PAGE衛(wèi)生院檔案管理制度范本一、總則（一）目的為加強(qiáng)衛(wèi)生院檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在衛(wèi)生院各項(xiàng)工作中的作用，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本衛(wèi)生院實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于衛(wèi)生院各科室及全體工作人員在工作活動(dòng)中形成的各種門類和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：衛(wèi)生院檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由綜合檔案室歸口管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映衛(wèi)生院各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：全面收集、整理和保存衛(wèi)生院工作中產(chǎn)生的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案進(jìn)行妥善保管，并嚴(yán)格控制查閱范圍。5.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的檢索、查閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立以衛(wèi)生院院長(zhǎng)為組長(zhǎng)，各分管副院長(zhǎng)為副組長(zhǎng)，各科室負(fù)責(zé)人為成員的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組。其職責(zé)是：1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善衛(wèi)生院檔案管理制度。2.審定檔案工作計(jì)劃和總結(jié)，研究解決檔案工作中的重大問題。3.監(jiān)督檢查檔案工作的開展情況，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和考核。（二）綜合檔案室綜合檔案室是衛(wèi)生院檔案管理的具體執(zhí)行部門，配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。其職責(zé)是：1.根據(jù)國(guó)家檔案管理規(guī)定和衛(wèi)生院實(shí)際，制定檔案分類方案、編號(hào)規(guī)則、整理方法等，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔、保管衛(wèi)生院各科室形成的各類檔案，確保檔案的齊全完整。3.建立健全檔案檢索系統(tǒng)，編制檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案的查閱利用。4.嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱、查閱制度，做好檔案的借閱登記和歸還工作，確保檔案安全。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定、統(tǒng)計(jì)和銷毀工作，對(duì)破損、褪色的檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。6.負(fù)責(zé)向同級(jí)檔案行政管理部門報(bào)送檔案工作統(tǒng)計(jì)報(bào)表，接受檔案行政管理部門的監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。7.開展檔案信息化建設(shè)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化。（三）各科室兼職檔案員各科室指定一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本科室檔案的收集、整理和初步歸檔工作，并定期向綜合檔案室移交。其職責(zé)是：1.負(fù)責(zé)本科室檔案材料的收集、積累和整理，確保檔案材料的真實(shí)、完整。2.按照檔案管理要求，對(duì)本科室檔案進(jìn)行分類、編號(hào)，編制初步的檔案目錄。3.定期將本科室整理好的檔案移交綜合檔案室，并辦理交接手續(xù)。4.協(xié)助綜合檔案室做好檔案的查閱、利用等工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.黨群工作類：包括黨組織建設(shè)、黨員管理、思想政治工作、工會(huì)工作、共青團(tuán)工作等方面形成的文件材料。2.行政管理類：包括衛(wèi)生院行政事務(wù)管理、人事管理、財(cái)務(wù)管理、后勤管理、醫(yī)療質(zhì)量管理、藥事管理、設(shè)備管理、信息管理等方面形成的文件材料。3.醫(yī)療業(yè)務(wù)類：包括醫(yī)療文書、護(hù)理文書、醫(yī)技檢查報(bào)告、病歷檔案、醫(yī)療統(tǒng)計(jì)報(bào)表、科研項(xiàng)目材料、教學(xué)培訓(xùn)材料等方面形成的文件材料。4.其他類：包括上級(jí)部門下發(fā)的與衛(wèi)生院工作相關(guān)的文件、各類合同協(xié)議、對(duì)外交流材料、聲像檔案、實(shí)物檔案等。（二）收集要求1.各科室兼職檔案員應(yīng)及時(shí)收集本科室在工作活動(dòng)中形成的各類文件材料，確保檔案的時(shí)效性。2.收集的文件材料應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽署完備，載體應(yīng)符合檔案保管要求。3.對(duì)電子文件應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)信息，并確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成領(lǐng)域和內(nèi)容性質(zhì)，將檔案分為黨群工作類、行政管理類、醫(yī)療業(yè)務(wù)類、其他類四大類，每大類下再根據(jù)具體情況設(shè)置二級(jí)類目。2.編號(hào)：采用年度保管期限流水號(hào)的編號(hào)方法。例如：2023永久001，表示2023年形成的永久保管的第1份檔案。3.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行整理時(shí)，應(yīng)去除金屬物，采用線裝或膠裝等方式進(jìn)行裝訂，保持檔案的整齊美觀。4.編目：編制檔案目錄，包括案卷題名、年度、保管期限、起止日期、件數(shù)、頁(yè)數(shù)、檔號(hào)等內(nèi)容，便于檔案的檢索和查閱。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間1.文書檔案應(yīng)在次年上半年完成歸檔工作。2.醫(yī)療業(yè)務(wù)檔案應(yīng)在次年一季度末完成歸檔工作。3.其他特殊檔案應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況及時(shí)歸檔。（二）歸檔程序1.各科室兼職檔案員對(duì)本科室整理好的檔案進(jìn)行初步審核，確保檔案的質(zhì)量符合要求。2.填寫檔案移交清單，一式兩份，一份由移交科室留存，一份隨檔案交綜合檔案室。3.綜合檔案室對(duì)接收的檔案進(jìn)行再次審核，核對(duì)無(wú)誤后辦理接收手續(xù)，并按照檔案分類方案進(jìn)行排列上架。（三）保管期限檔案的保管期限分為永久、定期（30年、10年）三種。具體劃分標(biāo)準(zhǔn)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（四）保管要求1.綜合檔案室應(yīng)具備專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。2.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，并建立檔案存放位置索引，便于查找。3.對(duì)重要的、易損的檔案應(yīng)采取備份、復(fù)制等措施，確保檔案的安全。4.檔案庫(kù)房應(yīng)配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防光、防塵等設(shè)施設(shè)備，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案的安全保管。5.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并定期進(jìn)行備份，同時(shí)建立電子檔案的存儲(chǔ)位置索引和目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，便于檢索和利用。五、檔案的利用與借閱（一）利用原則檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、及時(shí)、有效的原則，在不違反保密規(guī)定的前提下，為衛(wèi)生院各項(xiàng)工作提供服務(wù)。（二）利用方式1.查閱：因工作需要查閱檔案的，查閱人員應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、內(nèi)容和范圍，經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合檔案室查閱。2.借閱：因特殊情況需要借閱檔案的，借閱人員應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、內(nèi)容和期限，經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過(guò)兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：對(duì)需要復(fù)制的檔案，查閱人員應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，由檔案管理人員進(jìn)行復(fù)制，并登記復(fù)制內(nèi)容、數(shù)量等信息。（三）利用要求1.查閱、借閱檔案時(shí)，查閱、借閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理制度，愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損或抽取、撤換檔案材料。2.查閱、借閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需帶出檔案室，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理登記手續(xù)，且必須在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。3.未經(jīng)檔案管理部門同意，任何單位和個(gè)人不得擅自公布檔案內(nèi)容；涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，不得對(duì)外提供利用。4.檔案利用完畢后，查閱、借閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)查明原因并處理。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)科室負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和衛(wèi)生院檔案保管期限的劃分標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)到期檔案進(jìn)行逐卷、逐件鑒定，確定檔案的存毀。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行審核，編制《檔案銷毀清冊(cè)》，注明檔案的題名、年度、保管期限、檔號(hào)、文號(hào)、數(shù)量等內(nèi)容，并經(jīng)鑒定小組成員簽字確認(rèn)。2.將《檔案銷毀清冊(cè)》報(bào)衛(wèi)生院檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組審批，經(jīng)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理人員和監(jiān)銷人員共同實(shí)施，監(jiān)銷人員應(yīng)對(duì)銷毀過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督，并在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。4.銷毀后的檔案應(yīng)及時(shí)在檔案目錄和相關(guān)檢索工具中注銷，并將《檔案銷毀清冊(cè)》永久保存。七、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作檔案管理人員應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，對(duì)檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用、鑒定、銷毀等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并定期向上級(jí)主管部門報(bào)送檔案工作統(tǒng)計(jì)報(bào)表。（二）移交工作1.衛(wèi)生院撤銷、合并或職能變動(dòng)時(shí)，