員核對簽字確認。6.查閱歸還查閱結束后，查閱人員應及時將檔案歸還檔案管理部門。檔案管理人員對歸還的檔案進行仔細核對，檢查檔案是否完整、有無損壞或涂改等情況。確認無誤后，在查閱登記記錄上注明檔案已歸還，并由查閱人員簽字確認。如發(fā)現(xiàn)檔案有問題，應及時向查閱人員核實情況，并采取相應的處理措施。（二）外部查閱流程1.查閱申請外部單位向公司提交正式的《檔案查閱申請函》，申請函應加蓋單位公章，并詳細說明查閱目的、范圍、期限、查閱人員名單及聯(lián)系方式等內容。申請函同時提交公司對口業(yè)務部門進行初審，業(yè)務部門對申請事項的真實性、合理性進行審查，提出初審意見。2.申請審批初審通過后，申請函提交至公司總經理審批。總經理根據(jù)公司利益和業(yè)務需要，綜合考慮各方面因素，對查閱申請進行最終決策。審批通過后，由總經理辦公室將審批結果通知檔案管理部門，并將申請函復印件及審批意見轉交給檔案管理部門備案。3查閱安排檔案管理部門根據(jù)審批意見，與外部單位溝通確定查閱時間和地點，并安排專人負責接待和陪同查閱。在查閱前，檔案管理人員應向外部查閱人員介紹公司檔案管理規(guī)定和查閱注意事項，明確查閱紀律和保密要求。4.查閱實施外部查閱人員在檔案管理部門指定的區(qū)域內進行查閱，查閱過程中由檔案管理人員全程陪同監(jiān)督。根據(jù)查閱申請范圍，為外部查閱人員提供相應的檔案資料，并按照規(guī)定辦理檔案借閱、復印、拍照等手續(xù)。外部查閱人員如需摘錄檔案內容，應按照內部查閱的相關規(guī)定進行操作。5.查閱結束查閱結束后，外部查閱人員應將查閱的檔案資料全部歸還檔案管理部門，并在查閱登記記錄上簽字確認。檔案管理人員對歸還的檔案進行仔細檢查和清點，確保檔案完整無損。同時，對查閱過程中產生的復印件及摘錄資料進行整理歸檔，登記備案查閱情況。六、檔案查閱的保密規(guī)定（一）保密要求1.查閱人員應對在查閱過程中知悉的公司檔案內容嚴格保密，不得向無關人員泄露檔案信息。2.嚴禁將檔案帶出公司規(guī)定的查閱區(qū)域，如需在查閱區(qū)域外使用檔案，必須經過檔案管理部門負責人特別批準，并采取必要的保密措施。3.對于涉及公司商業(yè)秘密、技術秘密、財務數(shù)據(jù)等敏感信息的檔案，查閱人員不得擅自復制、傳播、存儲或用于其他非工作目的。（二）保密措施1.檔案管理部門應在查閱區(qū)域設置必要的安全防范設施，如門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設備等，確保查閱環(huán)境的安全。2.對涉及保密內容的檔案查閱，應安排專人負責監(jiān)督，查閱過程中查閱人員與監(jiān)督人員不得離開查閱區(qū)域。3.檔案管理人員應對查閱人員的身份和查閱權限進行嚴格審核，確保查閱行為符合保密規(guī)定。對于重要檔案的查閱，可要求查閱人員簽署保密承諾書，明確保密責任和違約責任。4.加強對檔案管理系統(tǒng)的安全防護，設置不同級別的用戶權限，防止電子檔案信息被非法獲取或篡改。定期對檔案管理系統(tǒng)進行安全檢查和維護，及時發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。七、檔案查閱的監(jiān)督與檢查（一）內部監(jiān)督1.檔案管理部門定期對檔案查閱情況進行自查，檢查查閱登記記錄是否完整、準確，檔案調閱和歸還手續(xù)是否規(guī)范，查閱過程是否符合規(guī)定等。2.公司內部審計部門不定期對檔案查閱工作進行審計監(jiān)督，檢查檔案查閱制度的執(zhí)行情況，是否存在違規(guī)查閱、泄密等問題，并提出改進意見和建議。（二）外部監(jiān)督1.接受上級主管部門、檔案行政管理部門等外部單位的監(jiān)督檢查，積極配合提供相關檔案查閱資料和工作情況匯報。2.根據(jù)外部監(jiān)督檢查提出的意見和建議，及時整改檔案查閱工作中存在的問題，完善檔案管理制度和流程，提高檔案管理水平。八、違規(guī)處理1.查閱人員如違反本制度及保密規(guī)定，擅自擴大查閱范圍、泄露檔案信息、損壞檔案資料或未按時歸還檔案等，檔案管理部門應及時制止，并視情節(jié)輕重給予警告、通報批評等處理。2.對于因違規(guī)查閱行為給公司造成經濟損失或不良影響的，公司將依法追究相關人員的責任，要求其承擔相應的賠償責任，并根據(jù)公司規(guī)定進行進一步的紀律