PAGE畜牧檔案管理制度匯編書一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織畜牧檔案管理，確保畜牧檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于查閱和利用，為畜牧生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等提供有力支持，特制定本制度匯編。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)涉及畜牧養(yǎng)殖、繁育、疫病防治、飼料管理、畜牧產(chǎn)品銷售等所有與畜牧業(yè)務(wù)相關(guān)的部門和人員。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則畜牧檔案由專門的檔案管理部門或指定專人集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準(zhǔn)確原則檔案內(nèi)容必須如實反映畜牧業(yè)務(wù)活動的實際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、資料可靠。3.安全保密原則采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。對涉及商業(yè)秘密、疫病信息等重要檔案嚴(yán)格保密。4.便于利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善畜牧檔案管理制度，組織實施檔案管理工作。2.集中統(tǒng)一管理畜牧檔案，包括收集、整理、分類、編號、裝訂、存儲、保管等工作。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，編制檔案目錄、索引等，方便檔案的查閱和利用。4.定期對檔案進(jìn)行清查、核對，確保檔案的完整和安全。5.對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和考核，提高檔案管理業(yè)務(wù)水平。6.監(jiān)督、指導(dǎo)各部門的檔案收集、整理工作，確保檔案質(zhì)量。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門畜牧業(yè)務(wù)檔案的收集、整理和初步分類工作，并定期移交檔案管理部門。2.明確專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，確保檔案的及時收集和妥善保管。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真執(zhí)行檔案管理制度，遵守檔案管理工作紀(jì)律。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、存儲、保管等。3.做好檔案的查閱、借閱登記工作，及時催還借閱的檔案。4.定期對檔案進(jìn)行清查、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。5.保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。6.參加檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平。三、檔案收集（一）收集范圍1.畜牧養(yǎng)殖檔案包括養(yǎng)殖場基本信息、畜禽品種及來源、養(yǎng)殖數(shù)量及批次、飼料及獸藥使用記錄、疫病防治記錄、養(yǎng)殖環(huán)境監(jiān)測記錄、畜禽出欄記錄等。2.繁育檔案涵蓋種畜禽繁殖記錄、配種記錄、妊娠檢查記錄、分娩記錄、仔畜生長發(fā)育記錄等。3.疫病防治檔案包含疫病監(jiān)測計劃、疫病診斷報告、疫苗接種記錄、疫病治療記錄、病死畜禽無害化處理記錄等。4.飼料管理檔案涉及飼料采購合同、飼料質(zhì)量檢驗報告、飼料配方、飼料使用記錄等。5.畜牧產(chǎn)品銷售檔案有銷售合同、銷售記錄、客戶信息等。6.其他與畜牧業(yè)務(wù)相關(guān)的文件、資料、圖表、照片、音像等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)在業(yè)務(wù)活動結(jié)束后及時收集相關(guān)檔案資料，確保檔案的完整性和時效性。2.檔案資料應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對電子文件應(yīng)進(jìn)行備份，并確保其可讀性和可用性。（三）收集程序1.各部門檔案管理人員按照檔案收集范圍，定期收集本部門的檔案資料。2.對收集到的檔案資料進(jìn)行初步整理，剔除重復(fù)、無效的資料。3.將整理好的檔案資料移交檔案管理部門，并填寫檔案移交清單。四、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按畜牧業(yè)務(wù)類別分為養(yǎng)殖檔案、繁育檔案、疫病防治檔案、飼料管理檔案、畜牧產(chǎn)品銷售檔案等。2.每類檔案再根據(jù)具體內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分，如養(yǎng)殖檔案可分為養(yǎng)殖場檔案、畜禽養(yǎng)殖檔案等。（二）編號規(guī)則檔案編號采用“年份+類別代碼+流水號”的方式。年份為公元紀(jì)年的后兩位數(shù)字，類別代碼根據(jù)檔案分類標(biāo)準(zhǔn)設(shè)定，流水號為該類別檔案的順序號。例如，2023年養(yǎng)殖檔案中的第5份檔案編號為23YZ05。（三）裝訂要求1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照檔案編號順序依次排列，采用A4紙張大小，左側(cè)裝訂。2.裝訂應(yīng)牢固、整齊，不掉頁、不壓字。3.對于幅面較大的圖表、照片等，應(yīng)折疊或粘貼在A4紙上，并與檔案內(nèi)容一同裝訂。（四）整理流程1.檔案管理部門接收各部門移交的檔案資料后，按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類。2.對分類后的檔案進(jìn)行編號，并編制檔案目錄。3.按照裝訂要求對檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和美觀。4.將整理好的檔案上架存放，并建立檔案存放位置索引。五、檔案保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.庫房溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)控制在45%60%之間。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放于檔案柜中，檔案柜應(yīng)排列整齊，便于查找。2.電子檔案應(yīng)存儲在專用的存儲設(shè)備上，并進(jìn)行備份。備份存儲設(shè)備應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。3.對重要的檔案資料應(yīng)進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，方便查閱和利用。（三）保管期限1.畜牧養(yǎng)殖檔案、繁育檔案、飼料管理檔案等保管期限為長期，一般不少于10年。2.疫病防治檔案、畜牧產(chǎn)品銷售檔案等保管期限為5年。3.其他臨時性檔案根據(jù)實際情況確定保管期限，期滿后經(jīng)鑒定可進(jìn)行銷毀。（四）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、保管狀況等。3.對清查中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時記錄，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。六、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱申請表提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督。3.查閱人員不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞檔案。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意。（二）借閱規(guī)定1.因特殊原因需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱期限一般不超過7個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自帶出公司/組織。4.借閱人員歸還檔案時，檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和完好性，如有損壞或丟失，應(yīng)及時查明原因并追究責(zé)任。七、檔案保密（一）保密措施1.對涉及公司/組織商業(yè)秘密、疫病信息、客戶信息等重要檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。3.檔案查閱和借閱場所應(yīng)相對獨立，無關(guān)人員不得進(jìn)入。4.對電子檔案應(yīng)采取加密存儲、訪問控制等安全措施，防止數(shù)據(jù)泄露。（二）保密責(zé)任1.公司/組織全體員工應(yīng)承擔(dān)檔案保密責(zé)任，不得故意或過失泄露檔案機(jī)密。2.對違反檔案保密制度的行為，應(yīng)視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家等組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案保管期限和實際利用價值，對檔案進(jìn)行鑒定。2.對已超過保管期限且無保存價值的檔案，可鑒定為銷毀檔案。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審核，確定銷毀清單。2.銷毀清單經(jīng)公司/組織負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理部門組織實施銷毀。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀。4.銷毀完畢后，